3.2.3. Обеспечение сохранности документов при их использовании и обработке

Документы должны использоваться с учетом их физического со­стояния. Дела с ветхими и разрушенными документами, а также де­ла, выделенные на специальную обработку, использованию не под­лежат. При выдаче дел в читальных залах должен осуществляться контроль за их использованием, полистная проверка наличия и со­стояния документов в делах.

Помещения для использования документов должны иметь норми­рованные световые, климатические, санитарно-гигиенические условия.

Уровень освещенности при использовании документов не дол­жен превышать: на рабочих столах — 100 люкс, при экспонировании на выставках — 50 люкс.

При экспонировании документов на выставках рекомендуется использовать режим искусственного освещения с применением ламп накаливания и размещением документов в застекленных витринах. Оборудование витрин внутренними источниками света запрещается. В свободное от посетителей время хранение экспонируемых мате­риалов необходимо проводить в затемненном режиме, уменьшая ос­вещенность помещения (выключение света; закрывание штор днем) и закрывая витрины шторками. Не допускается экспонировать доку­менты на выставке более 2-3 месяцев в году при наличии указанных выше нормированных условий в помещении выставки¹⁸.

При использовании документов запрещается: подвергать доку­менты действию прямого или отраженного солнечного света; оставлять документы на рабочих местах в раскрытом виде и без присмот­ра длительное время; снимать копии с документов без разрешения архива; деформировать документы, делать на них пометки, вставки и исправления, вставлять закладки; изымать документы и составные части документов (чертежи, карты, фотографии, марки и т.п.); при­нимать пищу в местах использования документов. Порядок исполь­зования документов, меры защиты и охраны документов должны нормироваться служебными инструкциями архива. Читатели долж­ны обязательно информироваться о правилах использования доку­ментов и санкциях за их нарушение.

При выполнении работ по копированию документов должна обе­спечиваться ограниченная, технологически необходимая экспозиция документов под источниками света, особенно при фотореставрации.

Не рекомендуется многократно копировать одни и те же, часто за­прашиваемые документы. В таких случаях необходимо практиковать замену оригинала резервной копией для многократного копирования.

При реставрации документов должен выполняться комплекс мер, обеспечивающих охрану документов в помещениях лабораторий, ус­ловия их временного хранения, защиту документов при выполнении всех технологических операций реставрации, в том числе защиту све­товую и биологическую [25].

3.2.4. Обеспечение сохранности документов при их перемещении и транспортировании

Перемещение и транспортирование документов должны произ­водиться с соблюдением требований, обеспечивающих их охрану, физическую сохранность, защиту от механических повреждений, дей­ствия света, осадков, высокой влажности.

Транспортные средства и тара для перевозки документов долж­ны быть чистыми. Использование тары и упаковочных средств, быв­ших в употреблении, не допускается.

При внутриархивном перемещении в пределах здания или комплек­са зданий следует предусматривать рациональные пути и средства тран­спортирования, исключая многократное перекладывание документов.

Транспортирование при внутригородских перевозках должно про­изводиться в закрытых автомашинах при плотной укладке материалов или в режиме, исключающем их подвижки и смещения. Внутригоро­дские перевозки целесообразно проводить в теплое время года в су­хую погоду при относительной влажности наружного воздуха 30-70%.

При перевозках в теплое время года при высокой относительной влажности (выше 70%) пребывание документов на открытом воздухе следует ограничивать до минимума, применять при необходимости защитные влагонепроницаемые упаковочные средства (полимерные мешки, ящики с пленкой и т.п.)- При погрузке материалов в транспорт и при выгрузке на новом месте должна быть обеспечена их защита от прямого попадания влаги. Такого рода работы в дождь не производят.

В холодное время года, при минусовой температуре перевозки нежелательны. Если же они вынужденно проводятся, время перевозки ограничивают до минимума, влагонепроницаемые герметичные упа­ковки не применяют. После перевозки документы обязательно аккли­матизируют на новом месте по правилам, изложенным в разделе 3.2.1.

Транспортирование документов на дальние расстояния автомо­бильным, железнодорожным, водным, воздушным транспортом дол­жно производиться в упакованном виде в крытых транспортных сре­дствах в соответствии с правилами перевозки ценных грузов, уста­новленными для данного вида транспорта.

Документы плотно пакуют в жесткие ящики. Ящики выстилают­ся слоем водонепроницаемого материала и слоем оберточной бумаги с массой не менее 100 г/м~. При перевозках контейнерными отправ­лениями без перегрузок в пути допускается применение мягких упа­ковок документов. Упаковка должна защищать документы от непо­средственного действия влаги. Транспортный пакет собирают из не­скольких кип мягкой упаковки, укладывают его в жесткие щиты и затягивают упаковочной проволокой или полимерной лентой.

При перевозках в герметичных упаковках, контейнерах, спец­чемоданах и т.п. всегда учитывают вероятность повышения влажно­сти внутри емкости при снижении температуры окружающей среды. В этих случаях целесообразно применять специальную внутреннюю «буферную» защиту, размещая в емкости гигроскопичное вещество (силикагель) из расчета 1/10 к весу бумаги. Поступающие после пе­ревозок в архив документы должны проходить контроль в установ­ленном порядке (см. 3.2.1).