7.2.4. Нормирование труда

Среди мер, направленных на рационализацию управленческого труда, определенное место занимает нормирование. Его непосредственной задачей является определение трудоемкости работ и необходимой для их выполнения численности работников.

Особенности управленческого труда заметно сужают возможности внедрения в практику норм и нормативов. С учетом специфики труда менеджера турфирмы представляется целесообразным выделить следующие виды норм: нормы управляемости; укрупненные нормативы численности (типовые штаты) аппарата управления; нормы времени и обслуживания.

В настоящее время многие нормы и нормативы носят лишь рекомендательный характер. Так, например, для руководителей норма управляемости (т.е. количество работников, находящихся в подчинении руководителя) колеблется от 7 – 9 чел. при решении сложных задач и 25 – 30 чел. – при типовых функциях.

7.2.5. Техническое обеспечение и механизация труда

Процесс рационализации управленческого труда основывается на сипользовании достижений науки и передового опыта, применении современных технических средств. К настоящему времени определились два основных направления в механизации и автоматизации управленческого труда: первое – внедрение современных электронно-вычислительных систем, разработка экономико-математических методов и моделей и использование их на основе АСУ; второе – применение организационной техники.

В зависимости от характера работы с информацией средства оргтехники можно объединить в следующие группы:

1) средства изготовления документов;

2) средства копирования и размножения документов;

3) средства обработки информации;

4) средства хранения, группировки и поиска документов;

5) средства передачи информации;

6) средства для счетных операций.

7.2.6. Создание благоприятных условий труда

Производительность и эффективность труда менеджера турфирмы находится в прямой зависимости от условий, в которых он трудится. При организации рабочего места руководителя туристской фирмы рекомендуется соблюдать ряд требований:

5. наличие отдельного кабинета площадью до 20 кв. м.;

6. удобство мебели;

7. наличие средств оргтехники;

8. создание благоприятных санитарно-гигиенических и эстетических условий.

Важное значение для сохранения высокой работоспособности менеджера имеют хорошая освещенность, оптимальная температура и влажность, отсутствие излишнего шума, рациональный режим труда и отдыха.

7.3. Организация личной работы руководителя

Организация личной работы илисамоменеджмент руководителя представляет собой целенаправленное и последовательное использование апробированных форм и методов работы в целях оптимального использования ресурса времени.

Как показывает практика, основными причинами нерационального (непроизводительного) расходования времени менеджерами турфирм являются недостаток опыта, образования и квалификации, неорганизованность, нерациональный распорядок дня, исполнение несвойственных функций, малая степень делегирования полномочий, неверно избранные приоритеты.

Работу по рационализации деятельности руководителя целесообразно начать с составления плана использования его рабочего времени. Можно привести следующие правила планирования личного времени:

• охватывать планом лишь 60% рабочего дня, оставляя 20% не решение непредвиденных проблем и 20% - на творческую деятельность, в том числе на повышение квалификации;

• планировать только такой объем работы, с которым можно реально справиться;

• обеспечивать гибкость планов;

• фиксировать в планах не только действия, но и ожидаемые результаты;

• устанавливать точные сроки и временные нормы для выполнения дел;

• отличать важное от срочного и избегать тирании срочных дел;

• постоянно пересматривать и корректировать планы;

• резервировать большие непрерывные периоды времени для решения крупных задач и короткие – для мелких вопросов;

• следить, чтобы на непродуктивную деятельность уходило как можно меньше времени;

• согласовывать свои планы с коллегами.

Планирование времени, отводимого на решение тех или иных задач, целесообразно осуществлять с учетом их рациональной очередности: сначала планируются дела с фиксированным сроком исполнения или требующие значительных затрат времени; далее планируется текущая работа и выполнение повседневных обязанностей; наконец, третье место в планах отводится второстепенным и эпизодическим делам.

В течение рабочего дня руководителю рекомендуется:

12. определять приоритеты в выполнении дел на основе важности и срочности;

13. всегда доводить до конца начатое дело;

14. не отвлекаться на решение внезапно возникших проблем;

15. избегать незапланированных импульсивных действий;

16. делать регулярно (после 1 часа работы) короткие паузы (до 10 мин) для отдыха;

17. объединять небольшие однородные задачи в блоки;

18. использовать незапланированные промежутки времени для подготовительной или рутинной деятельности;

19. зарезервировать для выполнения важных дел один спокойный («закрытый») час;

20. контролировать результаты работы, сравнивая намеченное в плане с реально выполненным;

21. учитывать естественный дневной ритм и колебания работоспособности;

22. составлять план на следующий день накануне вечером.

Рациональная организация работы менеджера предусматривает также его умение работать с информацией и прежде всего читать, вести деловую переписку и телефонные переговоры, проводить совещания и заседания и т.п.

Важное значение имеет организация приема посетителей и сотрудников. Для приема посетителей и своих сотрудников целесообразно установить часы приема для тех и других. Хорошим помощником руководителя в этом деле является секретарь, который должен и регулировать потоки посетителей и принимать входящие телефонные звонки и уметь работать с корреспонденцией, отсеивая малозначимую.

Для экономии времени, планирования и эффективной организации своей работы менеджеры турфирм могут использовать специальный инструментарий: дневник времени или ежедневник с системой таймирования, персональный «Фолифакс», систему «Тайм Менеджер», технические вспомогательные средства, включая персональные компьютеры, конторские ЭВМ, телексы, копировально-множительные машины, контрольные табло и др.

Рационализация работы менеджера позволит не только повысить эффективность его личной деятельности, но и создаст предпосылки для успешного руководства коллективом туристской фирмы.