3. Організаційні структури в управлінні проектами

Організаційна структура управління проектами – це сукупність взаємопов‘язаних органів управління, які розташовані на різних ступенях системи.

Принципи формування груп для управління проектом:

• провідні учасники проекту – замовник та підрядник – створюють свої власні групи, якими управляють керівники. Керівники груп підпорядковані керівнику проекту;

• створюється єдина група на чолі з керівником проекту, до якої входять уповноважені представники всіх учасників проекту для здійснення функцій відповідно до розподілених зон відповідальності.

Структуру з великою кількістю рівнів називають “високою” – централізація функцій управління і пильний контроль за кожним працівником.

“Плоска структура” – децентралізація у прийнятті рішень, делегування повноважень.

В складній структурі керівники проміжних ланок можуть спеціалізуватися :

• за функціональною ознакою (проектування, планування, контроль);

• за предметною ознакою (за розділами проекту, видами робіт);

• за територіальною ознакою (райони при будівництві автострад, газопроводів тощо).

Функціональна організаційна структура – розриває єдині процеси на різні операційні відрізки. Для згладжування використовуються посередники та команди.

Посередники – окремі особи або групи осіб, які полегшують взаємодію між підрозділами. Це представники керівника проекту у різних функціональних підрозділах. Наприклад, спеціаліст з комп‘ютерної техніки.

При вирішенні проблемних завдань, пов‘язаних із переорієнтацією цілей організації або зміною шляхів їх досягнення, найбільш привабливою формою організаційної структури є проектна. Це сформовані групи, в яких виконавці закріплені за проектом на період його життєвого циклу і повністю підпорядковані менеджеру проекту. Створювати проектну команду доцільно для великих проектів, аби завантажити фахівців на весь робочий день і створити окремий підрозділ.

Матричні структури – комбінація проектної та функціональної структури.

Матрична структура дає можливість гнучко маневрувати людськими ресурсами за рахунок перерозподілу ї між проектами, але за умови їх адміністративної незалежності. Керівник проекту вирішує, які завдання повинні бути виконані підрозділами, а функціональний керівник – хто і як буде виконувати роботу. Повну відповідальність несе керівник проекту.

Види матричної організаційної структури: функціональна, балансова, проектна, контрактна.

Функціональна – невеликі проекти, слабка влада та слабкий контроль з боку проектного менеджера. Він координатор, підпорядковується функціональному керівникові, але на вищому рівні ніж інші підлеглі.

Балансова матриця – проектний менеджер і керівник функціонального підрозділу на рівних. Менеджер визначає, що потрібно і на коли, а функціональний менеджер контролює як виконується і ким. Створюється відділ з управління проектами: керівник + менеджери проектів.

Проектна матриця – проектний менеджер вище функціональних керівників.

Контрактна матриця – великі проекти, які об‘єднують кілька підприємств для виконання проекту. Всі підприємства з‘єднуються лінійною владою, відповідальність менеджера обумовлена контрактом.

Проектно-цільові організаційні структури застосовуються у випадку, коли вся діяльність організації підпорядкована певному проекту. Різновидом проектно-цільової структури є дивізіональна. Виникає у випадку, коли діяльність підприємства сконцентрована для досягнення цілей в географічному регіоні, в окремому секторі ринку, або диференційована по клієнтам, товарам. Така структура втрачає ознаки функціональної та матричної структури.

Офіс проекту – специфічна інфраструктура, яка забезпечує ефективну реалізацію проекту в рамках системи комп‘ютерних, комунікаційних та інформаційних технологій і відпрацьованих стандартів здійснення діяльності і комунікацій.

В багато проектній системі офіс проекту складається з багатьох рівнів: перший рівень – конкретні проекти і їх моніторинг, другий – формування портфелів проектів організації, на третьому рівні – завдання корпоративної політики організації.

В одно проектній системі офіс орієнтований на управління конкретним проектом.

Вимоги до організації офісу проекту:

• наявність приміщення;

• єдині внутрішні стандарти підготовки і супроводження проектів;

• інформаційні технології управління проектами;

• база даних і шаблони типових рішень по проектам;

• комп‘ютерна мережа та Інтернет;

• віртуальний офіс, який забезпечує можливість роботи в режимі реального часу.

Основа віртуального офісу – розподілена комп‘ютерна система на базі телекомунікаційних мереж, яка дозволяє користуватися єдиними програмними засобами, базами даних, вести єдиний облік, моніторинг робіт, проводити відео конференції тощо.

Електронний офіс (віртуальний офіс) – єдине інтегральне Інтернет-середовище, яке регламентує всі взаємозв‘язки співробітників, організовує роботу з документами, їх зберігання, архівацію, знищення.