2. Тема: Документирование управленческой деятельности. Документирование управленческой деятельности. Организационно-распорядительные документы.

Организационно-распорядительные документы - документы, в которых фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, предприятий, организаций и должностных лиц.

Организационно-распорядительная документация подразделяется на основные группы документов:

1) организационные (уставы, положения, правила, инструкции, определяющие статус предприятия, его структурных подразделений и порядок их работы);

2) распорядительные (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения);

3) информационно-справочные (акты, письма, факсы, справки, телефонограммы, докладные и служебные записки и др.);

4) документы по личному составу (приказы по л/с, трудовые договоры, трудовые книжки, личные карточки ф. № Т-2, лицевые счета по зарплате, личные дела).

5) коммерческие документы (коммерческие контракты (договоры));

6) документы по обращениям граждан (предложения, заявления, жалобы и документы по их рассмотрению).

Формуляр-образец - модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей и основные реквизиты. Формуляр-образец служит целям унификации и стандартизации документов.

Схема оформления большинства организационно-распорядительных документов строится по формуляру-образцу.

Различаются только заголовочные части внутренних и внешних документов предприятия. Во внешних документах обязательно следует указывать справочные данные об организации, на внутренних документах они не указываются.

Унифицированная система документации (усд)

Унифицированная система документации (УСД) - совокупность форм документов, созданных по единым правилам и требованиям, функционирующих в определенной сфере деятельности. УСД необходимы для сокращения объема документов, снижения затрат на составление и обработку документов.

В РФ разработаны следующие унифицированные системы: организационно-распорядительной документации; банковской документации; финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных организаций; отчетно-статистической документации; документации по труду; документации Пенсионного фонда РФ.

Табель унифицированных форм документов разрабатывается министерствами и ведомствами для сокращения количества используемых форм документов, их унификации и удобства работы с ними. Табель составляется в виде таблицы, в которой документы могут быть систематизированы по функциям и задачам; структурным подразделениям.

Требования к оформлению документов

Единые правила оформления документов необходимы для придания юридической силы документации, качественного и оперативного составления и исполнения документов, удобного и быстрого поиска документов.

Единые требования и правила оформления документов существуют независимо от того, государственное это предприятие или коммерческое; каким видом деятельности занимается предприятие;  как ведется делопроизводство (традиционным способом или на основе современной информационной технологии).

Любой документ состоит из ряда элементов, которые называются реквизитами. Реквизиты бывают постоянные (присутствующие обязательно на бланке документа) и переменные (наносимые на бланк непосредственно при подготовке конкретного вида документа).

При подготовке управленческих документов используется следующий максимальный состав реквизитов:

01 - Государственный герб Российской Федерации (помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О гербе Российской Федерации»);

02 - герб субъекта Российской Федерации (помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации);

03 - эмблема организации или товарный знак ((знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации));

04 - код организации (проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО));

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами);

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами);

07 - код формы документа (проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД));

08 - наименование организации (должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии). Наименование организаций субъектов РФ, имеющих наряду с государственным языком РФ (русским) государственный язык субъектов РФ, печатаются на двух языках.

Наименование организации на государственном языке субъекта РФ или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке РФ. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства, указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации;

09 - справочные данные организации (почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.));

10 - наименование вида документа (должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000);

11 - дата документа (датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату. Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год -четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 1 марта 2004 г. следует оформлять: 01. 03. 2004.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 09 сентября 2004 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2005.09.05.

12 - регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителе и др.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе;

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа (регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ);

14 - место составления или издания документа (указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения);

15 - адресат указывается в письмах в правой верхней части листа документа в пределах ограничительных знаков - уголков. В качестве адресата могут быть указаны организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Названия организации и структурные подразделения указывают в именительном падеже, например:

                                                                                                  Мост-банк

                                                                                                  Отдел кредитования

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:                          

                                                                                                 ЗАО «Вист»

                                                                                                 Отдел маркетинга

                                                                                                 Ведущему специалисту

                                                                                          А.Т. Ивановой;

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

                                                                             Структурным подразделениям

                                                                             университета

 Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.

16 - гриф утверждения документа проставляется в правом верхнем углу документа. Документ может утверждаться должностным лицом (должностными лицами) или специально утверждаемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит: из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек); наименования должности лица, утверждающего документ; личной подписи, ее расшифровки; даты утверждения, например:                                                                                

                                                                                             УТВЕРЖДАЮ

                                                                                             Генеральный директор

                                                                                             ЗАО «Гранд»

                                                                                             Подпись   А.В. Дашков

                                                                                              02. 09. 2004

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения включает: слово УТВЕРЖДЕН (без кавычек); наименование утверждающего документа в творительном падеже; дату и номер утверждающего документа, например:

                                                                                   УТВЕРЖДЕН

                                                                                   Протоколом Совета директоров

                                                                            от 21. 09. 2004 № 4;

17 - резолюция (надпись на документе, сделанная должностным лицом и содержащая принятое им решение) Резолюция включает в себя: фамилии, инициалы исполнителей; содержание поручения (при необходимости); срок исполнения; подпись; дату. Например:   

                                                              Петровой С.М.

                                                              Прошу подготовить ответ на запрос

                                                              к 01.10.2005

                                                              Личная подпись

                                                              Дата

Резолюция располагается под реквизитом «Адресат». Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

18 - заголовок к тексту раскрывает краткое содержание документа; отвечает на вопрос о чем? (о ком?), например:

в письме: о сроках поставки продукции;

в приказе: об увольнении И.И. Иванова;

в положении: об отделе маркетинга

чего? (кого?), например:

акт списания продукции

протокол  общего собрания акционеров

должностная инструкция секретаря-референта

правила техники безопасности

К тексту документов, оформленных на бланках формата А 5 (например, справки, подтверждающей период работы), заголовок допускается не указывать.

19 - отметка о контроле ставится на поле документа рядом с заголовком буквой «К»; словом или штампом «Контроль». Этот реквизит может проставляться руководителем, поставившим резолюцию на документе; должностным лицом, осуществляющим контроль исполнения документов; структурным подразделением, осуществляющим контроль исполнения документов;

20 - текст документа является основным элементом документа. Тексты документов оформляются в виде анкеты; таблицы; соединения этих структур. Связный текст, как правило, состоит из двух основных частей. В первой излагаются причины, основания, цели составления документа, информация по рассматриваемому вопросу, ссылки на основополагающие документы. Во второй части (заключительной) излагаются выводы, просьбы, предложения, распоряжения, рекомендации. Текст документов допускается подразделять на разделы, подразделы, пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).

Текст должен излагаться четко, последовательно, кратко.

21 - отметка о контроле ставится после текста. Если в тексте документа упоминается наименование приложения, то в реквизите «приложение» оно не указывается. Если документ имеет приложение, не названное в тексте, или их несколько, то указывается их наименование, например;

Приложение: 1. Контракт от 20. 07. 2004 № 21/3 на 5л. в 2 экз.

                2. Акт приема работ от 15 09. 2004 № 17 на 1 л. в 4 экз.;

22 - подпись включает наименование должности лица, подписавшего документ, личную подпись, ее расшифровку (инициалы, фамилия), например:

                  Генеральный директор

                  ОАО «Луч»                          Подпись                      О.А. Градов

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности, инициалов. Фамилии. При этом не допускается ставить предлог «за», надпись от руки «Зам» или косую черту перед наименованием должности и фамилией. Реквизит «подпись» проставляется после приложения.

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

Заместитель директора                                           Заместитель директора

по учебной работе                                                   по научной работе

Личная подпись С.В. Петров                                  Личная подпись М.Р. Сидоров

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

                         Председатель комиссии       Личная подпись    А.И. Иванов

                         Члены комиссии                   Личная подпись    Б.А. Петров

                                                                        Личная подпись    С.М. Кузнецов

                                                                        Личная подпись     К.В. Сидоров

23 - гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО без кавычек, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), подписи, расшифровки подписи, даты согласования, например:

                                                               СОГЛАСОВАНО

                                                               Начальник Департамента образования

                                                               Личная подпись О.И. Трофимова

                                                               03.04.2004

Гриф согласования является реквизитом официального документа, выражающим согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием.

24 - визы согласования документа включает должность визирующего, подпись визирующего, ее расшифровку (инициалы, фамилию), дату подписания (визирования), например:

                                                                               Юрисконсульт

                                                                               Личная подпись Н.И. Власов

                                                                               06.04.2004

Виза необходима для подтверждения специалистами целесообразности составления документа.

Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа подлинника распорядительного документа; на лицевой стороне последнего листа (ниже реквизита «Подпись») копии отправляемого документа.

 При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

                                                                                Замечания прилагаются

                                                                                Юрисконсульт

                                                                                Личная подпись Н.И. Власов

                                                                                06.04.2004

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

25 - печать. Оттиском печати заверяется подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренными соответствующими нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансово-хозяйственной деятельностью предприятия, а также иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Документы заверяют печатью организации. Если печатей несколько, перечень документов, заверяемых каждой из них, устанавливается Инструкцией по делопроизводству конкретной организации.

26 - отметка о заверении копии необходима при заверении соответствия копии подлиннику. Она располагается ниже реквизита «Подпись». Отметка содержит  заверительную подпись «Верно», должность лица, заверившего копию, подпись, расшифровку подписи, дату заверения, печать (при необходимости), например:

Верно

Референт                                  Подпись                             Л.И. Градова

23. 05. 2004

27 - отметка об исполнителе включает инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его служебного телефона.

Отметку располагают на лицевой стороне или (при отсутствии места) на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

И.С. Кириллова

246 25 56

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает ссылку на документ, свидетельствующий об исполнении, его дату и номер; краткие сведения об исполнении; подпись исполнителя документа или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ; дату направления в дело, например:

В дело 1-5. Отправлен факс от 01. 04. 2004 № 1276

Рыкова 06. 04. 2002.

29 - отметка о поступлении документа в организацию, которую проставляют в виде штампа, автоматическим или электронным нумератором, иным способом в середине нижнего поля первого листа документа. Этот реквизит содержит порядковый номер; дату поступления документа, например:                                       

                                                                                                    Вх. № 00001

                                                                                                    08.09.2004 11:30.

30 - идентификатор электронной копии документа проставляется на нижнем поле каждого листа и содержит наименование файла; дату или другие поисковые данные, устанавливаемые в организации, например:

LETTER 27 OP. DOC

(Letter - вид документа, 27 - порядковый номер, ОР - отдел рекламы).

Такая отметка необходима для исключения повторного ввода документа в ПК; быстрого поиска документа по имени файла; установления лица, осуществившего ввод документа в ПК.