14. Служебные совещания: классификация, цели и задачи.

Служебные (деловые) совещания – особая форма организации труда, имеющая определенную направленность и небольшую продолжительность. Наиболее распространены такие формы, как заседания, собрания и собственно совещания. Совещание – форма организации совместной деятельности работников одного или нескольких подразделений, которых приглашает менеджер для обсуждения того или иного вопроса, выработки или принятия решения. Заседание – форма работы постоянно действующего органа (комитет, коллегия, совет, комиссия) или группы. Собрание – совместное присутствие где-то, чем-то объединенных людей, обусловленное определенной целью.

Классифицируют совещания по разным признакам. Приведем наиболее известные.

С точки зрения цели их проведения различают совещания:

– вырабатывающие и принимающие решения;

– подводящие итоги (оценка ранее принятых решений, степени и качества их реализации);

– информационные – сбор, обмен и обобщение данных по конкретной проблеме, и выяснение взглядов участников на нее;

– оперативные – получение текущих сведений о состоянии дел, определение узких мест, принятие оперативных решений и постановка задач исполнителям;

– разъяснительные (инструктивные, ознакомительные), на которых менеджер стремится убедить участников в необходимости, правильности и своевременности его действий и решений;

– координационные – обеспечение взаимодействия подразделений;

– учебные (ознакомительные) – дают участникам определенные знания с целью повышения их информированности или квалификации;

– проблемные – проводятся с целью коллективной выработки путей и методов решения возникших проблем. По частоте проведения различают разовые, регулярные и периодические совещания. По количеству участников различают совещания в узком составе (3-5 человек), расширенные (10-20 чело- век), представительные (более 20 человек).

По составу участников совещания бывают:

– с фиксированным (постоянным) составом участников;

– с составом участников, определяемым целью и видом совещания;

– с регламентированным составом участников, определяемым нормативным актом;

– комбинированные (наиболее распространенные).

Решаемые вопросы на совещании могут быть случайными или регулярно повторяющимися, а их количество – фиксированным или неограниченным.

По форме подведения итогов совещания могут быть связанными или не связанными с принятием итогового документа. По принадлежности различают административные, научно-технические, совещания общественных организаций и объединенные совещания.

Совещания могут быть плановыми и внеплановыми.

Плановые совещания проводятся руководителем с установленной периодичностью, в одно и то же время, с определенным составом участников, часто с практически постоянной повесткой (итоги периода, определение задач на предстоящий период, распределение ресурсов и заданий, согласование взаимодействия). Планируются также совещания по важнейшим проблемам деятельности, требующие подготовки, присутствия представителей других организаций.

Внеплановые совещания проводят в случае возникновения непредвиденных, чрезвычайных ситуаций (изменения норм, объемов поставок, условий работы, срыв графиков, аварийных и чрезвычайных ситуаций). По способу проведения совещания могут быть диктаторскими, авторитарными, сегрегативными, дискуссионными и свободными.

Диктаторское совещание ведет и пользуется на нем правом голоса только менеджер. Он знакомит присутствующих со своими распоряжениями, своей точкой зрения, постановлениями или указаниями вышестоящих организаций. Информация принимается к сведению. Иногда разрешают задавать вопросы. Борьбы мнений нет. Количество участников не регламентировано.

Авторитарное совещание предусматривает вопросы менеджера и ответы на них участников совещания. По требованию или с разрешения менеджера могут быть выступления. Проводится при необходимости в короткие сроки принять определенное решение. Руководитель действует динамично, высказывает предложения, не добиваясь согласия участников. Ему важно лично убедиться в том, что его мысли правильны, что лучше предложений нет. Психологический климат в коллективе его не интересует. Количество участников ограничено. В такой форме может проводиться отчет участников перед менеджером. В случае несогласия с мнением руководите- ля сотрудник поневоле оказывается с ним один на один, что часто вызывает неприязнь к руководителю.

Сегрегативное (обособленное) совещание характерно тем, что менеджер сам определяет тех, кто должен выступить, то есть тех, кого он желает выслушать. Совещание носит псевдодискуссионный характер и неминуемо влечет за собой отрицательные последствия (раскол коллектива, чувство антипатии к руководителю и тем, кто удостоен чести быть выслушанным). Склонность менеджера к перечисленным способам проведения совещаний характеризует его как не очень компетентного и добросовестного руководителя.

Дискуссионное совещание – наиболее демократичный способ решения проблем организации при необходимости координации действий сотрудников или подразделений. Проводит совещание руководитель или избранный участниками председатель. Количество участников обычно не превышает 15 человек. Каждый свободно высказывает свои мысли, что повышает ответственность за выполнение принятых решений. Такой способ проведения совещаний позволяет открыто обговаривать любые взгляды, в том числе и точку зрения менеджера, способствует сплочению коллектива.

Свободное совещание (круглый стол) имеет место тогда, когда обмениваются мыслями работники, профессиональные обязанности которых связаны. Они проходят без повестки, председателя, решение не принимается.

Дискуссионные и свободные совещания целесообразно проводить в случаях, когда:

– достаточно времени, чтобы обсудить все предложения и точки зрения;

– принятое решение будет успешно выполнено лишь тогда, когда его признают все участники совещания;

– участники совещания хорошо понимают проблему и знают возможные варианты ее решения;

– существуют широкие разногласия и необходимо прийти к согласованному решению. На практике наиболее часто применяются совещания смешанного типа.

Работа по проведению различных видов совещаний состоит из трех основных этапов: подготовка, проведение и оформление результатов. Целесообразно детальнее рассмотреть такие две группы совещаний, как специальные и проблемные, поскольку они имеют свои специфические особенности.