13.2.1. Организация деловой беседы

Деловая беседа – это, как правило, непосредственный речевой контакт участников для обсуждения заранее запланированных проблем.

Работу по организации деловой беседы условно можно разделить на четыре этапа: формулирование цели, подготовка к беседе, непосредственно общение, завершение беседы.

Цель беседы. Чем конкретнее сформулирована цель деловой беседы, тем больше определенности в последующем. Цели, которые формулирует менеджер, могут быть самыми разными: разрешить спорный вопрос, прозондировать настроение, убедить собеседника в чем-либо, получить информацию, заключить соглашение, выработать совместные предложения и т.п.

Подготовка к беседепредусматривает:

• планирование времени общения;

• изучение участников, темы и ситуации;

• определение места общения и расстановку мебели;

• определение стратегии и тактики общения;

• выбор возможных вопросов, альтернатив, уточнение требуемого результата;

• подбор дополнительного материала и др.

Процесс беседы, как правило, включает:

• установление контакта;

• передачу и получение информации;

• аргументацию.

На этапе завершения беседы подводятся ее общие и частные итоги, выделяются нерешенные проблемы, намечается план дальнейших действий.

13.2.2. Организация делового совещания

Деловое совещание – это общепринятая форма управленческой деятельности, содержанием которой является совместная работа определенного количества сотрудников предприятия для выработки и принятия решения по заранее определенному вопросу. Совещание может проводиться также для того, чтобы довести до сотрудников какую-то информацию.

Если совещание проводится для сообщения какой-то информации, то количество его участников не имеет особого значения. Однако если совещание посвящено принятию решения, на него должно приглашаться не более двенадцати человек. Оптимальное число участников – 5-7 человек.

Технология организации и проведения делового совещания включает 3 основных этапа: подготовку совещания, проведение совещания, подведение итогов и принятие решения.

На этапе подготовки совещания:

1. определяется целесообразность его проведения;

2. формулируется повестка дня;

3. определяется состав участников;

4. определяется дата, время и место проведения совещания;

5. осуществляется информирование участников совещания о сроках и месте его проведения, теме и задачах;

6. при необходимости осуществляется подготовка доклада руководителя и проекта решения.

До начала совещания необходимо установить и оговорить регламентего проведения, а во время совещания – обеспечить ведение протокола.

Образец ведения протокола совещания Дата и время проведения …

Место проведения …

Присутствовали …

Отсутствовали …

Копии (кому):

Повестка дня:

1.

2.

3.

Тема (пункт повестки дня)

Обсудили (решили)

Выполнение решения возложено на … Срок исполнения …

Протокол является первичным официальным документом, на основании которого руководитель вправе требовать от сотрудников выполнения порученных им заданий. Если возникают какие-то разногласия, то протокол служит важным средством для прекращения споров, поскольку он содержит официальные записи обо всем, что происходило на совещаниях. К протоколу могут прилагаться тексты докладов и сообщений, сделанных в ходе совещания.

На завершающем этапе совещания подводятся итоги и принимается согласованное решение. Решение может приниматься двумя путями:

• специально избранная комиссия заранее готовит проект решения, который зачитывается (раздается) на совещании, и его участники вносят изменения, дополнения, после чего решение утверждается;

• председатель совещания подводит итоги обсуждения вопросов повестки дня и формулирует решение.

Выделяют следующие слагаемые эффективности проведения делового совещания:

1. создание благоприятных условий для коллективной работы и принятия группового решения;

2. обеспечение начала делового совещания в точно назначенное время;

3. проведение совещания в сжатые сроки;

4. формирование атмосферы непринужденности и деловитости;

5. эффективное ведение записей;

6. обеспечение активности всех участников совещания;

7. обсуждение особых мнений.