6.3. Координация в организации

Организация является объектом управления, в котором люди и выполняемые ими задачи находятся в постоянной взаимозависимости и взаимосвязи. Для обеспечения синхронизации деятельности и взаимодействия различных частей организации используется координация.

Координация представляет собой процесс распределения деятельности во времени, обеспечения взаимодействия различных частей организации в интересах выполнения стоящих перед ней задач.

Координация обеспечивает целостность, устойчивость организаций. Чем выше степень разделения труда и теснее взаимозависимость подразделений, тем больше необходимость в координации.

Таблица 5. – Процедуры процесса принятия решений

Существует несколько видов взаимозависимости подразделений предприятия:

1. Номинальная взаимозависимость – подразделения непосредственно между собой не связаны (заводы-смежники). Степень координации их деятельности минимальна.

2. Последовательная взаимозависимость – работа подразделений последующих этапов работы зависит от работы на предыдущих этапах. Требуется более тесная координация.

3. Обоюдная взаимозависимость – вводимые факторы производства одного подразделения становятся результатом другого, и наоборот. Необходима более тесная координация.

По своему характеру координационная деятельность бывает четырех видов:

– превентивная, т. е. направленная на предвидение проблем и трудностей;

– устраняющая, т. е. предназначенная для устранения перебоев, возникающих в системе;

– регулирующая, т. е. направленная на сохранение существующей схемы работы;

– стимулирующая, т. е. направленная на улучшение деятельности системы или существующей организации, даже при отсутствии конкретных проблем.

Координационная деятельность осуществляется с помощью определенных механизмов:

– неформальная, непрограммируемая координация;

– программируемая безличная координация;

– индивидуальная координация;

– групповая координация.

Неформальная, непрограммируемая координация осуществляется добровольно, неформально, без предварительного планирования со стороны предприятия и со стороны своих сотрудников. Неформальная координация строится на взаимопонимании, общих установках и психологических стереотипах, диктующих необходимость совместной согласованной работы и взаимодействия для решения производственных, хозяйственных и социальных проблем.

Программируемая безличная координация осуществляется руководителем с использованием стандартных методов и правил работы в форме процедуры, плана или курса действий при часто повторяющихся проблемах координации. Примером такого подхода могут служить определенные сроки выполнения плана.

Индивидуальная координация используется для каждого работника в отдельности. Имеются два подхода:

Первый связан с тем, что координацией занимается руководитель, которому подчинены как минимум два подразделения. Он оценивает ситуацию и обеспечивает взаимодействие этих подразделений для решения общей проблемы. Если это не удается, руководитель использует свои полномочия и устанавливает процедуру будущего взаимодействия.

Второй подход – координация осуществляется специально назначенным координатором, в качестве которого могут быть:

– руководитель по продукту;

– руководитель проекта;

– представитель заказчика;

– специальное бюро.

Этот подход используется не часто, но является эффективным, когда время «поджимает».

Групповая координация используется при решении вопросов координации на совещаниях групп – будь то регулярно заседающие комитеты или специально создаваемые комиссии. В ходе обсуждения принимаются согласованные решения, касающиеся нескольких отделов, происходит полезный обмен мнениями всех участников групп. Комиссии часто являются единственным средством координации различных функций работающих в разных подразделениях. Каждый может высказать свое мнение по принимаемому решению, но никто не может принять его самостоятельно, не учитывая соображений своих коллег.

При авторитарном стиле управления координация осуществляется по иерархии управления, на основе устава и процедур организации, а также принятой его стратегии.

При либеральном стиле координация осуществляется неформальными методами с использованием групповых координаторов.

Промежуточный стиль управления характеризуется множеством возможных комбинаций различных стилей и, соответственно, использованием различных методов координации.