10. Построение аналитического управленческого учета и организация внутренних потоков информации и документооборота

Управленческий учет в компании — это система, обеспечивающая руководящее звено фирмы информацией, необходимой для принятия решений и эффективного управления.

Правильно поставленный управленческий учет позволяет получить информацию, необходимую для расстановки приоритетов в деятельности фирмы и планирования дальнейшей работы, предоставляет базу для оценки перспективности открывающихся возможностей и снабжает механизмами контроля за исполнением принятых решений.

Формирование структуры информационной системы современного промышленного предприятия необходимо начинать с качественного анализа информационного поля предприятия, которое можно подразделить на внутреннее и внешнее. Внутреннее информационное поле объединяет следующую информацию:

• первичные документы;

• данные внутреннего документооборота (бумажного и электронного), включая приказы и распоряжения руководителя и менеджеров всех звеньев;

• данные бухгалтерского учета и другой обязательной отчетности за текущий и прошлые периоды;

• результаты анализа финансово-хозяйственной деятельности;

• другие данные.

Качество внутреннего информационного поля предприятия зависит от четкости организационной структуры управления, рациональности распределения функциональных обязанностей, надежности учета, достаточной эффективности схемы документооборота. Внутреннее информационное поле формируется за счет собственных источников информации, которые можно проверить на полноту и достоверность.

Главным итогом внедрения корпоративной информационной системы должно явиться создание на предприятии эффективного и действенного механизма управления, охватывающего бизнес-процессы - финансово-производственные, технологические, маркетинг, продажи и т.д. В результате этого корпорация выходит на качественно новый уровень управления и планирования своей деятельности.

Она повышает доходность за счет:

налаживания платежной дисциплины и четкого контроля за расчетами, дебиторской и кредиторской задолженностью и платежами по ним;

эффективного управления всеми видами ресурсов и создания гибкой системы их стратегического и оперативного планирования.

Снижение затрат происходит за счет:

оптимизации учетной и налоговой политики, внедрения четкого механизма расчета и выплат налогов;

возможности оперативного перераспределения материальных потоков.

При этом повышается инвестиционная привлекательность за счет использования общепринятых мировых стандартов учета и полной «прозрачности» финансово-экономических потоков для инвесторов и кредиторов, а так же качество и оперативность работы каждого подразделения предприятия.

Успех управленческой деятельности в значительной степени зависит от того, насколько быстро и качественно происходит обработка всей необходимой документации, движение которой осуществляется по определенным маршрутам от места составления или поступления в организацию до отправки заинтересованным организациям или сдачи на хранение в архив. Это движение документов называется документооборотом. Он должен быть организован таким образом, чтобы не было задержек и скоплений документов на рабочих местах.

С этой целью в организациях необходимо разрабатывать маршруты прохождения документов и устанавливать конкретные сроки их нахождения у каждого исполнителя, осуществлять контроль за их прохождением по всем рабочим местам.

Правильная организация работы с документами зависит от того, насколько четко разделены функции и обязанности между работниками предприятия. Точное знание своих обязанностей повышает ответственность каждого работника и исключает дублирование операций при работе с документами.

В соответствии с целью создания документы подразделяются на:

распорядительные (приказ, указание);

организационные (положение, устав, инструкция, протокол);

информационно-справочные (справка, докладная или объяснительная записка, акт, служебное письмо, телеграмма, телефонограмма, факсограмма, командировочное удостоверение);

личные (автобиография, заявление, доверенность).

В документационном обеспечении управления можно выделить три группы документов:

внутренние (созданные в организации и не выходящие за ее пределы) – распорядительная, справочно-информационная документация;

входящие (поступающие в организацию). Сюда относятся документы вышестоящих органов управления (постановления, решения, приказы, указания, инструктивно-методические письма), документы других организаций (письма, решения, акты), обращения граждан и т.д.;

исходящие (отправляемые в другие организации) – письма, планово-отчетная документация.

Документы распределяются в организации в соответствии с функциями подразделений и исполнителей. Эти функции закреплены в положениях о структурных подразделениях и в должностных инструкциях исполнителей.

Каждый документопоток имеет достаточно стабильный маршрут движения, который зависит от состава и содержания документов, степени регламентации функций руководителей и структурных подразделений, распределения обязанностей между руководителями и от принятой в организации технологии работы с документами. Стереотипные маршруты движения свойственны входящим документам, что определяется их адресованием.

Учет документооборота позволяет:

определить загрузку организации в целом, ее структурных подразделений и отдельных исполнителей;

определить соответствие маршрутов движения тех или иных документов задачам и функциям структурных подразделений или должностных лиц;

разработать мероприятия по совершенствованию процессов обработки документов в целом или их отдельных операций;

установить оптимальное количество информации, необходимой и достаточной для функционирования аппарата управления;

рассчитать численность службы делопроизводства.