Немного об экспертизе ценности дел по личному составу и составлении годовых разделов описи

Основные принципы проведения экспертизы ценности документов и дел по личному составу в целом, схожи с теми, что были описаны выше. Экспертиза ценности также предполагает полистный просмотр дел, из дела должны быть изъяты дублетные экземпляры документов, черновики, не заверенные в установленном порядке копии и не относящиеся к вопросу документы. В дело включаются по одному экземпляру каждого документа.

По результатам экспертизы ценности и упорядочения документов составляются описи дел по личному составу (75 лет хранения), а также акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению [9].

В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указываются количество дел (цифрами и прописью), числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, особенности нумерации дел в описи (литерные номера дел и пропущенные номера).

Итоговый раздел описи дел по личному составу составляется по установленной форме. Порядок заполнения граф, формы описи, нумерации заголовков дел раздела, состав­ление итоговой записи и заверительной надписи к разделу аналогичен вышеуказанному порядку. Заголовки дел в итоговом разделе описи дел по лич­ному составу систематизируются по номинальному признаку с учетом следующей последовательности [22]:

-приказы (распоряжения) по личному составу;

-списки личного состава;

-карточки по учету личного состава (при отсутствии отдельной описи личных дел);

-личные дела (при отсутствии отдельной описи личных дел);

-лицевые счета (расчетные ведомости) рабочих по заработной плате;

-невостребованные трудовые книжки (при отсутствии отдельной описи);

-акты о несчастных случаях.

Указанные виды документов, образующиеся в организации в боль­ших объемах, могут выделяться в самостоятельные годовые разделы описи (личные дела, трудовые книжки и т. п.). Личные дела (личные карточки) вносятся в итоговый раздел описи по году увольнения лица, на которое заведено личное дело, и систематизируются по алфавиту.

При необходимости к итоговому разделу описи дел и к законченной описи дел по личному составу составляются оглавления, указатели и списки сокращенных слов.

Подготовка документов по личному составу ликвидируемых организаций к передаче на архивное хранение

Законом Российской Федерации от 01.04.1996г. №27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» введена система индивидуального (персонифицированного) учета, которая призвана защищать права граждан, прежде всего, право на пенсионное обеспечение.

Введение указанной системы является шагом вперед в области защиты законных прав и интересов граждан, однако, к сожалению, в ближайшее время это не избавит граждан от необходимости обращаться по месту работы, в том числе, и прежней, за справками, подтверждающими их трудовой стаж, размер заработной платы и проч. В случае обращения граждан с запросами социально-правового характера (о трудовом стаже, заработной плате, образовании, службе в Вооруженных Силах и т.п.), организации, учреждения, предприятия обязаны выдать им необходимую информацию, которая оформляется в виде архивных справок. Если организация, по документам которой готовится архивная справка, продолжает свою работу, то проблем с получением необходимой информации у граждан обычно не возникает – главное, чтобы в организации сохранились соответствующие документы по личному составу.

Гораздо сложнее обстоит дело в том случае, если организация прекратила свое существование – была ликвидирована. В Российской Федерации вопросы хранения документов ликвидированных организаций, в том числе документов по личному составу, достаточно полно урегулированы на законодательном уровне. Однако необходимо отметить, что сложившаяся система хранения документов ликвидированных организаций на протяжении последних лет претерпела немало изменений.

В соответствии со статьей 23 Федерального закона от 22.10.2004г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» при ликвидации государственных органов, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных организаций включенные в состав Архивного фонда РФ документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, в упорядоченном состоянии поступают на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив [2, п.8].

Процедура ликвидации организации представляет собой довольно длительный процесс, включающий в себя соблюдение всех предусмотренных законом правил и норм. Согласно статье 61 Гражданского Кодекса Российской Федерации (далее - ГК РФ) под ликвидацией организации (предприятия) понимается прекращение ее деятельности без перехода прав и обязанностей в порядке правопреемства к другим лицам [16].

«!»Ликвидацию организации не следует путать с ее реорганизацией, с изменением собственника имущества или изменением подведомственности организации

Согласно ч.2. статьи 61 Гражданского кодекса (ГК) РФ организация может быть ликвидирована в следующих случаях: по решению ее учредителей либо ее органа, уполномоченного на то учредительными документами (добровольная ликвидация) или решению суда в установленных ГК РФ случаях. Речь идет, прежде всего, о принудительной ликвидации – признании организации банкротом. [26]