3. Організація планової роботи на підприємстві

Процес планування на підприємстві повинен бути органі­зований таким чином, щоб забезпечити якість розроблених пла­нів та ефективність від їх виконання. При цьому роль та участь окремих категорій персоналу може бути різною.

Функції вищого керівництва - це розробка стратегії та обґрунтування цілей, вибір основних способів їх досягнення, ви­значення методів та технології розробки планів. Керівники ниж­чих рівнів (підрозділів, цехів, дільниць та ін.), фахівці планових служб розробляють тактичні та поточні плани. При цьому вони здійснюють аналіз внутрішнього та зовнішнього середовища підприємства, визначають планові завдання, розраховують по­требу в ресурсах для їх виконання та ін. Керівники планових служб виконують загально управлінські, методологічні та інші функції щодо планової діяльності підприємства, а також разом з вищим керівництвом приймають участь у розробці стратегій підприємства, обґрунтуванні цілей, створенні нормативної бази, аналізі та оцінці планових та фактичних результатів діяльності щодо виконання планів.

На кожному підприємстві організація планової роботи може здійснюватися за різними формами.

Форма організації планової роботи - це характер вертика­льних зв'язків на підприємстві при проведенні робіт з розробки планів його діяльності.

Розрізняють три основні форми організації планування на підприємстві:

• «зверху вниз»;

• «знизу нагору»;

• зустрічне (кругове).

1. «Зверху вниз». При запровадженні цієї форми розробка планів відбувається на рівні керівництва та планового відділу. Решта підрозділів та працівників участі у плануванні не при­ймають, а виступають тільки як виконавці планових завдань. Затверджені керівництвом плани доводяться до керівників ниж­чих підрозділів та безпосередніх виконавців. Дана форма вважа­ється неефективною, тому що не враховує всіх потреб підрозді­лів підприємства, ігнорує творчий потенціал персоналу.

2. «Знизу нагору». Дана форма передбачає, що початкові значення планових показників визначаються безпосередньо виконавцями або керівниками нижчих підрозділів, їх пропозиції розглядаються керівництвом для можливого корегування та за­твердження. Відкориговані проекти планів більше не надходять до нижчих підрозділів для ознайомлення та можуть суттєво від­різнятися від запропонованого ними варіанту. Це часто призво­дить до того, що при визначенні планових показників представ­ники (керівники) нижчих підрозділів намагаються збільшити свої потреби та зменшити можливості, тому ця форма також не може вважатися ефективною.

3. «Зустрічне (кругове»). За даної форми вище керівницт­во формулює цілі та основні завдання для їх реалізації. Ця інфо­рмація за організаційною вертикалі доводиться до керівників нижчих підрозділів, фахівців, безпосередніх виконавців. Усі во­ни залучаються до формування проекту плану, який передається «нагору» для розгляду та затвердження. В разі корегування ви­щим керівництвом планових показників, проект плану знов пе­редається «вниз» для ознайомлення. Таким чином, узгодження відбувається до моменту затвердження плану вищим керівницт­вом. Дана форма є найбільш ефективною, тому що використовує творчий потенціал персоналу, посилює його значимість в діяль­ності підприємства, сприяє раціональному використанню ресур­сів, підвищенню ефективності роботи підприємства.

Підприємство самостійно обирає методи планування та форми організації планової роботи, але при цьому йому необ­хідно забезпечити наступне:

• повноту планування, тобто при розробці плану повинні бути враховані всі чинники, що можуть впливати на прийняття рішення відносно тих чи інших планових показників;

• детальність плану, а саме достатню ступінь конкрети­зації всіх планованих показників та необхідних заходів для досягнення поставлених цілей;

• точність планування, що передбачає максимальне на­ближення планових завдань до реальних можливостей підприємства, чітке визначення порядку та термінів реалізації запланованого;

• еластичність і гнучкість планування, що дають змогу корегувати план та пристосовуватися до зміни умов його реалізації, а це потребує: забезпечення певними резервами ресурсів та передбачення додаткових захо­дів, розробки альтернативних проектів планів та ви­значення механізму початку їх реалізації, а також на­явності організаційної структури для корегування пла­нів або автоматизації цієї процедури;

• економічність планування, тобто витрати на плануван­ня повинні порівнюватися з отриманим ефектом;

• ефективність планування, що передбачає ступінь його використання на практиці та можливість виконання планів взагалі, а це залежить від ступеню відповідності обраного комплексу методів планування стану та дія­льності підприємства, вірної організації процесу пла­нування та контролю за ходом його виконання. Все це загалом повинно забезпечити необхідний ефект під­приємству.

Дані вимоги впливають на вибір методів й організацію планування, що може проявлятися в наступному:

1. Розподілі функцій при плануванні діяльності підприєм­ства (відділення функцій стратегічного планування від операти­вної поточної планової роботи і т.д.).

2. Підвищенні складності планування та самого плану. Він містить велику кількість показників, що різні за характером, те­рмінами досягнення, виконавцями. Зростає потреба в плануван­ні робіт, що можуть здійснюватися протягом довготривалого періоду, а це підсилює необхідність розробки перспективних планів і координації їх із середньостроковими та поточними.

3. Необхідності концентрації зусиль всього персоналу на чолі з керівництвом для планування діяльності.

4. Підвищенні ролі автоматизації процесу планування та необхідності залучення для цього сучасної комп'ютерної техні­ки та технологій.

5. Планування стає особливою сферою господарської дія­льності та необхідною умовою функціонування підприємства.

Процес планування на підприємстві може не давати необхід­ні результати. З цього приводу фахівці виділяють три основні при­чини невдач планування:

• пріоритет короткострокових цілей (завдань) над довго­строковими;

• особистість керівника;

• особистість фахівця з планування.

1. Пріоритет короткострокових цілей (завдань) над довго­строковими. Найбільш важливим для подальшого розвитку підпри­ємства є визначення загального напрямку дій, його головних цілей та довгострокових завдань. Будь-які поточні проблеми, що потребують прийняття рішення в максимально короткий час, повинні опрацьову­ватися тільки в рамках їх реалізації. Керівники при розробці, корегувань планів та на стадії їх реалізації повинні віддавати перевагу най­більш важливому, тому що термінові поточні проблеми іноді просто носять випадковий або скороминучий характер.

2. Особистість керівника, а саме його недостатні навички у плануванні. Це особливо притаманно тим керівникам, хто недооцінює роль планування в ефективній діяльності підприємства, звик до централізації прийняття управлінських рішень, розраховує на свою підприємницьку обдарованість. Такого типу керівники не при­діляють необхідної уваги до організації планової роботи або викорис­товують її неефективні форми.

3. Особистість фахівця з планування. Тут можна виділити декілька основних причин:

• суто теоретичний підхід до розробки плану;

• недостатнє знання методів планування та уміння вико­ристовувати їх в комплексі;

• відсутність творчого підходу при прийнятті рішення.

Планування на підприємстві - це система, що поєднує на­ступні основні елементи:

1) плановий персонал (його певна організаційна структу­ра);

2) механізм планування;

3) безпосередньо процес планування (обґрунтування, прийняття і реалізація планових рішень);

4) інформаційне, технічне, математико-програмне, орга­нізаційне і лінгвістичне забезпечення процесу плану­вання.

Всі ці елементи системи пов'язані між собою та спрямо­вані на забезпечення проведення процесу планування, його яко­сті та розробку ефективних планів діяльності підприємства.

1. Плановий персонал. До планового персоналу відно­сяться всі працівники підприємства, що приймають безпосеред­ню участь в процесі планування. При цьому для однієї частини працівників - це основний вид діяльності (співробітники плано­вих відділів), для іншої - це додатковий вид роботи, яку вони поєднують з основними функціональними обов'язками (персо­нал маркетингового відділу, окрім виконання своїх безпосеред­ніх обов'язків працює над розробкою плану реклами або марке­тингових досліджень).

2. Механізм планування. Механізм планування - це суку­пність засобів і методів для прийняття планових рішень та за­безпечення їх реалізації, тобто для здійснення процесу плану­вання.

Механізм планування включає:

• систему визначення (планування) цілей і завдань під­приємства;

• функції планування;

• методи планування.

Розглянемо детальніше ці компоненти.

1. Система визначення (планування) цілей і завдань під­приємства. Процес планування передбачає наявність на підпри­ємстві певної системи цілей, заради досягнення яких плани і складаються. Цілі підприємства визначаються його керівницт­вом, але для успішного здійснення планування необхідно, щоб система цілей відповідала певним вимогам:

• функціональність, тобто загальні цілі підприємства повинні легко трансформуватися в цілі та завдання для всіх підрозділів різного рівня;

• зв'язок між довгостроковими і короткостроковими ці­лями;

• корегування їх у відповідності до можливих змін у внутрішньому або зовнішньому середовищі;

• забезпечення необхідної концентрації ресурсів;

• комплексність, тобто цілі повинні охоплювати всі напрями діяльності підприємства.

Реалізація загальних цілей залежить і від можливості їх поділу на підціли та завдання. Наприклад, мета підприємства щодо розвитку підприємства може передбачати наступні підцілі: випуск на ринок нової продукції, розширення асортименту вже освоєної продукції тощо. В свою чергу, така мета як випуск на ринок нової продукції може мати наступні підцілі: організація виробництва, завоювання певної частки ринку та ін. Реалізація кожної з на­званих цілей передбачає встановлення комплексу конкретних завдань.

В процесі такого поділу необхідно зважати на наступне:

• цілі не повинні конкурувати між собою, тобто реаліза­ція однієї не повинна здійснюватися за рахунок іншої;

• досягнення окремої мети має сприяти досягненню ін­ших;

• цілі можуть бути не пов'язані між собою, але їх ком­плексна реалізація має забезпечити досягненню зага­льної мети підприємства.

2. Функції планування. До них можна віднести наступне:

• спрощення процесу розробки та реалізації плану шля­хом розподілу роботи з планування на окремі процеси та планові заходи;

• мотивацію, тобто при розробці планів, з одного боку, мають бути передбачені певні заходи для мотивації персоналу, з іншого - залучення його до самого проце­су планування вже є певною мотивацією для розши­рення особистих можливостей працівників та сприяє зростанню інтелектуального потенціалу підприємства;

• зменшення ризику шляхом його планування, а саме розробка необхідних заходів та планування резервів на випадок виникнення ризикової ситуації;

• оптимізацію, тобто під час планування має розгляда­тися декілька альтернативних проектів та обиратися найкращий (оптимальний);

• координацію та інтеграцію, тому що планування має координувати роботу окремих підрозділів підприємства на горизонтальному рівні та об’єднувати їх окремі плани в загальний план підприємства, за рахунок чого плани досягнення підцілей утворюють план досягнен­ня загальних цілей підприємства;

• організаційну функцію, тобто планування передбачає встановлення певного порядку дій усіх працівників підприємства протягом планового періоду;

• контроль, що реалізується через аналіз попередньої ді­яльності підприємства в різних напрямах та організацію системи контролю за виконанням запланованого на майбутні періоди.

3. Методи планування. Підприємство самостійно обирає необхідні методи планування в залежності від особистих вподо­бань планових працівників, поставлених перед ними завдань, фінансових можливостей підприємства. При цьому слід пам'ятати, що ефективність планових рішень багато в чому за­лежить від комплексного використання різних методів плану­вання.

3. Процес планування. Це безпосередня розробка плано­вих показників, визначення заходів для реалізації планових за­вдань. Процес планування відбувається поетапно та передбачає певну послідовність робіт.

4. Інформаційне, технічне, математико-програмне, ор­ганізаційне забезпечення процесу планування. Наявність на підприємстві такого забезпечення сприяє розробці якісних пла­нів, реалізація яких забезпечить ефективну діяльність підприєм­ства. Особливе значення мають засоби, що дозволяють автома­тизувати технологічний процес розробки плану підприємства: від збору інформації до прийняття і реалізації планових рішень.