Докладная и служебная записки

Докладная записка - документ, адресованный руководству, содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Служебная записка - документ, адресованный руководителю предприятия или структурного подразделения, используемый для решения производственных вопросов, как правило, внутри предприятия.

Служебная записка - документ, официально не принятый, но, тем не менее, широко используемый в практике делопроизводства.

Докладная записка может быть внешней и внутренней.

Внешняя докладная записка - документ, направляемый руководителю вышестоящей организации, содержащая информацию о фактах, событиях,  действиях, требующую принятия решения.

Внутренняя докладная (служебная) записка - документ внутренней деловой переписки между структурными подразделениями организации или должностными лицами.

Внутренняя докладная записка составляется в том случае, если вопрос не может быть решен в устной форме.

Внешняя докладная записка составляется на общем бланке организации, внутренняя - на бланке структурного подразделения или на листах формата А 4, А 5.

Докладная записка должна иметь: наименование структурного подразделения - автора документа; наименование вида документа; дату; номер; заголовок к тексту; текст; подпись.

Текст докладной записки, как правило, состоит из вводной и основной частей.

Во вводной части текста указываются факты или события, послужившие поводом к написанию накладной записки, сопровождаемые ссылками на даты, документы.

В основной части текста содержатся выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять в связи с изложенными фактами.

Внешние докладные записки, направляемые в вышестоящие органы, подписываются руководителем предприятия, внутренние - автором.

5. Тема: Документы и документооборот в бухгалтерском учете. Документация и документооборот в бухгалтерском учете

Документ в переводе с латинского означает свидетельство, доказательство, поэтому любая хозяйственная операция оформляется документом, который подтверждает факт ее свершения и делает бухгалтерскую запись юридически законной. Благодаря документу точно известно место, время, объект учета и ответственные лица. Документом в учете подтверждается законность и обоснованность всех текущих учетных записей.

В составе документов бухгалтерского учета различают (рис. 1.1):

• первичные документы;

• учетные регистры;

• отчетные документы.

Рис. 1.1. Состав документов бухгалтерского учета

Первичные бухгалтерские документы

Под первичным учетом понимают первоначальную стадию учетного процесса, на которой производится измерение данных хозяйственной операции и регистрация их в документах. Документы должны быть составлены в момент совершения операции или непосредственно после ее окончания, они являются первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Документы принимаются к учету, если они правильно оформлены и содержат обязательные реквизиты. Реквизитами называется совокупность признаков и показателей, содержащихся в документе, таковыми являются:

• наименование документа;

• дата составления документа;

• наименование организации, от имени которой составлен документ;

• содержание хозяйственной операции;

• измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

• наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность её оформления;

• личные подписи указанных лиц с расшифровкой.

Все первичные документы имеют унифицированные, т. е. типовые формы. К основным первичным документам относятся: документы, оформляющие прием и выдачу денежных средств (приходные и расходные кассовые ордера), перечисление денежных средств с расчетного счета (платежные поручения), поступление и отпуск материалов (доверенности, требования, акты о приемке) и т.д. Документы подразделяются также на внутренние, которые используются непосредственно на предприятии, и внешние, поступающие от других физических и юридических лиц.

На основе первичных документов составляются бухгалтерские проводки и формируется исходная информация, которая используется для дальнейшей обработки в целях' получения различных экономических показателей, характеризующих деятельность предприятия.