Контроль исполнения документов

Цель контроля - обеспечение своевременного исполнения наиболее важных и срочных документов, которые по поручению руководителя организации поставлены на контроль.

Содержание контроля исполнения:

- занесение данных о документе, исполнителе, и сроках исполнения в учетные формы;

- установление промежуточных контрольных сроков для напоминания исполнителям;

- извещение исполнителей о сроках и получение информации о ходе исполнения;

- фиксация промежуточных результатов исполнения документа;

- снятие документа с контроля по указанию руководителя;

- подготовка сводок, сообщений об исполнительской дисциплине на оперативных совещаниях у руководства организации.

Контроль осуществляют руководители, заместители руководителей, спец. структурные подразделения, работники службы делопроизводства, секретари- референты.

Сроки исполнения документов делятся на типовые и индивидуальные.

Типовые сроки устанавливаются нормативными актами высших органов государственной власти и управления, муниципальными органами, отраслевыми ведомствами.

Индивидуальные сроки устанавливаются руководителем организации.

Изменение сроков исполнения проводится:

типовых - введением нового нормативного акта;

индивидуальных - руководителем, поставившим документ на контроль.

Сроки исполнения считаются:

- для входящих документов - со времени поступления;

- для внутренних и исходящих - со времени подписания или утверждения.

Для ведения контрольных операций в качестве учетных форм используются: журналы регистрации, персональный компьютер, органайзер (планировщик).

Номенклатура дел

Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура предназначена: а) для группировки исполненных документов в дела; б) учета и обеспечения сохранности дел; в) оперативного поиска документов в делах.

Номенклатуры дел подразделяются на типовые, примерные, конкретного предприятия.

Типовая номенклатура дел составляется для однородных по характеру деятельности и структуре организаций. Она устанавливает единый состав дел с одинаковой нумерацией их и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел составляется для однородных по характеру деятельности, но имеющих разную структуру организаций. Примерная номенклатура носит рекомендательный характер.

Номенклатура дел конкретного предприятия составляется для отдельного предприятия и отражает его специфику. На предприятиях с разветвленной структурой, как правило, составляются номенклатуры дел структурных подразделений, которые объединяются в сводную номенклатуру дел предприятия.

Разделами номенклатуры являются наименования структурных подразделений организации. Первым разделом номенклатуры является «секретариат». Другие структурные подразделения располагаются после секретариата по степени значимости. Каждое подразделение получает свой порядковый номер.

Внутри разделов номенклатуры располагаются заголовки дел с присвоением им соответствующих индексов.

Заголовок дела в номенклатуре должен состоять из элементов, расположенных в следующей последовательности:

- название вида документа (приказы, контракты, протоколы);

- краткое содержание;

- дата (период), к которому относятся документы дела.

Срок хранения каждого дела в номенклатуре определяется по «Перечню документов с указанием сроков хранения» со ссылкой на соответствующую статью перечня.

Количество дел в номенклатуре указывается, как правило, по окончании года.

Номенклатура дел составляется делопроизводственной службой, секретарем-референтом или специалистом, ответственным за работу с документами, при непосредственном участии архивиста предприятия.

Номенклатура составляется, как минимум, в трех экземплярах: один хранится в деле; второй является рабочим; третий передается в архив предприятия.