Закрепление функций за звеньями

Разработка следующего раздела «Положения» опирается на процедуры определения зон ответственности организационных звеньев за реализацию видов деятельности и функций. Такие технологии называются методом проекции. То есть необходимо закреплять виды деятельности и функции за организационными звеньями. Технически это делается с помощью составления матриц типа: виды деятельности (анкета 1) — оргзвенья (анкета 5), функции менеджмента (анкета 3) — оргзвенья (анкета 5) и т. д. По форме процедура напоминает игру в «крестики-нолики». Если данное звено выполняет данный вид деятельности или функцию, то па пересечении соответствующей строки и соответствующего столбца ставится крестик, если пет — нолик. В соответствии с числом звеньев (задают строки) и функций (задают столбцы) размерность подобных таблиц уже для маленьких компаний может быть от 5/10 до 10/20, то есть от 50 до 200 позиций. Для средних — порядка 20/30 (600 позиций). Для крупных— 50/100 (5000 позиций) и больше.

Завершает разработку «Положения» наглядная структурная схема.

Для примера рассмотрим компанию «Прогресс». Для неё она выглядит так, как показано на рис 6.

Рис. 6 Наглядная структурная схема компании «Прогресс».

«Положение об организационной структуре» используется:

• в «Положении о финансовой структуре» фирмы для определения состава центров финансового учета;

• в стратегическом планировании, бизнес-планировании для определения зон ответственности подразделений и звеньев;

• в бухгалтерском, управленческом и оперативном учете для определения состава и типологии цент ров учета:

• в управлении персоналом для задания функций исполнительных звеньев и исполнителей.

Порядок разработки «Положения об организационной структуре»

Общий порядок разработки «Положения об организационной структуре» выглядит следующим образом:

1. Создание рабочей группы, назначение руководителя.

2. Ознакомление с методикой и анкетами по обследованию организационной структуры.

3. Ознакомление с примером заполнения анкет.

4. Ознакомление с примером «Положения об организационной структуре».(если компания уже существует и производится её реинжиниринг)

5. Проведение обследования организационной структуры выбранной фирмы и заполнение соответствующих анкет (см. таблицы 1-4).

6. Подготовка в соответствии с результатами обследования проекта «Положения об организационной структуре» и согласование его с заинтересованными должностными лицами и службами.

7. Утверждение «Положения об организационной структуре».

8. Подготовка и утверждение приказа по фирме (группе) о порядке разработки и изменения «Положения об организационной структуре».

Примеры распределения функций

На таблицах 4 и 6 показаны примеры потенциально возможных распределений функций менеджмента по организационным звеньям компании «Прогресс». Показан случай применения строго линейно-функциональной структуры (см. таблицу 5) и случай дивизиональной структуры (см. таблицу 6). Разница, как говорится, видна невооруженным глазом.

Матричная организационная структура: смешанный вариант

Кроме организационной структуры, построенной по функциональному признаку, и структуры на основе бизнес-единиц существует так называемая матричная организационная структура, сочетающая черты и первой, и второй. В компании с матричной организацией обычно есть подразделения, которые отвечают за отдельные функции, такие как производство, маркетинг, НИОКР и т. д. Кроме того, при такой организационной структуре существуют руководители проектов или руководители по отдельным видам продукции, которые отвечают за рентабельность (норму прибыли и рентабельность инвестиций) каждого отдельного проекта или вида продукции.

Например, матричная организация может выглядеть как на рис. 8. Здесь руководители проектов должны обладать обширными знаниями о соответствующих видах продукции. При такой организации они должны координировать деятельность различных функциональных областей и отвечать за прибыльность продукции.

Таблица. Пример распределения функций менеджмента по организационным звеньям коммерческой группы для строго дивизиональной структуры.

Код и название организационного звена		Основные функции менеджмента (код функции)
	3.1.1	3.1.2	3.2.1	3.2.2	3.2.3	3.3.1	3.3.2	3.4.1	3.5.1	3.6.1	3.7.1
4.1.1. Руководство коммерческой службы
4.1.2. Коммерческая служба
4.1.3. Отдел закупок
4.1.4. Таможенный отдел
4.1.5. Транспортный отдел
4.1.6. Отдел маркетинга и рекламы							+
4.1.7. Отдел сбыта
4.1.8. Фирма «Альфа*			+	+	+	+	+	+	+		+
4.1.9. Фирма «Бета»			+	+	+	+	+	+	+	+	+
4.1.10. Фирма «Гамма»			+	+	+	+	+	+	+	+	+
4.2.1. Руководство финансовой службы
4.2.2. Финансовый отдел			+	+	+					+
4.2.3. Планово- экономический отдел							+			+
4.2.4. Бухгалтерия фирмы						+
4.3.1. Руководство испол­нительной дирекции
4.3.2. Служба управления делами
4.3.3. Отдел кадров и отдел управления персоналом											+

В свою очередь, руководители подразделений должны обладать глубоким знанием процессов в функциональных областях бизнеса — сбыта, производства, технологии и т. д.

Цель создания матричной организации — совместить преимущества структуры, построенной по функциональному признаку, и дивизионной структуры на основе бизнес-единиц.

Функционально матричная организационная структура обеспечивает совместное использование знаний и навыков компании, а также помогает реализовать эффект масштаба. В то же время наличие руководителей проектов или руководителей по видам продукции гарантирует, что. конкретные лица непосредственно отвечают за эффективность видов продукции и за координацию того, как различные функциональные области способствуют обеспечению этой эффективности.

Поскольку к каждому руководителю применяются свои критерии оценки эффективности его работы, разногласия в отношении выбора оптимального решения в той или иной ситуации неизбежны. Так как матричная организация не обеспечивает последовательного подчинения руководителей разных уровней и категорий, иногда оказывается неясным, кто должен принимать окончательное решение: руководители функциональных подразделений или руководители по видам продукции.

В связи с этим многие директора считают, что управлять матричной организацией слишком сложно.

Матричная организация может эффективно функционировать при правильной ее разработке и применении. Такая организационная структура особенно часто встречается в крупных компаниях, которые производят широкий ассортимент потребительских товаров. Как правило, этот ассортимент может выпускаться на одних и тех же производственных мощностях, но в то же время должна быть обеспечена быстрая реакция на изменение вкусов потребителей — такое же быстрое изменение каждого из видов продукции.

Рис. 8. Пример матричной структуры компании.