Тема 8. Контролювання як загальна функція менеджменту зовнішньоекономічної діяльності

КОНТРОЛЮВАННЯ зовнішньоекономічної діяльності – це вид управлінської діяльності щодо забезпечення процесу, з допомогою якого керівництво організації визначає, наскільки правильні його управлінські рішення у сфері зовнішньоекономічної діяльності, а також потребу у здійсненні певних коректив. Основними завданнями контролю є забезпечення досягнення цілей і місії організації, виявлення відхилень та недоліків, уникнення нагромадження та повторення помилок, мінімізація втрат, подолання складних організаційних проблем тощо. Об'єктивність і необхідність контролю як функції менеджменту зовнішньоекономічної діяльності визначаються дією таких факторів:

• складність технологічних процесів в організації;

• невизначеність середовища (зміна законів, політики, структури організації, технології, ринку, складу і кваліфікації працівників організації тощо);

• динамізм науково-технічного розвитку;

• небезпека виникнення кризових ситуацій;

• особливості глобалізації;

• доцільність підтримки успіху організації;

• тиск з боку конкурентів;

• боротьба за ринки збуту товарів тощо.

Ціллю контролю зовнішньоекономічної діяльності, згідно з позицією західних фахівців, є сприяння тому, щоб фактичні результати найбільше відповідали очікуваним.

Вивчення та узагальнення літературних джерел дозволяє класифікувати контроль зовнішньоекономічної діяльності за різними ознаками:

1. За змістом виділяють: фінансовий, виробничий, операційний, маркетинговий та ін. контроль.

2. За етапами здійснення виробничо-господарської діяльності: попередній, поточний та заключний види контролю. Взаємозв’язки між цими видами контролю представлені на рис. 8.1.

Рис. 8.1. Взаємозв'язки між попереднім, поточним та заключним контролем зовнішньоекономічної діяльності

Попередній контроль зовнішньоекономічної діяльності (здійснюється на вході в систему організації) реалізується через правила, процедури, поведінку тощо. Його основні важелі закладені в процесі реалізації таких функцій менеджменту, як планування, організування, мотивування і регулювання. Цей вид контролю використовується щодо ресурсів: людських (трудових), матеріальних, фінансових, інформаційних, енергетичних тощо.

Поточний контроль зовнішньоекономічної діяльності реалізується у самій системі-організації у процесі виробничо-господарської діяльності і відрізняється таким:

• носить характер управлінської необхідності;

• має ціль та охоплює конкретні робочі місця;

• використовує зовнішні ресурси, які перетворює в ресурси для внутрішнього споживання організації;

• націлюється на усі види діяльності організації.

При заключному контролі зовнішньоекономічної діяльності (здійснюється на виході із системи) зворотний зв'язок використовується після виконання роботи. Він необхідний для врахування організацією можливих майбутніх ситуацій, з якими буде мати справу організація, а також для забезпечення мотивації (наприклад, при оплаті праці, преміюванні тощо).

Характеристика кожного виду контролю за видами ресурсів представлена у табл. 8.1.

3. За рівнем централізації управління контролем виділяють централізований та децентралізований контроль зовнішньоекономічної діяльності.

Централізований контроль зовнішньоекономічної діяльності має такі характеристики:

• наявність спеціалізованих контрольних служб;

• використання суворих правил, інструкцій, жорстких нормативів;

• вплив “зверху до низу”;

• закритість інформації про контроль.

Децентралізований контроль зовнішньоекономічної діяльності характеризується таким:

• базується на соціальних нормах, цінностях, традиціях та корпоративній культурі;

• акцентування уваги на самоконтролі та внутрішньогруповому контролі, що здійснюється на засадах соціальної взаємодії;

• прозорість інформації про цілі, засоби, терміни проведення контролю;

• забезпечення двостороннього впливу.

4. За рівнем охоплення контролем об’єктів виділяють суцільний, вибірковий та разовий контроль зовнішньоекономічної діяльності.

Суцільний контроль зовнішньоекономічної діяльності передбачає послідовну перевірку усієї сукупності підконтрольних об’єктів (ресурси, продукція, операції, роботи тощо).

Вибірковий контроль зовнішньоекономічної діяльності здійснюється лише відносно окремих об’єктів з усієї однорідної сукупності (наприклад, перевірка роботи лише гальванічного цеху).

Разовий контроль зовнішньоекономічної діяльності проводиться під впливом чинників, що випадково або несподівано виникають у процесі виробничо-господарської діяльності (наприклад, проведення інвентаризації у коморах після виявлення крадіжок).

Таблиця 8.1

Характеристика попереднього, поточного та заключного контролю зовнішньоекономічної діяльності в організації

Види ресурсів	Характеристика процесу контролю щодо кожного виду ресурсів
ПОПЕРЕДНІЙ КОНТРОЛЬ
Трудові	Реалізується в організації за рахунок аналізу ділових та професійних навичок претендентів на роботу в організації, кваліфікації, рис особистого характеру, які задовольняють організацію та необхідні для виконання певних робіт. При цьому встановлюється мінімальний рівень вимог до працівників, який стосується професійної освіти, досвіду роботи, навичок тощо.
Інформаційні	Зовнішня та внутрішня інформація, яка надходить з усіх можливих інформаційних каналів, перевіряється на достовірність та об’єктивність. Для цього формується система збору, оброблення та перевірки інформації.
Фінансові	Перевіряються усі грошові надходження та видатки підприємства, їх відповідність фінансовій документації, терміни надходження чи виплат.
Матеріальні	Перевірка якості та кількості отриманих від постачальників необхідних матеріальних ресурсів у відповідності до укладених договорів та критеріїв, що у них зазначені.
ПОТОЧНИЙ КОНТРОЛЬ
Трудові	Реалізується в процесі безпосереднього здійснення виробничо-господарської діяльності. Здійснюється у формі регулярних перевірок роботи працівників, обговорення проблем, що виникають в процесі роботи, періодичної атестації працівників тощо.
Інформаційні	Перевіряється робота системи обробки інформації, групування інформації, виділення першочергової та другорядної, термінової та нетермінової інформації, її розподіл в межах організації.
Фінансові	Передбачає перевірку поточної роботи фінансових структур організації, використання фінансових надходжень організації, формування видатків, відповідності фінансової документації та фінансових операцій підприємства нормам чинного законодавства тощо.
Матеріальні	Перевіряється ефективність використання наявних матеріальних ресурсів у процесі виробничо-господарської діяльності. Контролюються норми використання ресурсів, виявляються відхилення і установлюються їх причини.
ЗАКЛЮЧНИЙ КОНТРОЛЬ
Трудові	Перевіряється відповідність кваліфікації працівників посаді, їх продуктивність, здатність до постійного удосконалення професійних навичок.
Інформаційні	Перевіряється повнота, достовірність та об’єктивність інформації, необхідної для виконання поставлених завдань.
Фінансові	Перевіряються фактичні фінансові результати та порівнюються із запланованими.
Матеріальні	Перевіряється вихід і якість продукції при використанні нормованих матеріальних ресурсів.

Спеціалісти дійшли висновку, що процес контролю зовнішньоекономічної діяльності повинен реалізовуватись у певній послідовності через такі етапи:

1. Визначення завдань контролю зовнішньоекономічної діяльності. Найпоширенішими завданнями контролю є:

• виявлення дотримання трудової дисципліни на робочих місцях;

• виявлення можливих зловживань та крадіжок в організації;

• визначення відповідності оформлення документації вимогам нормативно-правових актів;

• перевірка якості та кількості виготовленої продукції (наданих послуг);

• визначення рівня технічної підготовки тощо.

2. Підбір критеріїв та стандартів. Необхідно зазначити, що стандарти та критерії визначаються та розробляються на попередніх етапах технології менеджменту: у процесі планування, організування, мотивування. А у процесі контролювання здійснюється їхній підбір відповідно до установлених цілей контролю.

Критерій – це підстава, мірило для оцінки, визначення або групування чогось (наприклад, критерії вибору матеріалів, сировини, підбору кадрів тощо)

Стандарт – сукупність прийнятих норм і нормативів. У свою чергу, норми - це максимально припустима величина абсолютних витрат сировини, матеріалів, палива, енергії, праці і т.п. для виготовлення одиниці продукції установленої якості в обумовлений термін (наприклад, розцінка за виготовлення одиниці виробу, норми запасів деталей на складі тощо); нормативи - це показники, що характеризують відносну величину (рівень, ступінь) використання знарядь і предметів праці, їх витрати на одиницю площі, ваги, обсягу (наприклад, рівень капіталовіддачі, фондомісткість, трудомісткість тощо).

3. Оцінювання виконання. Полягає у виявленні фактичних, реальних даних щодо стану, властивостей та характеристик підконтрольних об’єктів. При цьому доцільно використовувати спеціальні контрольні засоби та прилади, ресурси.

4. Зіставлення реальних результатів з прийнятими критеріями та стандартами. Полягає у здійсненні процедури порівняння фактичних даних, що стосуються підконтрольних об’єктів, та установлених відносно цих об’єктів стандартів та критеріїв. На цьому етапі відбувається встановлення масштабу допустимих відхилень; формування, передача та розповсюдження інформації про результати контролювання; оцінювання отриманої інформації.

Будь-який контроль повинен мати такі властивості:

• базуватись на гнучких та динамічних технологіях;

• відображати пріоритети організації у відповідності до стра­тегічного спрямування і діяльності;

• орієнтуватися на досягнення конкретних результатів;

• відповідати тому виду діяльності, яка є основною для організації;

• забезпечувати своєчасність, мобільність, надійність та гнучкість застосування контрольних операцій;

• відзначатись простотою;

• бути економічним, тобто базуватись на співставленні витрат на контроль з його досягненнями тощо.

У процесі здійснення будь-якого контролю так чи інакше будуть зачіпатись інтереси певних працівників. Тому слід пам'ятати про те, що під впливом контролю можливі такі види поведінки людей:

• поведінка, при якій люди будуть найкраще працювати над тим, що потрапляє під контроль, тобто є предметом контролю;

• поведінка, що зумовлена відхиленнями у психіці людини;

• поведінка, яка може сприяти передачі працівниками непри­датної, неправдивої або неточної інформації;

• поведінка, спрямована на приховування необхідної для конт­ролю інформації;

• поведінка, яка викликає стреси, створює конфліктні ситуації.

Для підвищення ефективності контролю потрібно:

• встановлювати стандарти, які об'єктивно відображають резуль­тати діяльності людей;

• готувати якісну інформацію щодо контрольованих процесів;

• забезпечувати двобічне спілкування між працівниками органів контролю та людьми, діяльність яких контролюється;

• уникати надто пильного (прискіпливого) контролю;

• застосовувати методи розробки стандартів, які забезпечать жорсткий, але справедливий контроль;

• використовувати методи матеріального стимулювання за досяг­нення критеріїв;

• впроваджувати інформаційно-управлінську систему контролю;

• надавати особливої уваги контролю виробничих процесів, тобто процесів здійснення основних видів діяльності організації.