5.3. Проверка физического состояния документов. Общие положения

Проверка физического состояния документов проводится для выяснения общей картины состояния фондов архива и выявления документов с конкретными повреждениями, нуждающимися в сроч­ной или плановой специальной обработке. Сведения о состоянии фондов позволяют архиву прогнозировать дальнейшее поведение документов, планировать работу по их сохранности, устанавливать приоритеты в этой работе с учетом отраслевой концепции сохранно­сти ГАФ, развития технических средств и конкретных возможностей архива.

Работа по проверке состояния документов проводится этапно. Этапность устанавливается архивом в соответствии с категорийностью, объемом, состоянием фондов. Приоритетные права в порядке убы­вающей очередности имеют уникальные и особо ценные документы, затем комплексы документов первой, второй, третьей категории.

При планировании очередности работ архив может учитывать специфику состояния отдельных фондов или их частей, предысто­рию плохого хранения или аварийного повреждения каких-то ком­плексов. Сведения о плохом состоянии и/или интенсивном исполь­зовании таких комплексов могут служить основанием для включе­ния их в приоритетный план проверки, если это не входит в проти­воречие с ценностью материалов или с реальными возможностями архива.

Проверка физического состояния и выявление поврежденных до­кументов должны быть подчинены задаче последовательного, пла­номерного, рассчитанного на перспективу формирования банка дан­ных о физическом состоянии материалов архива.

Работа должна проводиться по единой методике с применением типовой номенклатуры дефектов документов [50].

Важной особенностью методики является переход к однознач­ной, буквенно-цифровой индексации дефектов бумаги и текстов, т.е. к единой индексации физического состояния документов и их диф­ференциации по приоритетам состояния.

Методика разрабатывалась с учетом гуманитарной специфики ее применения, на основе визуальной оценки признаков состояния.

Единая система индексации дефектов позволяет вести учет по­врежденных материалов традиционным или компьютерным спосо­бом, обеспечивать преемственность накопления данных независимо от временных рамок этой работы и использовать полученный банк данных для решения конкретных аналитических задач архива.

5.4. Оценка физического состояния документов

5.4.1. Типовая номенклатура дефектов и их буквенно-цифровая индексация

Физическое состояние документов оценивают по отсутствию или наличию типовых дефектов бумаги и/или текстов. В соответствии с номенклатурой каждый вид повреждений имеет свой индекс (Таб­лица 4).

Повреждения бумаги индексируют буквенными индексами Б (не­значительные повреждения) или А (сильные повреждения).

Дефекты текста индексируют цифровыми индексами 1, 2, 3, 4, 5. В пределах цифровых групп используется дробная индексация (на­пример, 1.1, 1.2 и т.д.). Отсутствие дефектов индексируется знаком «О» (ноль).

Общее физическое состояние документа оценивают по совокуп­ности повреждений бумаги и текста, используя суммарный буквен­но-цифровой индекс. Пример 1: бумага с незначительными повреж­дениями (группа Б), текст угасший (группа 4), индекс физического состояния этого документа Б-4. Пример 2: Бумага дефектов не имеет (группа 0), текст частично утрачен (группа 5), индекс физического состояния 0-5.

Наличие и виды дефектов бумаги или текста определяют визу­ально при полистном просмотре дела для каждого документа. Обра­щают внимание на «возраст» документа (год), что помогает судить о природе бумаги и текста. Например, год создания до 1870 года, как правило, указывает на тряпичную бумагу и старинный текст (желе­зо-галловый, тушевой и т.п.). Более поздние документы создавались преимущественно с применением древесных бумаг и анилиновых красителей (см. главу 1).

Оценивают также внешний вид и особенности бумаги, характер и степень ее повреждения. При оценке текста обращают внимание на способ его нанесения, цвет, контраст текста, на локальный или об­щий (по всему листу) характер повреждения.

Таблица 4

Типовая номенклатура повреждений и их индексация

Индекс дефекта	Характеристика дефектов
0	Отсутствие дефекта
Дефекты бумаги:
А Б	Сильное разрушение бумаги Незначительное разрушение бумаги
Дефекты текста:
1. 1.1. 1.2. 1.3. 1.4.	Химическая или физическая коррозия текста: Выцветание текста локальное Кислый железо-галловый текст Стирающийся нестойкий ЭГ — текст (ксерокопии) Стирающийся нестойкий карандашный текст
2. 2.1. 2.2. 2.3.	Слабоконтрастный, нестойкий к выцветанию цветной и черный текст, в том числе: Слабоконтрастный рукописный и гектографический текст Слабокомтрастный цветной машинописный и слабоконтраст­ный цветной рукописный карандашный текст Слабоконтрастный железо-галловый текст
3. 3.1. 3.2. 3.3. 3.4.	Слабоконтрастный, стойкий к выцветанию черный текст, в том числе: Слабоконтрастный машинописный черный текст (копии) Слабоконтрастный ЭГ черный текст (ксерокопии) Слабоконтрастный машинописный черный текст (оригинал) Слабоконтрастный черный типографский текст; слабоконтрастный черный рукописный тушевой текст
4.	Угасший текст
5.	Утрата текста (отсутствие части листа с текстом)

Приступая к работе, полезно получить первичные навыки «опо­знавания» дефектов на тематических занятиях по диагностике, поль­зуясь альбомами документов с подобранными типовыми поврежде­ниями.

Буквенно-цифровые индексы компактно-информативно характе­ризуют состояние документов, указывают степень опасности данно­го состояния для дальнейшего хранения и устанавливают место до­кумента в ряду приоритетов (ряд слева направо с убывающей степе­нью опасности состояния): А-1; А-2; А-3; А-4; А-5; А-0; Б-1; Б-2; Б-3; Б-4; Б-5; Б-0. Тот же порядок сохраняется и при использовании дробного индекса подгрупп, т.е.: А-1 Л; А-1.2; А-1.3; А-1.4; А-2.1; А-2.2 и т.д.

Буквенно-цифровой индекс, характеризуя физическое состояние, указывает, в каких видах специальной обработки нуждается данный документ и, следовательно, определяет приоритеты в проведении специальной обработки. Например: группа А — сложная реставрация; Б — простая реставрация; группа 1 — реставрация текста с уст­ранением причин химической или физической коррозии; группы 2, 3, 4 — фотореставрация разной степени сложности; группа 5 — про­стая реставрация.

Подробное описание групповых дефектов таблицы 4, их внеш­них признаков, а также вопросов диагностики дается в последующих разделах.