7.4. Корректировка организационных структур

Приведение структуры организации в соответствие изменившимся условиям является одной из важнейших задач управления. В большинстве случаев решения о корректировке структур принимаются высшими руководителями организации при возникновении серьезных причин, не вызывающих сомнений.

Причинами необходимости корректирования организационных структур являются:

– изменение внешней экономической обстановки;

– неудовлетворительное функционирование предприятия (рост издержек, снижение производительности труда, текучесть кадров, снижение внутренних и внешних рынков, уменьшение масштабов деятельности, недостаток ресурсов и т. д.);

– перегрузка высшего руководства;

– изменение технологи управления;

– разногласия по организационным вопросам;

– необходимость перераспределения прав и функций;

– отсутствие перспективы;

– рост масштаба деятельности;

– увеличение разнообразия;

– объединение хозяйствующих субъектов;

– влияние технологий производственных процессов.

Каждое из отмеченных обстоятельств приводит к изменениям организационной структуры и соответственно к пересмотру главной стратегии предприятия, так как ни стратегия, ни структура не могут быть установлены независимо друг от друга.

Эта взаимосвязь стратегии и структуры лежит в основе всех рекомендаций по корректировке и изменению организации управления предприятием.

Аналитический процесс изучения стратегии предприятия состоит из пяти этапов.

Первый этап – выяснение задач предприятия, областей неопределенности и наиболее вероятных вариантов развития. Задачи предприятия определяют общую структуру.

Второй этап – определение переменных, которые значительно влияют на выполнение задач. Особое значение имеет анализ внешней среды, изучение влияния внешних факторов и внутренней среды (экономическая и производственная структура предприятия и ее компоненты).

Третий этап – изучение цели и планов предприятия, их соответствия главной задаче, поскольку цели и планы оказывают непосредственное влияние на организационную структуру путем определения приоритетов и значения ранее принятых решений.

Четвертый этап – определение соответствия структуры организации задачам, целям, планам и факторам, от которых зависит успешность ее функционирования. Для этого тщательно изучается существующая формальная структура организации, ее слабые и сильные стороны.

Пятый этап – оценка человеческих ресурсов предприятия, т. е. наличие высококвалифицированных специалистов для выполнения поставленных задач, а также изучение основных процессов управления (планирование, распределение ресурсов, оперативный контроль) для определения их способности выполнения задач, целей и стратегических программ.

Процесс внесения коррективов в организационную структуру управления должен предусматривать :

– систематический анализ функционирования организации и ее среды с целью выявления проблемных зон, при котором используется метод упреждающего выявления отклонений от нормы в работе деловых организаций - метод «Диагностики»;

– разработку генерального плана совершенствования организационной структуры;

– последовательную реализацию планируемых перемен;

– поощрение повышения уровня информированности сотрудников.

Диагностика – (от греческого слова – способный распознавать) – установление и изучение признаков, характеризующих состояние организационной системы для предсказания возможных отклонений от нормы и предотвращения сбоев в работе системы.

Диагностика – это первый этап в цикле исследования системы управления предприятием: «диагноз – прогноз – управленческое решение – контроль».

Диагностические исследования системы управления проводятся с целью оценки текущего состояния предприятия и выявления проблемных ситуаций.

Проблема – это ситуация, при которой цели, поставленные перед предприятием и системой управления, по какой-либо причине не могут быть достигнуты, и появляется необходимость в корректировке системы.

Диагностика проводится в несколько этапов.

Первый этап – выявление и описание признаков, вызывающих затруднение в работе, т. е. выявление «симптомов заболевания, отклонение от нормы».

Необходимым условием проведения этого этапа является наличие положений и нормативов, служащих основой измерения экономических и социально-психологических характеристик деятельности системы.

Второй этап – измерение параметров и анализ полученных показателей.

Третий этап – выводы и заключения, позволяющие поставить окончательный диагноз и принять необходимые меры для исправления ситуации.

Диагностика проблем представляет собой сложную многошаговую задачу.

На первом этапе необходимо сформулировать проблему в общем виде, что даст возможность сократить число факторов, определяющих эту проблему.

Информация должна содержать сведения о состоянии рынка, о действиях конкурентов, государственных организаций, т. е. внешних факторов.

Следующим этапом диагностики является анализ текущего состояния организации, определяющегося такими показателями, как прибыль, сбыт, издержки, производительность; анализ социально-психологических признаков таких, как текучесть кадров, конфликтность в коллективе.

Для группирования факторов и описания их влияния на работу организации целесообразно использовать методы факторного анализа.

Диагностика является элементом не только стратегического, но и оперативного управления предприятием, для проведения оперативной коррекции управления деловой организации. Основные этапы реализации метода оперативной коррекции управления организации изображены на рис. 32.

Рисунок 32. – Схема системы оперативной коррекции управления