Глава 1. Приступая к работе: что нужно знать об архивных документах и архивах
Виды и комплексы документов отличаются друг от друга. Одни документы используются длительное время для справочно-информационной работы, другие, наоборот, очень быстро утрачивают свою значимость. Срок «активной жизни» документа недолог – он составляет, как правило, один делопроизводственный год, равный календарному. После указанного срока документ остается еще на один-два года на оперативном хранении, и затем передается в архив организации (учреждения), либо по результатам экспертизы ценности документов уничтожается. Весь документальный массив, переданный на архивное хранение, будет востребован в будущем. Поэтому главным отличием архивного документа от находящегося на оперативном («офисном») хранении будет свойство его информации, которая, в свою очередь, носит ретроспективный характер.
Слово архив в переводе с греческого archeion или латинского archivum означает «присутственное место». Слово «архив» вошло в употребление эпоху Петра I. С 1720 года архивы в качестве обязательных подразделений стали создаваться при коллегиях, вводилась и новая должность – архивариус. В настоящее время под архивом понимается учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование архивных документов [2, ст.3].
Основные термины и определения в архивном деле. Организация документов и дел в пределах архивного фонда
В действующем российском законодательстве, регулирующем сферу архивного дела, указаны следующие определения, попадающие под общие понятия «архивные документы»:
архивный документ – материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства;
документы по личному составу – архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем;
документ Архивного фонда Российской Федерации – архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению;
особо ценный документ – документ Архивного фонда Российской Федерации, который имеет непреходящую культурно-историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства и в отношении которого установлен особый режим учета, хранения и использования;
уникальный документ – особо ценный документ, не имеющий себе подобных по содержащейся в нем информации и (или) его внешним признакам, невосполнимый при утрате с точки зрения его значения и (или) автографичности;
архивный фонд – совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой;
Архивная коллекция - это совокупность отдельных документов, образовавшихся в процессе деятельности различных фондообразователей и объединенных по одному или нескольким признакам.
архивный фонд Российской Федерации – исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению. [3]
Архивный фонд РФ делится на государственную и негосударственную части. Государственную часть составляют архивные фонды и архивные документы , являющиеся федеральной собственностью, государственной собственностью республик в составе РФ, краев, областей, автономных округов, городов Москвы и Санкт-Петербурга, муниципальной собственностью. Негосударственную часть составляют архивные фонды и архивные документы, которые представляют собой историческую, научную, социальную, экономическую, политическую или культурную ценность и находятся в собственности общественных объединений и организаций, в частной собственности, религиозных организаций с момента отделения церкви от государства, действующих на территории РФ. Организация хранения документов в пределах архивного фонда выглядит следующим образом:
Схема 1. Классификация архивных документов и дел АФ РФ по срокам хранения
Архивный фонд Российской Федерации
Государственная часть
Негосударственная часть
Постоянное хранение
Временное хранение
Депозитарное хранение
В собственности государства
Депозитарное хранение
Временное хранение
Постоянное хранение
Музеи и библиотеки
Отраслевые фонды
Ведомственные архивы
Архивы Федеральной архивной службы
Архивы Федеральной архивной службы
Музеи и библиотеки
Отраслевые фонды
Ведомственные (частные)
архивы
В свою очередь, архивы делятся на государственные, ведомственные, муниципальные и негосударственные.
государственный архив – это федеральное государственное учреждение, создаваемое Правительством РФ, или государственное учреждение субъекта РФ, создаваемое органом государственной власти субъекта Российской Федерации, которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов;
муниципальный архив – это структурное подразделение органа местного самоуправления муниципального района, городского округа или муниципальное учреждение, создаваемое этим органом, которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов;
- ведомственные архивы – структурные подразделения учреждений или ведомств, хранящие документы этих ведомств и организующие их использование для информационного обеспечения их работы. Наиболее ценная часть документов архива по истечении срока хранения в ведомстве передается на постоянное хранение в государственный архив. Выделяют следующие виды архивов ведомств: центральный архив федерального органа власти или органа власти субъекта Российской Федерации, центральный отраслевой архив, объединенный архив, архив организации, хранящий документы только данной организации и ее предшественников.[3]
«!»Документы ведомственного архива (архива предприятия) не входят в состав Государственного архивного фонда, но являются источниками его комплектования
Негосударственный архив – архив, созданный негосударственным юридическим или физическим лицом.
В зависимости от состава документации, хранящейся в архиве, может быть создан архив управленческой документации, научно-технический архив, аудиовизуальный архив или архив документации на электронных носителях.
Классификация документов в пределах архива, независимо от его вида, будет выглядеть так:
Схема 2. Классификация документов в пределах архива
