Работа с входящими документами

Входящий документ - документ, поступивший на предприятие, в учреждение, организацию.

Входящие документы могут быть доставлены по почте, курьером, по факсу, электронной почтой.

Поступившие документы проходят следующие этапы обработки:

1) первичную обработку;

2) предварительное рассмотрение;

3) регистрацию;

4) рассмотрение документов руководством;

5) направление на исполнение;

6) контроль исполнения;

7) исполнение документов;

8) подшивку документов в дело.

При первичной обработке осуществляют: проверку правильности доставки; проверку количества листов поступившего документа; проверку наличия приложения.

При обработке поступающей корреспонденции необходимо соблюдать конституционное право граждан на тайну переписки. Работник, получающий входящие документы, не вскрывает письма, имеющие пометку «Лично» и «Конфиденциально».

При предварительном рассмотрении входящих документов проводится их распределение на регистрируемые и нерегистрируемые.

При проведении разметки входящие документы распределяются для их передачи руководителю предприятия, заместителям руководителя предприятия, в структурные подразделения, конкретным исполнителям.

На регистрируемых документах проставляется автоматическим нумератором реквизит «отметка о поступлении документа в организацию», который содержит входящий номер документа, дату поступления, время поступления.

Отметка о поступлении не проставляется на нерегистрируемых документах, на приложениях к документу; на проспектах, каталогах, др. сброшюрированных материалах.

Руководителю предприятия передаются на рассмотрение наиболее важные и срочные документы.

Документы, не требующие принятия решения на уровне руководителя, передаются его заместителям, в структурные подразделения, конкретным исполнителям.

При регистрации входящих документов используется порядковая нумерация. Порядковый регистрационный номер присваивается по журналу в рамках одного года - с 1 января по 31 декабря, начиная с № 1 (или № 01).

Номер может быть дополнен буквами или цифрами, облегчающими работу с документами.

После регистрации руководитель, рассматривая входящий документ, должен:

а) определить исполнителя;

б) дать конкретные указания по исполнению документа;

в) указать сроки исполнения.

Эти указания оформляются в виде резолюции на самом документе. С резолюцией руководителя документ передается ответственному исполнителю под расписку в журнале регистрации входящих документов с проставлением исполнителем даты получения.

Контроль исполнения включает проверку исполнения документа с установлением промежуточных сроков и контактов с исполнителем.

Документ находится в работе у исполнителя до окончательного выполнения резолюции руководителя. На документе исполнителем проставляется реквизит «отметка об исполнении документа и направлении его в дело». Затем поступивший документ подшивается в дело с примерным заголовком «Переписка с внешними организациями за 2002 г. по вопросам...»

Работа с исходящими документами

Исходящие документы - это официальные документы, отправляемые из учреждения, организации, предприятия.

Исходящие документы могут быть отправлены по почте, курьером, по факсу, электронной почтой.

Основные этапы обработки исходящих документов:

- составление проекта документа исполнителем;

- проверка правильности оформления проекта документа;

- согласование проекта документа;

- подписание документа руководителем;

- регистрация документа;

- отправка документа адресату;

- подшивка второго экземпляра документа в дело.

Проект исходящего документа составляется ответственным исполнителем по поручению руководителя.

Проверка правильности оформления исходящего документа осуществляется секретарем-референтом или работником делопроизводства.

Проект исходящего документа может быть согласован с другими специалистами предприятия. Такое согласование оформляется визой. Подготовленный проект исходящего документа предоставляется на подпись руководителю организации.

Если получателю отправляются инструкции, правила, уставы, акты или др. документы, на них вместо подписи проставляется гриф утверждения.

После подписания руководителем двух экземпляров документ передается секретарю-референту или работнику службы делопроизводства для регистрации в «Журнале регистрации исходящих документов».

Журнал содержит следующие графы: номер документа; дата документа; адресат; краткое содержание или заголовок к тексту; отметка об исполнении; исполнитель; примечание.

При регистрации исходящих документов используется порядковая нумерация. Порядковый регистрационный номер присваивается по журналу в рамках одного года - с 1 января по 31 декабря, начиная с № 1 (или № 01). Номер может быть дополнен буквами или цифрами, облегчающими работу с документом .

После регистрации и присвоения номера необходимо проставить его рукописным способом или нумератором на обоих экземплярах исходящего документа. Затем исходящие документы в тот же день отправляются адресату или в больших организациях передаются в службу делопроизводства для отправки.

Второй экземпляр отправленного письма подшивается в дело с исходящей перепиской