7.3. Класифікація документів

Для оформлення різноманітних господарських операцій, що здійснюються на підприємствах, використовують різні за своєю формою і змістом документи. Правильному складанню і вико­ристанню документів в обліку допомагає їх класифікація — поділ на групи за певними відмітними ознаками.

За призначенням документи поділяють на: розпорядчі, вип­равдні (виконавчі), бухгалтерського оформлення і комбіновані.

Розпорядчими називають документи, які містять розпоряд­ження (наказ, завдання) на здійснення господарської операції. До них належать чеки на одержання грошових коштів у банку, платіжні доручення банку на перерахування коштів, довіреності на отримання матеріальних цінностей та ін. Проте, розпорядчі документи не підтверджують факту здійснення операції, а тому не служать підставою для відображення їх в обліку.

Виправдними (виконавчими) називають документи, які підтверджують факт здійснення господарської операції (тобто містять дані про її виконання), а тому служать обгрунтуванням для облікових записів. До них належать виписки банку з поточ­ного або іншого рахунка підприємства, акти, квитанції, аван­сові звіти та ін. Для виконавців (банків, матеріально відповідальних осіб тощо) вони є виправданням у використанні коштів або матеріальних цінностей.

Документи бухгалтерського оформлення складаються сами­ми працівниками бухгалтерії на підставі відповідних виправд­них документів або даних поточного обліку для технічної підготовки облікових записів. До таких документів належать меморіальні ордери, бухгалтерські довідки, розрахунки (напри-

154

клад, відомості нарахування амортизації основних засобів, роз­поділу загальновиробничих витрат, звітні калькуляції та ін.). Документи бухгалтерського оформлення самостійного значен­ня не мають, вони не відображають безпосередньо господарсь­кої операції; їхнє призначення полягає в технічній підготовці облікових записів.

155

У практиці обліку на підприємствах документи розпорядчі, виправдні і бухгалтерського оформлення окремо застосовують­ся рідко. Найчастіше застосовують документи, які поєднують у собі ознаки всіх трьох видав документів. Документи, які за своїм призначенням виконують функції двох і навіть трьох доку­ментів (розпорядчих, виконавчих і бухгалтерського оформлен­ня), називають комбінованими. До них належать прибуткові і видаткові касові ордери, лімітно-забірні карти, наряди на вико­нання робіт та ін. Так, видатковий касовий ордер, переданий для виконання касиру, є розпорядчим документом; після того як касир видасть гроші, а одержувач розпишеться на ордері в їх отриманні, цей документ є виправдним; нарешті, після зазна­чення на цьому ордері кореспондуючих рахунків він виконує функції документа бухгалтерського оформлення.

Використання комбінованих документів сприяє повноті і на­очності обліковуваних операцій, спрощує і поліпшує викорис­тання документів у процесі їх опрацювання, зменшує кількість самих документів.

За порядком складання документи поділяють на первинні і зведені. Первинні документи складають в момент здійснення господарської операції (прибуткові і видаткові касові ордери, накладні на здачу продукції на склад, акти на приймання робіт та ін.). Зведені документи складають на підставі однорідних первинних документів шляхом групування і узагальнення їхніх показників (звіти касира, авансові звіти, відомості розподілу заробітної плати та ін.). Такі документи мають велике значення для систематизації і скорочення обсягу облікових записів.

За способом охоплення операцій документи поділяють на разові і накопичувальні. Разові документи використовують для оформлення однієї або кількох операцій, які записують до до­кумента одночасно. Відразу після складання разові документи можуть бути підставою для бухгалтерських записів. До разових належать більшість первинних документів (чеки, касові ордери, вимоги, накладні, акти тощо), а також значна кількість зведе­них документів (звіти касира, виписка банку з рахунка підприємства та ін.). Відмітною особливістю цих документів є одноразове їх використання для початкової реєстрації госпо­дарських операцій.

Накопичувальні документи використовуються для оформлен­ня однорідних господарських операцій, які систематично пов­торюються і накопичуються в міру їх здійснення протягом пев­ного періоду — тижня, декади, місяця (лімітно-забірні карти, відомості випуску готової продукції із виробництва, багато­денні наряди та ін.). На відміну від разових накопичувальні до­кументи використовуються для облікових записів тільки після того, як в них записано останню операцію і підведено підсумок всіх записів. На с.157 наведено лімітно-забірну карту (нако­пичувальний документ).

Використання накопичувальних документів має велике зна­чення для скорочення облікових записів і є одним із важливих засобів раціоналізації обліку. Проте їхнє використання можли­ве тільки тоді, коли не вимагається щоденне відображення гос­подарських операцій в обліку.

За місцем складання документи поділяють на внутрішні (що складаються на самому підприємстві) і зовнішні (що надходить від інших підприємств і організацій), а за способом складання — на документи, що складаються вручну■, і документи, що склада­ються за допомогою обчислювальної техніки.

156

ВО "Темп" .

Начальник планового відділу А.Романов Начальник цеху Д.Прокопенко Завідуючий складом В. Савченко

Розглянуту класифікацію документів можна узагальнити за такою схемою (с. 158).

Із загальної характеристики документів видно, що кожен до­кумент належить водночас до різних класифікаційних груп. Так, акт приймання-передачі основних засобів є матеріальним документом і разом з тим виконавчим, первинним, разовим і внутрішнім; рахунок-фактура постачальника — виправдний, разовий, зовнішній; видатковий касовий ордер — комбінова­ний, первинний, разовий і внутрішній та ін.

Класифікація документів за розглянутими ознаками дає змогу правильно зрозуміти їх зміст, призначення і використан­ня для відображення господарських операцій підприємств і організацій.

157

158