Глава 3. Передача документов и дел по личному

СОСТАВУ НА АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ

Статья 3 Федерального закона от 22.10.2004г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» дает следующее определение документов по личному составу: это архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем. На основании распоряжения правительства РФ от 23.04.1992г. № 781-р, все организации, независимо от форм собственности, обязаны оформлять и хранить документы по личному составу в целях обеспечения социальной и правовой защиты граждан, их законных прав и интересов. [2,22]

Все виды документов по личному составу организации делятся на основные и вспомогательные. К основным относятся те, содержание которых наиболее полно раскрывает правовые, трудовые взаимоотношения граждан с организациями и предприятиями. Это приказы по личному составу, личные дела, списки рабочих и служащих, протоколы аттестационных комиссий, лицевые счета, документы по награждению и проч. Второстепенные, или вспомогательные, документы создаются для решения текущих вопросов. Это копии документов, книги учета командированных, ведомости на выдачу заработной платы и проч.

Всего к группе документов по личному составу может быть отнесено более 40 видов документов.

Определение сроков хранения документов по личному составу

Сроки хранения документов по личному составу различны. При проведении экспертизы ценности документов по личному составу, в том числе и в связи с ликвидацией организации, сроки их хранения определяются в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения от 25 августа 2010 года . Срок хранения указанных документов может быть разным, в основном, 3, 5, 10,15, 75 лет. [22].

Таблица 1. Примеры сроков хранения документов по личному составу:

Номер статьи	Вид документа	Срок хранения документа*	Примечания
1	2	3	4
	Переписка по вопросам │ трудоустройства	5 л.
	Направления, уведомления на трудоустройство	3 г.
	Переписка о потребности в привлечении иностранных работников и объемах квот на осуществление иностранными гражданами трудовой деятельности в Российской Федерации	5 л. ЭПК
	Подлинные личные документы трудовые книжки, дипломы аттестаты, удостоверения свидетельства)	До востребования	Невостребованные – 75 л.
	Переписка о получении заграничных паспортов работниками организации	5 л.

Порядок оформления личного дела при передаче его на архивное хранение

Правила хранения кадровых документов отличаются от общих правил хранения управленческой документации: эти документы обладают высокой социальной значимостью (особенно те, что содержат персональные данные), служат документальным подтверждением прав работника на получение социального обеспечения и подтверждают его трудовой стаж. Поэтому большинство из них имеют длительный или постоянный срок хранения и используются в справочных целях при обращении граждан в архивные учреждения. [13]. Порядок формирования личных дел и требования к оформлению личных дел, передаваемых в архив, утверждены «Основными правилами работы архивов организаций».

«?» Является ли оформление личных дел обязательным требованием для каждой организации (предприятия, учреждения)?

«?» Вспомните состав основных требований, предъявляемых к текущему хранению личных дел в организации

«?» Вспомните срок хранения личных дел уволенных работников. Отличается ли срок хранения личных дел руководителей организации от сроков хранения личных остальных работников организации?

Дела уволившихся сотрудников, в соответствии со статьей 17 Федерального закона 125-Ф3, подлежат передаче в архив. Предархивная подготовка включает две процедуры: оформление и описание дела. Как и все дела длительного хранения, личные дела подлежат полному оформлению. Помимо общих процедур по полному оформлению дел, существует ряд особенностей, относящихся к оформлению личного дела. Речь идет, прежде всего, о группировке документов в дела. Так, при подготовке личных дел к передаче на архивное хранение документы систематизируют по хронологии их дат. Для личного листка по учету кадров и автобиографии это будет дата их заполнения⁴. Указанные документы располагают в начале дела. Далее идут документы, связанные с оформлением работника на работу (анкета, автобиография, копии (ксерокопии) документов об образовании, личное заявление о приеме на работу и проч.) Затем в хронологическом порядке следуют документы, создаваемые в течение трудовой деятельности сотрудника. Завершают личное дело документы, которыми оформлялось увольнение.

«!»Не все документы, создаваемые в процессе трудовой деятельности работника, включают в состав личного дела. Так, согласно Перечню, в состав личного дела входят только заявления о приеме и увольнении. Остальные заявления в архив не передаются, формируются отдельно и хранятся 5 лет (ст.665). Также формируются отдельно уведомления о начале отпуска. Они, как и приказы об очередных отпусках хранятся 5 лет (ст. 665 Перечня). Таким образом, при систематизации документов личного дела необходимо также обращать внимание на сроки хранения документов по перечням.

При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов) их вкладывают в конверт и подшивают в дело. При наличии большого количества таких документов последние изымаются из дел и на них составляется отдельная опись. [6]

Следует обратить особое внимание на оформление обложки личного дела. На верхнем поле обложки указывают в именительном падеже наименование организации, если у организации есть официальное (по учредительным документам) сокращенное название, его пишут в скобках, после указывают наименование структурного подразделения. Если наименование организации или подразделения менялось в течение «жизни» дела, на обложке приводят оба названия. Прежнее название указывают в скобках. На обложке необходимо указывают также порядковый номер дела по описи (архивный шифр) и индекс дела по номенклатуре. Из номенклатуры также переносят на обложку дела срок хранения документов. Датой личного дела являются крайние даты документов дела. Например, крайние даты личного дела – это даты подписания приказа о приеме и увольнении сотрудника.

«!»Крайними датами личного дела работника всегда будут даты, поставленные в заявлениях на прием работу и увольнение, даже если этим документам предшествуют другие (анкета, автобиография и проч.)

Подготовка личных дел к сдаче в архив может осуществляться комплексно. Под комплексом личных дел понимается объединение нескольких личных дел сотрудников по алфавиту фамилий, имен и отчеств внутри года их увольнения с учетом допустимого объема одного дела (не более 250 листов). С этой целью все личные дела работников, уволенных в одном и том же году, систематизируют по алфавиту фамилий, имен и отчеств. Все материалы, относящиеся к разным индивидуальным делам, отделяют чистым листом бумаги с указанием на нем фамилии, имени и отчества соответствующего уволенного сотрудника. При наличии нескольких томов комплексов личных дел заполняется реквизит «Том». Каждое объединенное дело (том) снабжают внутренней описью с перечислением фамилий, имен и отчеств и указанием номеров страниц, в пределах которых расположены соответствующие документы).

Например, заголовок комплекса личных дел сотрудников, уволенных в 2006 году, на обложке дела и в сдаточной описи будет выглядеть следующим образом: «Личные дела сотрудников, уволенных в 2005 году. Лит. А-К.».

В свою очередь, сдаточная опись за один год оформляется передающей (структурным подразделением или предприятием, если в нем нет структурных подразделений) и принимающей (архивом) сторонами и утверждается руководителем структурного подразделения (организации), являющейся источником комплектования архива.

Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Целесообразно при больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности организации (прием на работу, увольнение и перемещение, командировки и т.д.), группировать в отдельные дела.