3.4. Организация как система
Всесторонний анализ внутреннего строения организации обеспечивается с помощью использования системного подхода. Система – это набор взаимосвязанных и взаимозависимых частей, составленных в таком порядке, который позволяет воспроизвести целое. Каждая система характеризуется как дифференциацией, так и интеграцией. В системе используются разнообразные специализированные функции. Каждая часть системы выполняет свои функции.
Для поддержания единого целого системы в ней осуществляется интеграция, для чего используются различные средства, такие как координация уровней иерархии управления, прямое наблюдение, правила, процедуры. Каждая часть системы является подсистемой в рамках более крупной системы.
Применительно к социальной организации система – это искусственно созданный набор взаимодействующих между собой элементов и подсистем, предназначенный для достижения определенной цели. К социальной организации полностью применим системный подход, представляющий методологию познания составных частей через целое и целого через составные части.
Организации свойственны все признаки системы:
множество элементов;
единство главной цели для всех элементов;
относительная самостоятельность элементов;
наличие связей между элементами;
целостность и единство элементов структуры;
четко выраженное управление.
Внутри организации существуют подразделения, решающие самостоятельные задачи, между которыми устанавливается функциональное и информационное воздействие. Следовательно, организация представляет собой сложную систему. С другой стороны, организация является элементом общественной системы.
Различаются системы открытые и закрытые. Открытая система признает взаимодействие с окружающим миром. Организация получает сырье, человеческие ресурсы из окружающего мира. Они зависят от клиентов и заказчиков, потребляющих их продукцию. Банки активно взаимодействуют с внешней средой, открывают депозиты, обращают их в кредиты и инвестиции, прибыль используют для своего развития, выплаты дивидендов и уплаты налогов. Все это говорит о том, что организация может быть представлена как открытая система.
Разграничения систем на открытые и закрытые не является жестким, раз и навсегда установленным. Открытая система может стать закрытой, если контакты с окружением сокращаются со временем.
Все системы имеют вход, трансформационный процесс и выход.
В процессе своей жизнедеятельности любая организация взаимодействует со многими другими организациями. Одни получают сырье, энергию, информацию, другие – ресурсы и преобразуют их в товары и услуги, прибыль, отходы. Таким образом, как самостоятельная единица общественной системы организация имеет определенный набор связей с внешней средой.
К внешней среде относятся все люди и организации, с которыми рассматриваемая организация осуществляет взаимодействие в процессе своей деятельности. Сюда следует так же отнести факторы общественной жизни и явления природы, оказывающие влияние на функционирование организации. В число объектов и субъектов внешней среды организации входят банки, инвестиционные органы, учреждения власти, службы занятости, учебные заведения, общественные и политические организации, поставщики, партнеры, конкуренты, потребители, клиенты и т. д.
Рисунок 3. – Промышленная организация как открытая система
Существенное влияние на деятельность организаций оказывают факторы и явления внешней среды, к которым относятся:
политические факторы, предопределяющие стабильность политической обстановки в стране;
международные факторы, определяющие поведение организаций на мировом рынке;
социально-экономические факторы, характеризующие структуру экономики страны и уровень развития отдельных секторов рынка;
правовые факторы, отражающие законодательную систему взаимодействия организаций;
научно-технические факторы, влияющие на использование новых технологий в управлении и производстве товаров;
природные факторы, вызывающие колебания спроса на различные виды товаров и услуг;
культурные факторы;
форс-мажорные обстоятельства.
Организация как элемент общественной системы имеет собственный коллектив, внутреннюю структуру и взаимосвязи или в полном смысле слова свою внутреннюю жизнь и свои интересы. Иначе говоря, каждая организация, кроме внешней среды, имеет внутреннюю среду.
Внутренняя среда – это все то, что находится «внутри» организации.
К внутренней среде относятся ресурсы, оборудование, используемые технологии, кадры, информация, социально-психологический климат, организационная культура и имидж организации.
Принципиальное значение для функционирования организаций имеет обратная связь. Под обратной связью понимается процесс, позволяющий получить приток в систему информации или денег для модифицирования производства выпускаемой продукции или налаживания выпуска новой продукции.
Организационные системы предрасположены к сокращению или распадению на части. Поскольку закрытая система не получает ресурсы из внешней среды, она может со временем сокращаться. В отличие от нее открытая система характеризуется негативной энтропией, т. е. она может реконструировать себя, поддерживать свою структуру, избежать ликвидации и даже вырасти, потому что приток ресурсов извне превышает их отток из системы.
Рисунок 4. – Объекты внешней среды деловой организации
Исследования показывают, что большие и сложные организационные системы имеют тенденцию к дальнейшему росту и расширению. Они получают определенный запас прочности, выходящий за пределы обеспечения только выживаемости.
Организация будет жизнеспособной только в том случае, если ее цель достаточно хорошо согласуется с целями, стоящими перед обществом в целом. Поэтому организация является целенаправленной системой.
Организация – явление живое, подвижное. Люди трудятся, вступают в различные организационные отношения: личные, властные, управленческие, дружеские, конфликтные. В процессе существования организации происходят изменения в материальных, финансовых ресурсах, в кадровом составе, в информационных базах и т. п. Поэтому организации относятся к динамическим развивающимся системам.