1. Самец; 2- самка; 3-личинка; 4-куколка

Рисунок 1. Скрытник (лат. Latridiidae)			Рисунок 2. Мебельный точильщик (лат. Anobium punctatum)

Факторы старения, их активность, границы действия известны. С учетом знаний факторов старения и разрушения документов формулируются требования к условиям архивного хранения документов (режимы). В «Основных правилах работы архивов организаций» описаны требования к соблюдению светового, температурно-влажностного, санитарно-гигиенического и охранного режимов.

Световой режим: солнечный свет, как отмечалось выше, считается одним из самых опасных «врагов» документов на бумажных носителях. Поэтому постоянное хранение документов должно осуществляться в темноте, а все виды работ с документами должны проводиться при ограниченных или технологически необходимых уровнях освещения. Освещение в хранилищах может быть естественным и искусственным. Естественное освещение в хранилищах может быть только рассеянным: наличие регуляторов светового потока необходимо. Это могут быть плотные шторы или жалюзи. Функцию светофильтров могут выполнять также и окрашенные краской оконные стекла. Это обезопасит не только сами документы, но и пофондовые графические указатели, ярлыки на коробках от выгорания. Для защиты самих документах используют картонирование – хранение коробках, а также хранение в папках, шкафах, на стеллажах закрытого типа, в оберточной бумаге и проч.

Искусственное освещение может быть локальным (на рабочих столах, над стеллажами и проч.) и центральным. Для искусственного освещения применяют лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью. Допускается применение люминесцентных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектра. Уровень освещенности не должен превышать 20-50 люкс (на вертикальной поверхности стеллажа на высоте 1 м от пола) и на рабочих столах - 100 люкс. [6]

Температурно-влажностный режим: с учетом специфики видов документов, в архивохранилище должны соблюдаться следующие требования по поддержанию нормальных климатических условий:

Для бумажных документов – температура должна быть 17 - 19 градусов С при относительной влажность воздуха 50 - 55%; для черно-белых пленочных материалов 15 градусов Цельсия и 40 - 55% и цветных пленочных материалов 2 - 5 градусов Цельсия С и 40 - 55%; для документов на магнитных лентах и дисковых носителях - 15 - 20 градусов Цельсия и 50 - 65%.

Температурно-влажностный режим в хранилищах контролируется путем регулярного измерения параметров воздуха: в кондиционируемых помещениях - один раз в неделю, в помещениях с нерегулируемым климатом - два раза в неделю, при нарушениях режима хранения - ежедневно. Показания приборов фиксируются в регистрационном журнале, сами приборы размещают в главном проходе на стеллаже, вдали от отопительных и вентиляционных систем. Показания приборов фиксируются в регистрационном журнале.

Таблица 2. Форма регистрационно-контрольного журнала показаний приборов измерения температуры и относительной влажности в архивохранилище

Климатические параметры воздуха
	Наружный воздух		Воздух в хранилище		Подпись сотрудника, сделавшего запись		Примечание
Дата записи	Температура, в градусах С	Относительная влажность, %	Температура, в градусах С	Относительная влажность, %
1	2	3	4	5	6		7

Рисунок 3. Термогигрометр ИВТМ-7	Рисунок 4.Гигрометр ВИТ-1 психометрический

Санитарно-гигиенический режим: его соблюдение заключается в поддержке благоприятного санитарно-биологического климата. На практике это означает содержание помещения архива, и, в особенности, архивохранилища в чистоте, в условиях, исключающих возможность появления плесени, насекомых, грызунов, пыли. В помещениях хранилищ запрещается пребывание в верхней одежде, мокрой и грязной обуви, хранение и использование пищевых продуктов и курение. В хранилище проводят систематическую влажную уборку не реже одного раза в десять дней, и не реже одного раза в год – полное обеспыливание помещения. С этой целью все средства хранения (стеллажи и шкафы), а также плинтусы, подоконники обрабатываются антисептиками: двухпроцентным раствором формалина и т.п., при этом необходимо проследить, чтобы во время проведения уборок вода и антисептические растворы не попали на документы.

В целях защиты от насекомых все вентиляционные системы должны быть защищены сетками с диаметром ячеек не более 0,5 мм Дезинсекция (по необходимости – дератизация) архивохранилища должна проводиться регулярно, согласно СанПиН 3.5.2.1376-03 – не реже одного раза в месяц. [5] Дважды в год (в начале и по окончании отопительного сезона) документы (выборочно) и помещения хранилищ подвергают обследованию для своевременного обнаружения насекомых и плесневых грибов.

Охранный режим: архивохранилище, как и архив предприятия, относится к категории особо охраняемых объектов, поскольку речь идет о защите документируемой информации, включая коммерческую тайну организации, персональные данные уволившихся работников и проч. Охранный режим распространяется также на помещения, в которых временно хранятся архивные документы и материальные ценности архива (комната технической обработки документов, сектор использования документов архива и проч.). Соблюдение охранного режима обеспечивается целым комплексом мер, включающих выбор «надежного» места размещения архива и архивохранилища в здании, техническими средствами защиты, организацией системы охраны, сигнализации, соблюдением мер пропускного режима, порядка доступа в хранилище, опечатыванием помещений. Помещения архива оборудуют охранной сигнализацией, в нерабочее время помещения опечатывают. Право доступа в хранилище имеют заведующий и сотрудники данного хранилища, а в отдельных случаях другие лица в их сопровождении. Вынос документов из архива осуществляется только по специальным пропускам в установленном порядке.

«!» Дела можно выдавать из архивохранилищ для временного пользования (работникам организаций, в читальный зал пользователям, для проведения архивных работ с документами, для проведения комплекса работ с архивными документами с целью улучшения их физического состояния. Существуют следующие сроки выдачи дел во временное пользование: 1 месяц для использования работниками организации, 1 месяц для использования документов в читальном зале, 3 месяца во временное пользование для других организаций, 6 месяцев для экспонирования документов. Органам суда и прокуратуры дела выдаются до прекращения дела или вынесения судебного решения. Продление установленных сроков выдачи документов допускается в особых случаях с разрешения руководителя организации по письменному подтверждению пользователя о сохранности документов. Выдача документов из хранилища регистрируется в книгах выдачи документов и оформляется специальными актами. (Приложение 2 задание 9)

Таким образом, залогом обеспечения сохранности архивных документов может стать только соблюдение комплекса всех описанных мероприятий.