Задание 6.3.6.

Введите в базу сведения о следующих типах цен вашего предприятия

6.3.7. Заполнение сведений о кассах организации

Справочник «Кассы» используется для идентификации мест фактического хранения и движения денежных средств. Форма справочника открывается в режиме Справочники Денежные средства Кассы. При этом откроется окно справочника (Рис 6.20).

Рисунок 6.20

В справочнике «Кассы» необходимо заполнить наименование кассы, организацию, денежные средства которой хранятся в данной кассе, валюту, в которой хранятся денежные средства в кассе, ответственное лицо (Рис 6.20).

В качестве касс предприятия могут использоваться денежные ящики контрольно-кассовых машин (ККМ) при розничной торговле.

Информация о таких кассах хранится в справочнике «Кассы ККМ». Форма справочника открывается в режиме

Справочники Денежные средства Кассы ККМ.

При этом откроется окно справочника (Рис 6.21).

Рисунок 6.21.

Для каждой кассы ККМ надо заполнить название и выбрать организацию, как показано на рис.6.21.

Задание 6.3.7.

Введите в базу сведения о следующих кассах вашего предприятия:

• Основная касса

• Касса магазина

6.3.8. Заполнение справочника «Контрагенты»

Остальные справочники и регистры сведений могут заполняться в процессе ведения учета деятельности в базе данных.

Наиболее значительными по объему и частоте использования в базе данных являются справочники «Контрагенты» и «Номенклатура»

Контрагент – это общее понятие партнера организации. Чтобы заполнить список контрагентов торгового предприятия используется соответствующий справочник. Чтобы его открыть надо в меню Справочники выбрать пункт Контрагенты.

Далее создадим в справочнике группы контрагентов «Поставщики» и «Покупатели».

Для этого в меню Действия в форме справочника контрагентов выберем режим Новая группа или нажмем соответствующую кнопку на панели инструментов, и в его форме введем название новой группы. Окно формы группы примет вид, приведенный на рис.6.22.

Рисунок 6.22

В группы «Покупатели» и «Поставщики» нужно добавить контрагентов— деловых партнеров вашей организации.

Развернем группу Поставщики, как обычную папку (т. е. дважды кликнем по желтому значку в начале строки названия группы). Добавим в группу «Поставщики» нового контрагента. Для этого в командной панели формы списка нажмем кнопку Добавить (или клавишу Insert или выберем меню Действия  Добавить). Откроется форма элемента справочника (рис.6.23). Нижняя часть ее состоит из нескольких закладок.

В открывшемся окне заполним поле Наименование, на закладке Общие заполним основные сведения о контрагенте подобно тому , как показано на рисунке 6.23:

Рисунок 6.23

Для заполнения информации об организационно-правовой форме предприятия контрагента (ООО, ОАО, ЗАО) используется справочник "Общероссийский классификатор организационно-правовых форм". Порядок ввода информации показан на рисунке 6.24.

Рисунок 6.24

После заполнения всех необходимых полей закладки Общие, нажмите кнопку Записать в правой нижней части формы Контрагенты.

Далее перейдите на закладку Счета и договоры. Для каждого контрагента нужно заполнить сведения как минимум об одном договоре, так как именно в договоре устанавливаются условия сотрудничества с деловым партнером. В списке договоров уже присутствует один договор с наименованием «Основной договор» и видом договора, определенном галочкой (в нашем случае на рис. 6.24 «С поставщиком».)

Откройте форму Договор контрагента для изменения сведений о договоре с контрагентом. Для этого щелкните дважды по строке с названием договора или выберите меню Действия  Изменить. В открывшейся форме Договор контрагента заполните значения так, как показано на рисунке 6.25:

Рисунок 6.25

Если в договоре контрагента выбран вариант ведения взаиморасчетов «По договору в целом», взаиморасчеты отслеживаются по всем документам, оформленным в рамках договора. По договору могут быть оформлены документы «Счет», «Заказ покупателя», «Заказ поставщику», которые могут быть указаны в документах отгрузки и оплаты. Взаиморасчеты будут вестись в целом по договору, независимо от того, в рамках какого счета или заказа оформлен документ отгрузки или оплаты. При данном варианте ведения взаиморасчетов можно контролировать только общую сумму дебиторской задолженности. Для этого в договоре необходимо установить флажок «Контролировать сумму задолженности» и указать сумму допустимой задолженности по договору.

Взаиморасчеты могут вестись также на основании счетов или заказов. Это означает, что основным документом, на основании которого могут автоматически формироваться другие документы является счет или заказ. Выберите в поле «Взаиморасчеты ведутся» соответствующее значение — по заказам. Контролироваться будет сумма отгрузки и оплаты по конкретному заказу, а не только в целом по договору.

Валюта должна быть выбрана — руб. Если оплата по договору будет производиться в соответствии с выставленным документом расчета, то нужно поставить галочку в соответствующем поле.

Нажмите кнопку ОК в форме Договор контрагента для сохранения сведений о договоре в информационной базе и закрытия формы.

В группу «Покупатели» добавим двух контрагентов с различными параметрами установки взаиморасчетов. Добавление контрагентов происходит аналогичным образом. Обратите внимание на то, что для контрагентов-покупателей должен быть установлена галочка - "Покупатель". При записи контрагента автоматически создается договор вида «С покупателем».

Пример1: Контрагент ООО "Инвема" работает на условиях 100% предоплаты по ранее оформленному ему счету (заказу покупателя). Для него надо установить параметры договора, так, как это показано на рисунке 6.26:

Рисунок 6.26.

Пример2: Контрагент "Дальстрой" работает на условиях кредита. Этому контрагенту можно отпускать товар в кредит на сумму 10000 долларов, при этом задолженность должна быть погашена в течение 15 дней после отгрузки ему товаров. Для него надо установить параметры договора так, как это показано на рисунке 6.27:

Рисунок 6.27

В случае, когда в качестве основного документа – регулятора выступают счета на оплату, они обязательно формируются и сохраняются в базе. Документ Счет предприятие может выставлять покупателю, например, на основании сформированных заказов, можно также регистрировать счета от поставщиков на основании заказов поставщикам. Задолженность в этом случае будет погашаться в рамках указанного счета.

Во всех документах, оформленных по таким договорам, указание счета является обязательным.

Для каждого контрагента может быть зарегистрировано сколько угодно различных договоров с различными параметрами взаиморасчетов. Один и тот же контрагент может выступать и в роли поставщика и в роли покупателя.