2.6 Учет расчетов с подотчетными лицами

Подотчетные лица – работники организации, которым выдаются подотчетные суммы на командировочные, хозяйственные расходы, закупку материальных ценностей и т.д.

Перечень лиц, которым выдаются деньги под отчет, и сроки, на которые выдаются суммы, утверждаются организацией самостоятельно.

Согласно порядку ведения кассовых операций, подотчетное лицо обязано отчитаться о произведенных командировочных расходах в течение пяти дней со дня возвращения из командировки.

Учет расчетов с подотчетными лицами организуется на активнопассивном счете 71.

Выдача (перечисление) денег под отчет отражается: Дебет 71 Кредит 50, 51.

Об израсходованных подотчетных суммах подотчетное лицо составляет авансовый отчет (форма АО-1), к которому прикладываются оправдательные документы, свидетельствующие о произведенных расходах.

Командировочные расходы, осуществляемые подотчетным лицом, отражаются по дебету затратных счетов в зависимости от цели командировки: Дебет 20,25,26,44… Кредит 71.

Если командировка связана с приобретением материальных ценностей

(экспедирование), командировочные расходы могут быть отражены: Дебет 07,08,10,15 Кредит 71. Эти обе записи выполняются на сумму без НДС.

Если в оправдательных документах, прилагаемых к авансовому отчету, НДС выделен отдельной строкой (счета гостиниц, ж/д, авиабилеты), то этот НДС принимается на учет: Дебет 19 Кредит 71.

При закупке материальных ценностей, если к авансовому отчету приложен кассовый и товарный чек, в котором не указана организацияпокупатель, то оприходование материальных ценностей отражается Дебет 10, 41 и др. Кредит 71, а если НДС выделен отдельной строкой то Дебет 19 Кредит 71.

Если подотчетное лицо закупает материальные ценности у поставщика за наличный расчет и поставщик выдает накладную и счет-фактуру, то на основании кассового чека, приложенного к авансовому отчету, отражается уплата поставщику Дебет 60 Кредит 71.

На основании накладной принимаются к учету приобретенные ценности без НДС: Дебет 10,41 и др. Кредит 60.

На основании счета-фактуры принимается к учету НДС: Дебет 19 Кредит 60.

Сопоставлением оборотов по дебету и кредиту счета 71 (по каждому подотчетному лицу) выявляется, либо подотчетное лицо произвело перерасход, либо не использовало всю подотчетную сумму.

Перерасход возмещается физическому лицу Дебет 71 Кредит 50, 51.

Если подотчетное лицо не использовало всю подотчетную сумму, то неиспользованный аванс подлежит возврату в кассу Дебет 50 Кредит 71.

Невозвращенные подотчетным лицом в установленные сроки суммы списывается Дебет 94 Кредит 71, и если эти суммы могут быть удержаны из заработной платы, то они отражаются Дебет 70 Кредит 94, а если не могут быть удержаны из зарплаты0 они отражаются Дебет 73-2 Кредит 94.

2.7 Учет расчетов с персоналом по прочим операциям

Учет расчетов с работниками по всем операциям, кроме оплаты труда и подотчетных сумм организуется на счете 73. Он имеет два субсчета: 73-1 «Расчеты по предоставленным займам», 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба».

При выдаче работнику займов предприятие делает запись: Дебет 73-1 Кредит 50, 51.

Если по займу предусматривается начисление процентов, то они начисляются: Дебет 73-1 Кредит 91-1.

Суммы предоставляемого займа могут быть удержаны из заработной платы работника: Дебет 70 Кредит 73-1, либо они вносятся в кассу или на расчетный счет: Дебет 50,51 Кредит 73-1.

На счете 73-2 учитываются расчеты по возмещению материального ущерба, причиненного работником организации в результате недостач и хищений денежных, товарно-материальных ценностей, произведенного брака, а также других видов ущерба.

При предъявлении виновному работнику недостачи к взысканию, на балансовую стоимость недостающих ценностей выполняется запись Дебет 73-2 Кредит 94, а если по рыночной стоимости, то на разницу между суммами, предъявленными к взысканию, и балансовой стоимости недостачи выполняется запись Дебет 73-2 Кредит 98-4.

Указанная разница списывается на прочие доходы по мере взыскания недостачи. Взыскание недостачи отражается: Дебет 50,70 Кредит 73-2, отнесение разницы на прочие доходы: Дебет 98-4 Кредит 91-1.

Предъявление материально-ответственным лицам к взысканию потерь от брака, допущенного в производстве, отражается: Дебет 73-2 Кредит 28.

Удержание этой суммы из зарплаты: Дебет 70 Кредит 73-2

Внесение стоимости брака в кассу: Дебет 50 Кредит 73-2.