11. Сучасні організаційно-економічні іс

Тому що існують різні інтереси, особливості і рівні в організації, існують різні види інформаційних систем. Ніяка єдина система не може цілком забезпечувати потреби організації у всій інформації. Організацію можна розділити на рівні: стратегічного, управлінський, знання й експлуатаційний; і на функціональні області типу продажу і маркетингу, виробництва, фінансів, бухгалтерського обліку і людських ресурсів. Системи створюються щоб обслужити ці різні організаційні інтереси. Різні організаційні рівні обслуговують чотири головних типи інформаційних систем: системи з експлуатаційним рівнем, системи рівня знання, системи рівня керування і системи зі стратегічним рівнем.

Системи експлуатаційного рівня підтримують керуючих операціями, стежать за елементарними діями організації типу продажу, розрахунків, платежів. Основна мета системи на цьому рівні полягає в тому, щоб відповісти на звичайні питання і проводити потоки транзакцій через організацію. Щоб відповідати на ці види питань, інформація взагалі повинна бути легко доступна, оперативна і точна.

Системи рівня знання підтримують працівників знання й оброблювачів даних в організації. Ціль систем рівня знання полягає в тому, щоб допомогти інтегрувати нове знання в бізнес і допомагати організації керувати потоком документів. Системи рівня знання, особливо у формі робочих станцій і офісних систем, які сьогодні найбільше розвиваються додатками в бізнесі.

Системи рівня керування розроблені, щоб обслуговувати контроль, керування, прийняття рішень і адміністративні дії середніх менеджерів. Вони визначають, чи добре працюють об'єкти, і періодично сповіщають про це. Наприклад, система керування переміщеннями повідомляє про переміщення загальної кількості товару, рівномірності роботи торговельного відділу і відділу, що фінансує витрати для службовців у всіх розділах компанії, відзначаючи, де фактичні витрати перевищують бюджети.

Деякі системи рівня керування підтримують незвичайне прийняття рішень. Вони мають тенденцію зосередитися на менш структурних рішеннях, для яких інформаційні вимоги не завжди ясні.

Системи стратегічного рівня – це інструмент допомоги керівникам вищого рівня, що підготовляють стратегічні дослідження і тривалі тренди у фірмі й у діловому оточенні. З основне призначення – приводити у відповідність зміни в умовах експлуатації з існуючою організаційною можливістю.

Інформаційні системи можуть також бути диференційовані функціональним образом. Головні організаційні функції типу продажу і маркетингу, виробництва, фінансів, бухгалтерського обліку і людських ресурсів обслуговуються власними інформаційними системами. У великих організаціях підфункції кожної з цих головних функцій також мають власні інформаційні системи. Наприклад, функція виробництва могла б мати системи для керування запасами, керування процесом, обслуговування заводу, автоматизованої розробки і матеріального планування вимог.

Типова організація має системи різних рівнів: стратегічного, управлінського, рівня знань і експлуатаційного для кожної функціональної області. Наприклад, комерційна функція має комерційну систему на експлуатаційному рівні, щоб здійснювати запис щоденних комерційних даних і обробку замовлення. Система рівня знання формує на основі неформальних підходів відповідні висновки про процеси, що аналізуються. Системи управлінського рівня відслідковують щомісячні комерційні дані всіх і формують дані про ринки, де продаж перевищує очікуваний рівень або падає нижче очікуваного рівня. Система прогнозу формує комерційні тренди протягом п'ятирічного періоду – обслуговує стратегічний рівень.

Шість головних типів систем. Розглянемо визначені категорії систем, що обслуговують кожен організаційний рівень і їхнє значення в організації. Таблиця 1 показує визначені типи інформаційних систем, що відповідають кожному організаційному рівневі.Організація може мати: виконавчі системи підтримки виконання рішень– Executive Support Systems (ESS) на стратегічному рівні; керуючі інформаційні системи – Management Information Systems (MIS); системи підтримки прийняття рішень – Decision Support Systems (DSS) на управлінському рівні; системи знання – Knowledge Work Systems (KWS); системи автоматизації діловодства – Office Automation Systems (OAS); системи діалогової обробки запитів – Transaction Processing Systems (TPS) на експлуатаційному рівні.

Таким чином, типові системи в організаціях служать для того, щоб допомогти службовцям або менеджерам на кожнім рівні – у реалізації функцій виробництва, продажу і маркетингу, фінансів, бухгалтерського обліку і управління ресурсами.

Кожна система може мати компоненти, що використовуються різними організаційними рівнями або одночасно декількома. Секретар може знаходити інформацію відносно MIS, середній менеджер може мати потребу в даних аналізу з TPS.

Усередині кожного з цих рівнів прийняття рішень дослідники класифікують рішення як структуровані і неструктуровані.

Неструктуровані рішення – ті, у яких приймаюче рішення повинне забезпечити судження, оцінку і проникнення в прикладну область. Кожне з цих рішень оригінально, важливо, не має аналогів або розробленої методики для їхнього прийняття.

Шість головних типів організаційно-економічних інформаційних систем.

Типи систем

Системи стратегічного рівня

1. Виконавчі системи (ESS)

5-річний ппрогноз продажів

5-річне оперативне планування

5-річне пророкування бюджету

Планування прибутку

Планування особового складу

Системи управлінського рівня

2. Керуючі інформаційні системи (MIS)

Керування збутом

Контроль інвентарю

Щорічний бюджет

Аналіз капіталовкладення

Аналіз переміщень

3. Системи підтримки прийняття рішень (DSS)

Комерційний аналіз регіону

Планування виробництва

Аналіз витрат

Аналіз рентабельності

Аналіз вартості контрактів

Системи рівня знання

4.Системи напрацювань знаннь (KWS)

АРМи проектувальників

Графічні робочі станції

Управлінські робочі станції

Системи експлуатаційного рівня

5.Системи автоматизації діловодства (OAS)

Текстові редактори

Створення зображень

Електронні календарі

6.Системи діалогової обробки запитів (TPS)

Машинна обробка

Торгівля цінними паперами

Платіжні відомості

Винагороди

Відстеження наказів

Планування діяльності підприємств

Платежі

Навчання і розвиток

Відстеження процесів

Переміщення матеріалів

Регулювання грошових операцій

Дебіторська за посада

Збереження звітів службовців

Продаж і маркетинг

Виробництво

Фінанси

Бухгалтерія

Управління ресурсами

Структуровані рішення, навпаки, є повторювані і звичайними і мають визначену процедуру для їхнього прийняття, щоб вони не розглядалися щораз, як нові.

Деякі рішення слабоструктуровані; у таких випадках тільки частина проблеми має чітку відповідь і забезпечена відповідно до прийнятої процедури.

Експлуатаційний персонал керування досить добре вирішує структуровані проблеми. Стратегічні планувальники займаються зовсім не структурованими проблемами. Багато хто з проблем, з якими зіштовхуються працівники знання, також досить неструктуровані. Однак кожен рівень організації містить і структуровані, і неструктуровані проблеми.

Системи діалогової обробки запитів (TPS). Системи діалогової обробки запитів – основні ділові системи, що обслуговують експлуатаційний рівень організації. Система діалогової обробки запитів – комп'ютеризована система, що виконує і розраховує рутинні транзакції, необхідні для проведення бізнесу. Приклади – комерційні розрахунки продажів, системи бронювання місць у готелі, платіжна відомість, збереження звітів службовців і відвантаження.

На експлуатаційному рівні задачі, ресурси і мети визначені і високоформалізовані. Наприклад, рішення про надання кредиту клієнтові приймається керуючим нижчого рівня відповідно до визначених критеріїв. Єдино, що повинно бути визначене – чи відповідає клієнт критеріям.

Системи роботи знання й автоматизації діловодства. Системи роботи знання (KWS) і системи автоматизації діловодства (OAS) обслуговують інформаційні потреби на рівні знань організації. Системи роботи знання допомагають працівникам знання, у той час як системи автоматизації діловодства, насамперед, допомагають оброблювачам даних.

Узагалі, працівники знання – це люди, що володіють ученими ступенями, що часто мають такі професії, як інженер, лікар, адвокат і вчені. Їхня робота складається насамперед у створенні нової інформації і знання. Системи роботи знання типу наукових або інженерних робочих станцій (місць), а також автоматизованих робочих місць (АРМ) сприяють створенню нових знань і гарантують, що нові знання і технічний досвід належним образом інтегруються в бізнес.

Оброблювачі даних звичайно мають менше утворення і ближче до обробки, чим до створення інформації. Вони складаються насамперед із секретарів, бухгалтерів або менеджерів, чия робота повинна головним чином використовувати або поширювати інформацію. Системи автоматизації діловодства – інформаційні додатки технології, розроблені, щоб збільшити продуктивність праці оброблювачів даних в офісі.

Керуючі інформаційні системи (MIS). Керуючі інформаційні системи обслуговують управлінський рівень організації, забезпечуючи менеджерів доповідями, у деяких випадках з інтерактивним доступом до поточної роботи організації й історичних звітів. Звичайно вони орієнтуються майже винятково на внутрішні, що не відносяться до навколишнього середовища результати. MIS насамперед обслуговують функції планування, керування і прийняття рішень на управлінському рівні. MIS підсумовують результати і доповідають щодо основних дій компанії.Характеристика керуючих інформаційних систем.

УІС підтримують структуровані і слабоструктуровані рішення на експлуатаційному й управлінському рівнях. Вони також корисні для планування штату головних менеджерів.

УІС орієнтовані для звітів і контролю. Вони розроблені, щоб допомагати забезпечувати поточний облік дій.

Покладаються на існуючі загальні дані і потоки даних.Мають небагато аналітичних можливостей.Допомагають у прийнятті рішень, використовуючи минулі і дійсні дані.Відносно негнучкі.Мають скоріше внутрішню, чим зовнішню орієнтацію.Інформаційні вимоги відомі і стійкі.Часто вимагають довгого аналізу і проектування процесу.

MIS звичайно обслуговують менеджерів, зацікавлених у щотижневих, щомісячних і щорічних результатах. Ці системи взагалі негнучкі і мають небагато аналітичних можливостей. Більшість MIS використовують просту сталу практику типу резюме і порівняння на противагу складним математичним моделям і статистичним методам.

Системи підтримки прийняття рішень (DSS). У 70-і роки ряд компаній почав розвивати інформаційні системи, що зовсім відрізнялися від традиційних MIS-систем. Ці нові системи були меншими, інтерактивними і були розроблені з метою допомогти кінцевим користувачам використовувати дані і моделі, щоб вирішувати слабоструктуровані і неструктуровані проблеми. У 80-і роки ці системи були використані для груп і цілих організацій.

Ці системи названі системами підтримки прийняття рішень (DSS). Як ми відзначали раніше, системи підтримки прийняття рішень допомагають прийняттю рішень керування, поєднуючи дані, складні аналітичні моделі і зручне для користувача програмне забезпечення в єдину могутню систему, що може підтримувати слабоструктуровані і не структуроване прийняття рішень. DSS знаходяться під керуванням користувача від початку до реалізації і використовуються щодня.

Основна концепція DSS – дати користувачам інструментальні засоби, необхідні для аналізу важливих блоків даних, використовуючи легкокеровані складні моделі гнучким способом. DSS розроблені, щоб надати можливості, а не просто, щоб відповісти на інформаційні потреби.

Мається істотне розходження між структурованими, неструктурованими і частково структурованими рішеннями. Структуровані проблеми повторювані і звичайні, для них забезпечують рішення відомі алгоритми. Неструктуровані проблеми оригінальні і незвичайні, для них не мається ніяких алгоритмів для рішення: кожний знаходить свою відповідь. Частково структуровані проблеми знаходяться між структурованими і неструктурованими проблемами. DSS розроблені, щоб підтримувати слабоструктуровані і неструктурований прикладний аналіз.

Прийняття рішень включає чотири стадії: розпізнавання, проект, вибір і реалізація. DSS призначені, щоб допомагати проектувати, оцінювати альтернативи і контролювати процес реалізації.

Помилково думати, що рішення приймаються у великих організаціях тільки окремими особистостями. Фактично більшість рішень приймається колективно. У великій організації прийняття рішень власне кажучи груповий процес, і DSS можуть бути розроблені, щоб полегшити прийняття рішень групою.

Виконавчі системи (ESS). Старші менеджери використовують клас інформаційних систем, які називають виконавчими системами підтримки прийняття рішень (ESS), що обслуговують стратегічний рівень організації. Вони орієнтовані на неструктуровані рішення і проводять системний аналіз навколишнього середовища краще ніж будь-які прикладні і специфічні системи. ESS розроблені, щоб сформувати дані щодо зовнішніх результатів типу нових податкових законів або конкурентів, але вони також вибирають узагальнені дані з внутрішніх систем типу MIS і DSS. Вони фільтрують, стискають і виявляють критичні дані, скорочуючи час і зусилля, необхідні для одтримання інформації, корисної для керівників. ESS використовують найбільш просунуте графічне програмне забезпечення і можуть поставляти графіки і дані з багатьох джерел негайно в офіс старшого менеджера або в зал засідань.

На відміну від інших типів інформаційних систем ESS не призначені для рішення визначених проблем. Замість цього ESS забезпечують узагальнені обчислення і передачу даних, що можуть застосовуватися до набору проблем, що змінюється. ESS мають тенденцію використовувати менша кількість аналітичних моделей, чим DSS.ESS допомагають знайти відповіді на наступні питання:У якому бізнесі ми повинні бути?Що роблять конкуренти?Які нові придбання захистили б нас від циклічних ділових коливань?Які підрозділи ми повинні продати, щоб збільшити готівка?

ESS складається з робочих станцій з меню, інтерактивною графікою і можливостями зв'язку, яким можуть бути доступні історичні і конкурентноздатні дані з внутрішніх систем і зовнішніх баз даних. Тому що ESS розроблені, щоб використовуватися старшими менеджерами, що часто мають небагато прямих контактів з машинними інформаційними системами, ESS мають легкий у використанні інтерфейс.

Зв'язок систем. Схема 4. пояснює, як різні типи системи в організаціях зв'язані один з одним. TPS – звичайно головне джерело даних для інших систем, у той час як ESS насамперед одержувач даних із систем нижчого рівня. Інші типи систем можуть також обмінюватися даними один з одним. Але скільки їх може бути або як ці системи повинні бути об'єднані? Це дуже важке запитання. Найкраще мати деякий рівень інтеграції, щоб інформація могла легко переміщатися серед різних частин організації. Але інтеграція коштує грошей, і об'єднання багатьох різних систем надзвичайно трудомістке. Кожна організація повинна зважити потреби в інтегруючих системах проти труднощів установки великомасштабної інтегрованої системи. Не існує ніякого одного правильного рівня інтеграції, або централізації.