Экспертиза ценности документов

Экспертиза ценности документов - отбор документов на государственное хранения или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

Для определения сроков хранения документов, подготовки документов к архивному хранению и отбора документов для уничтожения на предприятие создается экспертная комиссия (ЭК), которая назначается приказом руководителя предприятия.

Примерный состав ЭК: зам. директора (главный бухгалтер); ведущий специалист (юрист, работник службы делопроизводства, отдела кадров, архива); секретарь-референт.

Определение сроков хранения (экспертиза ценности) документов проводится по Перечню типовых документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утв. Росархивом 6 октября 2000 г.

ЭК предприятия рассматривает каждое дело, находит в перечне срок хранения и проставляет его на обложке. Дела просматриваются полистно во избежание ошибок.

В зависимости от значимости документов в перечнях установлены следующие сроки хранения: 1 г., 3 г., 5 г.. 10 л., 15 л., 50 л., 75 л. и постоянно. При исчислении сроков хранения учитываются только годы, день и месяц составления документа значения не имеет.

В результате работы ЭК документы подразделяются на 3 группы:

- документы, передаваемые в архив (со сроком хранения свыше 10 лет);

- документы, необходимые для дальнейшего использования в делопроизводстве (со сроком хранения до 10 лет включительно);

- документы, подлежащие уничтожению (с истекшими сроками хранения и утратившие практическое значение).

К документам, передаваемым в архив, относятся:

- устав, учредительный договор, решение о создании общества;

- свидетельство о государственной регистрации;

- документы, подтверждающие права общества на имущество, находящееся на его балансе;

- положение о филиалах или представительствах общества;

- годовые финансовые отчеты;

- документы финансовой отчетности, представляемые в государственные органы управления;

- протоколы общих собраний акционеров, заседаний совета директоров, ревизионных комиссий, коллегиальных исполнительных органов;

- списки акционеров с указанием количества и категории принадлежащих им акций;

- акты ревизий, проверок общества аудиторскими, ревизионными комиссиями или органами государственного, муниципального финансового контроля;

- внутренние документы общества, утверждаемые общим собранием акционеров или иным органом управления обществом;

- документы по личному составу предприятия;

- другие документы по усмотрению общего собрания акционеров или совета директоров;

Документы по личному составу хранятся 75 лет, руководителей предприятия - постоянно.

Подготовка дел к передаче в архив

Дела, отобранные на архивное хранение, требуют дополнительного оформления:

- документы в деле необходимо расположить в хронологическом порядке, если он не соблюдался в процессе формирования дела;

- произвести нумерацию листов дела в правом верхнем углу простым карандашом или нумератором;

- подшить в конце дела заверительный лист, в котором указать количество листов в деле;

- на наиболее важные документы составить внутренние описи дел, если они не были составлены ранее, и подшить их в начале дела;

- переплести дело или прошить его специальными нитками в четыре прокола;

- дополнительно указать на обложке дела количество листов согласно заверительному листу, срок хранения дела, уточнить заголовок и крайние даты дела.

Все дела, подготовленные на архивное хранение, делят на две группы: по основной деятельности и по личному составу предприятия.

На каждую группу дел составляются отдельные описи: опись № 1 (дел по основной деятельности) и опись № 2 (дел по личному составу).

В конце каждой описи указывается цифрами и прописью количество включенных в нее дел. Каждое дело в описи получает свой порядковый номер, который затем проставляется на обложке соответствующего дела.

На документы, выделенные к уничтожению, составляется акт.

Прием-передача дел в архив производится работниками службы делопроизводства. При этом на всех экземпляров описи против каждого дела ставится отметка о его наличии. В конце каждого экземпляра указываются: цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи, а также подписи участников приема-передачи дел. Только после передачи документов в архив разрешается производить уничтожение документов, включенных в акт.