Глава 5. Сохраняя документы: состав основных требований. Материально-техническое обеспечение архива.

Документы на бумажных носителях имеют важную отличительную особенность: в текущем делопроизводстве срок их хранения недолгий – всего один-два года (за исключением документов переходящих), однако с момента передачи в архив сроки их хранения растягиваются на десятилетия, некоторые документы требуется хранить постоянно. Поэтому на руководство организации и архивариуса ложится большая ответственность, связанная с обеспечением сохранности документов. Задача правильного хранения — свести к минимуму действие ак­тивных факторов, уменьшить скорость старения, обеспечить доку­менту максимально возможный срок жизни — долговечность.

Выбор помещения для архива

Характеристика требований к помещениям архива представлена в «Основных правилах». В зависимости от объема документов, архив размещают в специально построенных или приспособленных зданиях либо отдельных помещениях, однако в последнем случае необходимо проведение экспертизы.

Ее проводят представители архивных, эксплуатационных, пожарных, охранных, санитарных и других профильных служб. Результаты экспертизы должны быть оформлены актом. Не годятся под использование архивных документов помещения организации общественного питания или те, которые осуществляют хранение агрессивных и пожароопасные веществ, так же, как и сырые, неотапливаемые, ветхие здания.

«Центральным» местом архива является архивохралище, и к нему предъявляется комплекс серьезных требований: у хранилища документов должен быть запасной выход, оно должно быть безопасными в пожарном отношении, в обязательном порядке иметь естественную или искусственную вентиляцию. В архивохранилище необходимо соблюдать пожарную безопасность: нельзя использовать нагревательные приборы, размещать посторонние, опасные в противопожарном отношении объекты. Электропроводка в хранилищах должна быть скрытой, шнуры электроаппаратуры должны иметь резиновую изоляцию, а общие и поэтажные рубильники располагаться вне помещений хранилищ. При отделке помещений используют только неагрессивные, непылящиеся материалы. а в системах и средствах пожаротушения применяют нейтральные, безопасные для документов вещества.

Помимо архивохранилища, в архиве могут существовать и другие помещения, в том числе, помещения для приема, временного размещения, акклиматизации документов и вспомогательных работ с ними; помещения для использования документов (читальный зал, участок выдачи, участок учетно-информационных и поисковых систем) и рабочие комнаты сотрудников архива. При наличии небольшой заполняемости архивохранилища, либо, напротив, отсутствии возможности использовать дополнительные помещения под архив, возможно разграничение одной площади под отдельные функциональные участки.

Факторы разрушения документов и меры предотвращения их воздействию

Одним из «врагов» всех архивных документов является время, под воздействием которого документы меняют свой вид и стареют. Старение — это необратимое изменение свойств материалов и изделий при их хранении и использовании. [17, С.18]

Старение документов в архивных условиях протекает, чаще всего, при одновременном действии нескольких активных факторов: света, тепла, влажности, биологических вредителей, физических нагрузок, резких изменений условий среды и проч. Важнейшую роль играет также «внутренний фактор» — совокупность материалов и ве­ществ, из которых состоит документ.

Выделяют следующие факторы причин старения и разрушения архивных документов:

Свет— наиболее опасный и быстродействующий фактор, вызы­вающий разрушение бумаги и текста документов в любых условиях окружающей среды. Особенно опасны для документов содержащие ультрафиолет излучения: прямой солнечный свет; солнечный свет, прошедший через оконное стекло, а также отраженный от бе­лых поверхностей (потолка, стен и проч.); свет обесцвечивает все цветные изображения, при освещении солнечным светом многие из них полностью вы­цветают за 50-200 часов. . [17, С.18]

Температура - температурный фактор регулирует скорость старения всех видов документов без исключения (бумажных, звуко- и видео, фотоматериалов и проч.).

Влажность воздуха — при хранении между документами и воздухом происходит постоянный естественный влагообмен. С изменениями влажности воздуха меняются свойства бумаги: ее пористость, проницаемость для химических веществ и, как следствие, изменяется скорость процессов старения. С точки зрения сохранности наиболее безопасным считается предел изменений относительной влажности: 30-60-30%. Совокупность температурно-влажностных условий называют климатическим фактором, т.к. изменения этих условий в любых поме­щениях зависят от времени года и специфики климатических регионов страны. [Там же]

Биологические вредители: главные биологические вредители — плесневые грибы, насекомые – несут постоянную опасность быстрого разрушения документов. Так, плесневое поражение становится возможным при температуре 10-40°С и относительной влажности выше 65-68%. С повышением влажности время, необходимое для развития плесени, сокращается от 120-150 дней (влажность 70-75%) до 5-30 дней (влажность 85-100%). Проветривание, вентиляция воздуха угнетает плесневые микроорганизмы, особенно при колебаниях влажности. Развиваются плесневые грибы из спор, всегда находящихся в воздухе, на предметах, на бумаге. Особенно бурное плесневение происходит в аварийных ситуациях, когда воздух насыщен влагой, на поверхности материалов и предметов появляется конденсат воды, а документы находятся в намокшем состоянии. Легче и раньше других поражаются плесенью тряпичная бумага, корешки дел и материалы, проклеенные растительными и животными клеями. Надежной защитой от плесневения является нормальный режим влажности в хранилищах, а эффективным средством прекращения плесневения – принудительное снижение влажности воздуха при одновременной вентиляции хранилищ

Насекомые: Источниками постоянного или периодического появления насе­комых являются ветхие, пораженные документы, загрязненность и запы­ленность помещений, труднодоступные, «скрытые» места в хранилищах и редко открываемые шкафы, сейфы с материалами, близко расположенные общественно-бытовые, продовольственные помещения и проч. Учет этих факторов и пресечение каналов проникновения насекомых – главный элемент санитарно-биологической защиты архива. Климатический фактор — температура и влажность главным образом регулирует видовой состав насекомых, находящихся в хранилище. В неотапливаемых помещениях, например, всегда преобладают жуки — притворяшки (название это семейство получило за способность жуков «притворяться мертвыми»), характерны для неотапливаемых помещений также жуки-скрытники и сеноеды, развивающиеся на документах, пораженных в этих условиях плесенью. Значительный ущерб документам в отапливаемых помещениях наносят также жуки-точильщики.

Рисунок Притворяшка-вор (лат.Ptinidae)