8.3.10. Контроль и регулирование хода реализации проекта

Во время реализации проекта необходимо осуществлять контроль соответствия плана проекта фактическому выполнению работ. Для этого следует сохранить разработанный план проекта.

Сохранение базового плана проекта осуществляется командой Сервис → Отслеживание → Сохранить базовый план.

Для ввода фактических данных о ходе реализации проекта используется таблица отслеживания задач проекта, которая вызывается командой Вид → Таблица: Отслеживание.

В таблице в полях Факт. начало и Факт. окончание указываются даты действительного начала и окончания работ по задаче, в поле % завершения – процент выполнения задачи, в поле Факт. длит. – продолжительность фактического выполнения задачи, в поле Ост. длит. – продолжительность времени, оставшегося до конца выполнения задачи, в поле Факт. затраты – фактические финансовые затраты по задаче, в поле Факт. труд – фактические трудовые затраты по задаче.

В MS Project для быстрого ввода данных о ходе выполнения работ по проекту имеется специальная панель инструментов – Отслеживание, которая выводится на экран одноименной командой в подменю Панели инструментов меню Вид.

Кнопка Статистика проекта панели инструментов Отслеживание предназначена для выявления расхождений между текущим и базовым планами.

Кнопка Обновить по графику позволяет ввести фактические данные о выполнении выделенной задачи проекта.

Кнопка Изменить график работ предназначена для переноса трудозатрат выделенной задачи на более поздний срок.

Кнопка Обновить задачи открывает диалоговое окно для ввода фактических данных о задаче.

Для анализа возможных последствий отклонения проекта от базового плана используется представление Диаграмма Гантта с отслеживанием.

8.4. Планирование и анализ проектов с использованием Project Expert

Пакет Project Expert является эффективным инструментом планирования и анализа проектов различного назначения, в том числе и инновационных. При помощи Project Expert можно осуществить следующее:

 провести обобщенный анализ бизнес-идеи;

 описать налоговое окружение и его возможное изменение во время реализации проекта;

 разработать инвестиционный план проекта;

 описать общие и прямые издержки проекта;

 определить потребности в финансировании и подобрать подходящую схему финансирования;

 получить аналитические финансовые таблицы (баланс, отчет о прибылях и убытках, отчет об использовании прибыли);

 рассчитать финансовые показатели проекта: показатели эффективности инвестиций (BP – период окупаемости, PI – индекс прибыльности, NPV – чистый приведенный доход, IRR – внутренняя норма рентабельности); показатели рентабельности, ликвидности и платежеспособности;

 провести анализ чувствительности показателей эффективности от изменения различных параметров проекта и факторов внешней среды;

 сформировать и напечатать финансовый отчет проекта.

После запуска программы Project Expert в появившемся окне, в меню Файл, необходимо выбрать команду Новый и в поля окна Новый проект ввести:

 название проекта;

 дату начала проекта;

 длительность проекта;

 имя файла, в котором будет сохранена информация о проекте.

Название должно быть кратким и отражать суть проекта.

Дата начала проекта должна соответствовать дате начала работ по реализации проекта. Необходимо обратить внимание, что задачи подготовительного этапа (анализ рынка, разработка бизнес-плана) не следует относить к работам по реализации проекта.

Длительность проекта – это период анализа проекта, который рекомендуется задать на полгода-год больше, чем предполагаемый (ожидаемый) срок окупаемости проекта.

В процессе работы над проектом необходимые команды могут быть активизированы несколькими способами: выбором в меню главного окна, щелчком по командной кнопке в панели инструментов главного окна или щелчком по командной кнопке, находящейся на одной из вкладок окна Содержание.

Команды вкладки Проект используются для ввода списка продуктов проекта, настройки отображения данных и расчета показателей проекта.

В результате нажатия на вкладке Проект кнопки Заголовок открывается окно Заголовок проекта, в котором можно изменить информацию о проекте, в том числе дату начала и длительность проекта.

Список продуктов. Каждый проект предполагает производство некоторого продукта или услуги. Для того чтобы задать продукты проекта, необходимо на вкладке Проект щелкнуть по кнопке Список продуктов и в поля появившейся таблицы для каждого продукта (услуги) ввести название продукта (услуги), единицу измерения и предполагаемую дату начала продаж.

Отображение данных. Вкладки окна Отображение данных используются для настройки отображения информации в диалоговых окнах и итоговых таблицах.

Масштаб. Данные в итоговых таблицах и диалоговых окнах, например объем сбыта, могут отображаться с различной степенью детализации. Для краткосрочных проектов характеристики проекта выводят помесячно, для длительных – первый год помесячно, второй – поквартально, далее – по годам.

По умолчанию данные в итоговых таблицах отображаются по месяцам.

Ставка дисконтирования. При расчете характеристик проекта (показателей эффективности) используется ставка дисконтирования, коэффициент, который отражает изменение стоимости денег во времени. Увеличение ставки дисконтирования ухудшает показатели эффективности проекта (делает проект для инвестора менее привлекательным), но вместе с тем дает более объективную картину. В качестве значения ставки дисконтирования можно принять величину процен-та по банковскому депозиту. Значение ставки дисконтирования следует ввести на соответствующей вкладке окна Настройка расчета.

Окружение. Вкладка Окружение позволяет описать окружение проекта, к которому при финансовом анализе проекта относят инфляцию, налоги и валюту.

Налоги. Все организации и граждане обязаны платить налоги. Перечень налогов и их ставки, правила уплаты регламентируются Налоговым кодексом Республики Беларусь и зависят от применяемой организацией системы налогообложения (общий режим, упрощенный режим, единый налог на вмененный доход). Список налогов и их ставки следует ввести в окне Налоги, которое появляется в результате выбора на вкладке Окружение команды Налоги.

Инфляция. Из-за инфляции затраты на материалы и комплектующие, коммунальные услуги, связь и транспорт, как правило, растут. В диалоговом окне Инфляция, которое появляется в результате выбора на вкладке Окружение соответствующей команды, можно задать, как будет меняться цена продукта, цена материалов и комплектующих, затраты на аренду, коммунальные услуги, связь, а также запланировать изменение зарплаты персонала.

Для того чтобы задать значения инфляции, надо сбросить флажок Использовать для всех объектов и ввести требуемые значения.

Инвестиционный план. Для реализации проекта необходимы средства. Вкладка Инвестиционный план используется для описания инвестиций – средств, необходимых для организации производства: строительства, закупки и монтажа оборудования и т. п. Для того чтобы приступить к разработке инвестиционного плана, следует выбрать вкладку Инвестиционный план и щелкнуть по кнопке Календарный план.

Календарный план. Окно Календарный план, которое появляется на экране в результате выбора на вкладке Инвестиционный план команды Календарный план, используется для составления инвестиционного плана проекта.

В верхней части окна Календарный план находится панель инструментов, командные кнопки которой используются для добавления в календарный план этапов, производств, а также для формирования структуры, связывания этапов, изменения масштаба отображения плана.

Этапы. В календарном плане отображаются инвестиционные затраты по проекту. Прежде всего, это затраты на строительство, ремонт и оборудование.

Процесс ввода этапов удобно разбить на два шага: сначала вводятся этапы и подэтапы (статьи расходов), затем – устанавливаются связи между этапами.

Этап – это статья расходов по проекту. Для того чтобы добавить в инвестиционный план этап, нужно щелкнуть по кнопке Добавить этап и в поля появившегося диалогового окна Редактирование этапа проекта ввести наименование этапа, его стоимость и длительность.

Редактирование этапа. Для того чтобы изменить информацию об этапе (например, изменить стоимость или длительность), нужно сделать щелчок правой кнопкой мыши на названии этапа и в появившемся меню выбрать команду Редактировать.

Удаление этапа. Для того чтобы удалить этап, надо сначала его выбрать (сделать щелчок на номере или названии этапа), затем – щелкнуть по кнопке Удалить. Команду Удалить можно также выбрать из меню, которое появляется в результате щелчка правой кнопкой мыши на номере или названии этапа.

Связи между этапами. Этапы проекта, как правило, связаны между собой. Если следующий должен (или может) быть начат только после окончания предыдущего, то такие этапы называются связанными.

При планировании связанных этапов дату начала задают только для первого этапа цепочки. Дату начала последующих этапов вычисляет Project Expert на основе данных в начале первого этапа цепочки и длительности предыдущих этапов. Если этап является первым этапом проекта, то дата начала этапа по умолчанию совпадает с датой начала проекта. Для того чтобы связать два этапа проекта, т. е. задать, что один этап должен начинаться по окончании другого, нужно щелкнуть по кнопке Связывание, установить указатель на номер первого этапа (шаг 1), нажать левую кнопку мыши и установить указатель на номер этапа, который должен быть выполнен после этапа, выбранного на первом шаге.

Иногда возникает необходимость разорвать (удалить) связь между задачами. Для того чтобы это сделать, нужно щелкнуть на кнопке Связывание, установить указатель мыши в строку этапа источника, нажать левую кнопку мыши и, удерживая ее нажатой, переместить курсор в строку этапа приемника, отпустить кнопку мыши. На экране появится окно Связь, в котором надо выбрать команду Удалить связь и щелкнуть по кнопке ОК.

Производство. Для того чтобы зафиксировать в календарном плане факт начала производства продукта (услуги), нужно добавить в календарный план производство. Производство – это этап проекта, сутью которого является производство продукта или услуги. Особенность производства, как этапа проекта, заключается в том, что производство начинается в указанный момент и заканчивается в момент окончания всего проекта, а стоимость производства определяется ценой и количеством производимой продукции.

Для того чтобы добавить в проект производство, необходимо щелкнуть по командной кнопке Производство, в появившемся окне выбрать наименование продукта (услуги) и задать дату начала производства.

Операционный план. Вкладка Операционный план используется для планирования производства, сбыта, расходов на персонал, общих расходов, затрат на приобретение материалов и комплектующих.

План по персоналу. Одной из важных составляющих проекта является персонал. Затраты на персонал могут составлять значительную часть общих затрат.

Персонал проекта принято делить на три категории: управление, производство, маркетинг.

Затраты на персонал планируются отдельно по каждой группе.

Это делается для того, что в документах, используемых для анализа проекта, в том числе и внешними экспертами, данные о затратах на персонал тоже разделены на соответствующие три группы. Для того чтобы определить расходы на персонал, следует на вкладке Операционный план выбрать команду План по персоналу и в появившемся окне План персонала, на соответствующих вкладках, ввести информацию о персонале проекта.

В зависимости от выполняемой работы, зарплата может выплачиваться ежемесячно или ежеквартально (премия). Периодичность выплаты задается при выбранном переключателе Периодические выплаты путем выбора элемента из соответствующего раскрывающегося списка.

Для того чтобы задать период выплаты, нужно выбрать один из переключателей: В течение всего проекта, В течение периода производства или В течение периода.

План производства. В окне План производства, которое становится доступным в результате выбора на вкладке Операционный план соответствующей команды, следует задать затраты на производство единицы продукта каждого вида.

Затраты на производство единицы продукта складываются из затрат на материалы и комплектующие, оплату работающего сдельно персонала и других расходов.

Затраты на материалы и комплектующие необходимо ввести на вкладке Материалы.

На вкладке График производства можно задать график производства продуктов проекта – количество единиц производимого продукта. Следует обратить внимание, что для услуг и продуктов, графики производства и продаж которых совпадают (сколько произвели, столько и продали), график производства можно не указывать, а задать Неограниченное производство.

План сбыта. Планирование сбыта выполняется в диалоговом окне План сбыта, которое становится доступным в результате выбора на вкладке Операционный план команды План сбыта. Планирование сбыта заключается в определении цены единицы продукта и количества единиц. Цену надо ввести в столбце Цена, объем – на вкладке Объем сбыта. Объем сбыта можно планировать по месяцам (на начальном этапе реализации проекта) или по кварталам. По умолчанию шаг планирования (масштаб) в таблице, отображаемой на вкладке Объем сбыта, соответствует масштабу, заданному в окне Отображение данных (вкладка Проект, команда Отображение данных). Для того чтобы изменить шаг планирования, нужно установить указатель мыши на таблицу сбыта, щелкнуть правой кнопкой мыши, из появившегося меню выбрать команду Масштаб и в появившемся окне Масштаб проекта выбрать требуемый масштаб (например, установить переключатель По месяцам). После того как будет установлен масштаб таблицы объема сбыта, в ячейки таблицы надо ввести планируемый объем сбыта для каждого продукта проекта.

Для ввода данных в ячейки вкладки Объем сбыта можно воспользоваться функцией быстрого ввода. Для того чтобы это сделать, надо щелкнуть по кнопке Быстрый ввод и в появившемся окне задать планируемый объем продаж и время, за которое предполагается выйти на это значение.

Финансирование. После того как будут составлены инвестиционный и операционный планы, можно приступить к разработке плана финансирования.

Проект может финансироваться за счет займа, акционерного капитала, дохода от инвестиций и из других источников.

Для того чтобы приступить к разработке плана финансирования, надо открыть вкладку Финансирование и щелкнуть по кнопке, соответствующей выбранному источнику финансирования.

В результате нажатия на вкладке Финансирование кнопки Займы открывается окно Кредиты. Для того чтобы определить необходимую сумму займа, нужно щелкнуть по кнопке Дефицит. Projecr Expert выполнит расчет проекта и на экране появится окно Дефицит наличных средств. В строке Дефицит наличности на конец периода нарастающим итогом отражается дефицит (недостаток) наличных средств.

Следует обратить внимание на то, что период максимального дефицита наличных средств (ячейка, в которой находится это значение, закрашивается красным цветом) не должен приходиться на конец реализации (анализа) проекта (справа от ячейки, закрашенной красным цветом, должны быть ячейки, закрашенные желтым цветом). Если период максимального дефицита приходится на конец проекта, это говорит о том, что проект не окупается: поступления от продаж продукта не перекрывают текущие расходы.

В этом случае надо проверить план продаж, план по персоналу, план производства и план общих расходов.

Максимальная сумма дефицита наличных средств является оценкой размера кредита, необходимого для финансирования проекта. После того как будет определена сумма кредита, в таблицу кредитов окна Кредиты нужно ввести название кредита (обычно это название кредитного учреждения), дату предоставления кредита (обычно она совпадает с датой начала реализации проекта), сумму кредита и его срок. Следует обратить внимание, что срок кредита должен быть таким, чтобы он был погашен за месяц до окончания проекта (если длительность проекта 12 месяцев и кредит берется в начале его реализации, то максимальный срок кредита – 11 месяцев).

Выплата процентов. Правило выплаты процентов по кредиту задается на вкладке Выплаты процентов. Величину ставки по кредиту надо ввести в поле Ставка. Если проценты по кредиту должны выплачиваться регулярно, то необходимо выбрать переключатель Регулярные и из раскрывающегося списка выбрать периодичность выплаты процентов. Обычно проценты по кредиту выплачивают ежемесячно.

Проценты по кредиту могут выплачиваться по определенной схеме. Для того чтобы задать схему выплаты процентов, следует выбрать переключатель Разовые, щелкнуть по кнопке Схема и в появившемся диалоговом окне Схема разовых выплат процентов задать схему выплаты процентов – указать сроки и суммы выплат.

Схема поступления кредитных ресурсов. Как правило, сразу вся сумма кредита в начале проекта не нужна. Кроме того, разделив большую сумму на несколько частей, можно существенно уменьшить выплаты процентов. Для того чтобы задать схему поступления кредита, необходимо на вкладке Поступления выбрать переключатель Разовые, щелкнуть по кнопке Схема и в появившемся диалоговом окне Схема разовых поступлений задать схему поступления частей кредита – указать сроки и суммы.

Схема возврата кредита. Определить схему возврата кредита можно на вкладке Возврат.

В зависимости от условия предоставления, кредит можно выплачивать в конце срока, регулярно (ежемесячно, ежеквартально, раз в полгода, раз в год) или по определенной схеме – разовыми платежами.

Наиболее распространена схема предоставления кредита с регулярной выплатой равными частями. Этой схеме соответствует установленный переключатель Регулярно.

Если сумма кредита определена правильно, то не должно быть дефицита наличных средств на всем протяжении проекта – во всех ячейках строки Баланс наличности на конец периода таблицы Дефицит наличных средств должны быть положительные числа, а график дефицита наличных средств должен быть выше горизонтальной оси.

Распределение прибыли. Часть прибыли, полученная в результате реализации проекта, может быть направлена на выплату дивидендов акционерам проекта, часть – на формирование резервов. Описание схемы распределения прибыли вводят в диалоговое окно Распределение прибыли, которое появляется в результате выбора на вкладке Финансирование команды Распределение прибыли.

Результаты. Вкладка Результаты содержит команды, используя которые можно увидеть различные характеристики проекта, сформировать и напечатать отчет – итоговые таблицы.

Команда Прибыли-убытки позволяет увидеть таблицу, в которой отражены прибыли и убытки проекта.

Команда Кэш-фло позволяет увидеть таблицу, в которой отражены денежные потоки проекта.

Отчет. Отчет – это совокупность таблиц, которые содержат подробную информацию о проекте. В результате выбора на вкладке Результаты команды Отчет появляется окно Список отчетов, в котором отображается список отчетов, сформированных для данного проекта (вначале он пустой). Для того чтобы создать отчет, следует щелкнуть на кнопке Добавить и в появившемся списке выбрать тип отчета – Стандартный. Затем в следующем окне Стандартный отчет нужно задать наименование отчета и выбрать элементы (таблицы), которые следует включить в отчет.

Анализ проекта. Команды вкладки Анализ проекта позволяют выполнить всесторонний анализ проекта.

Финансовые показатели. В результате щелчка на кнопке Финансовые показатели выполняется расчет и в появившемся окне отображаются финансовые показатели проекта.

Эффективность проекта. Эффективность инвестиций в проект можно оценить путем анализа значений показателей эффективности инвестиций. При расчете показателей эффективности инвестиций используется ставка дисконтирования – коэффициент, используемый для оценки эффективности вложений. Ставка дисконтирования выбирается (рассчитывается) на основе информации о требуемой минимальной доходности проекта, темпе инфляции и рисках проекта. Расчет показателей эффективности инвестиций выполняется в результате щелчка по кнопке Эффективность инвестиций.

Полученные значения показателей позволяют оценить инвестиционную привлекательность проекта. Проект считается привлекательным, если чистый приведенный доход положительный (NPV > 0), внутренняя норма рентабельности (IRR) больше ставки дисконтирования (не ниже требуемой нормы рентабельности, значение которой определяется инвестиционной политикой компании), индекс прибыльности больше единицы (PI > 1).

Анализ чувствительности. Одной из задач анализа проекта является – определение предельных значений отклонения параметров проекта от заданных значений, при которых проект остается эффективным (анализ чувствительности показателей эффективности к изменению параметров проекта). В качестве анализируемого показателя обычно выступает NPV (чистый приведенный доход) или PB (период окупаемости), а в качестве параметров – параметры, оказывающие на эти показатели наибольшее влияние (объем сбыта, цена сбыта, прямые расходы и др.).

Для того чтобы выполнить анализ чувствительности показателей эффективности проекта, следует на вкладке Анализ проекта сделать щелчок по кнопке Анализ чувствительности и в появившемся окне выполнить следующее:

 выбрать анализируемый параметр (например, NPV);

 выбрать Вариации выбранных параметров;

 в списке параметров выбрать параметры, влияние изменения которых анализируется (после выбора каждого параметра нужно нажимать кнопку Добавить);

 задать интервал отклонения (изменения) параметра: диапазон (от и до) и шаг;

 щелкнуть по кнопке Пересчет (программа вычислит значение выбранного показателя при различных значениях параметров и отобразит результат в таблице).

Результат анализа может быть представлен графически. Для того чтобы получить график зависимости значения показателя эффективности от выбранных параметров, необходимо в окне Анализ чувствительности выделить строки, в которых находятся данные (установить указатель мыши в ячейку, в которой находится название параметра, нажать левую кнопку и, удерживая кнопку нажатой, переместить указатель в ячейку, в которой находится название другого параметра), и нажать кнопку График. В результате на экране появится график зависимости значения показателя эффективности проекта от значения выбранных параметров.

Точка пересечения линии, изображающей значения параметра, с горизонтальной осью соответствует предельному значению отклонения параметра от текущего значения, при котором проект остается эффективным.

Анализ безубыточности. Целью анализа безубыточности является определение минимального объема сбыта, при котором проект становится рентабельным.

Перед тем как приступить к анализу безубыточности, необходимо убедиться, что на вкладке Детализация окна Настройка расчета, которое становится доступным в результате нажатия на вкладке Проект кнопки Настройка расчета, установлен переключатель Разнесение издержек. Затем нужно задать схему (правило) распределения общих расходов между продуктами проекта. Для этого необходимо щелкнуть по кнопке Разнесение издержек и в появившемся окне сначала выбрать категорию издержек (например, аренда), затем указать долю суммы затрат выбранной категории, которую следует отнести на каждый из продуктов.

После этого можно выполнить расчет точки безубыточности – сделать щелчок по кнопке Анализ безубыточности, в появившемся окне выбрать шаг анализа (месяц, квартал или год) и щелкнуть по кнопке Пересчет. В результате в ячейках таблицы появятся значения, показывающие, сколько единиц продукции в каждый период надо продать, чтобы проект был безубыточным в этот период.

Для того чтобы увидеть график безубыточности, надо выбрать период (ячейку таблицы, в которой есть число) и щелкнуть по кнопке Показать.