5. Бухгалтерский учет кассовых операций в иностранной валюте.

При осуществлении внешнеэкономической деятель­ности и ведении переговоров с иностранными партнера­ми у организации может возникнуть необходимость в ис­пользовании наличной иностранной валюты.

Организации могут снимать наличную иностранную валюту со сво­их текущих валютных счетов в уполномоченных банках: на оплату командировочных расходов при загранкомандировках ра­ботников; в иных случаях - по специальному разрешению ЦБ РФ.

При ведении кассовых операций в иностран­ной валюте, их документальном оформлении с 1.01.2012г. следует руководствоваться Положением о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории РФ (утв. Банком России 12.10.2011 № 373-П), поско­льку специального нормативного документа, регулирующего кассо­вые операции в иностранной валюте, не существует. Учет наличных денежных средств осуществляется на счете 50 «Кас­са». Для учета наличной иностранной валюты к счету 50 открывается субсчет к счету 50 «Касса в иностранной валюте». По каждому виду валюты открываются аналитические счета для обособленного учета движения каждого вида наличной валюты. Сальдо этих субсчетов показывает наличие в кассе остатка валютных средств. По дебету отражается поступление иностранной валюты в кассу, по креди­ту - ее выплата или возврат в уполномоченный банк.

В целом, учет движения наличной иностранной валюты аналогичен учету операций в рублях, за исключением следующих моментов: 1) наличие и движение (приход и расход) отражаются как в соответст­вующей иностранной валюте, так и в рублях; 2) учитываются курсовые разницы, возникающие при изменении кур­са рубля по отношению к иностранным валютам.

В соответствии с п. 1 ст. 8 Федерального зако­на «О бухгалтерском учете» бухгалтерский учет иму­щества, обязательств и хозяйственных операций организаций ведется в валюте РФ - в рублях. В связи с этим, для отражения в учете операций в иностранной валюте осуществляется пересчет иностранной валюты в руб­ли по курсу ЦБ РФ на дату совершения операции.

В кассу валютные средства поступают с теку­щего валютного счета , на который уполно­моченный банк зачисляет приобретенную валюту. Для приобретения валютных средств в банк подается платежное поручение на покупку валюты, в котором указывается назначение платежа (команди­ровочные расходы), и заявка. Заявка оформляется на основе приказа (распоряжения) о норме суточных и приказа о командировании сотрудника за рубеж в служебных целях, с указанием предполагаемой даты выезда, даты возвращения (или планируемого срока командировки) и страны командирования.

В целях бухгалтерского учета валютные сред­ства и операции одновременно отражаются в валюте расчетов и платежей. При поступлении иностранной валюты в кассу составляется приходный кассовый ордер, выдача производится по расходному кассовому ордеру. Поступление и выдача денежных средств в рублях и иностранной валюте фиксируются в кассо­вой книге. Поскольку в кассе остатки определяются разде­льно в рублях и иностранной валюте, кассовые операции в иностранной валюте могут учитываться вмес­те с кассовыми операциями в рублях в единой кассовой книге , либо отдельно на специально выделенных листах кассовой книги или в отдельных кассовых книгах, которые заводятся на каждую валюту.

До передачи в кассу на исполнение кассовые доку­менты регистрируются в специальном журнале в по­рядке сплошной нумерации с указанием кодов, при­чин и условий поступления и выдачи наличных руб­левых и валютных средств. Регистрация осуществляется в том же журнале, в котором регистрируются кассовые документы в руб­лях.

Операции, оформленные приходными и расходными кассовыми документами, отражаются в кассовой книге в порядке их нумерации. Записи осуществля­ются в двух экземплярах, имеющих одинаковые но­мера. Первые остаются в кассовой книге, вторые (от­рывные) являются отчетом кассира и до окончания операций за день не отрываются.

Записи в кассовой книге начинают с остатка денежных средств на начало дня. При учете движе­ния валютных средств остаток отражается в ино­странной валюте с указанием рублевого эквивалента по курсу ЦБ РФ, действующему на дату составления отчета кассира (записи в кассовую книгу).

Операции в иностранной валюте по приходу и расходу и остатки в кассовой книге отражаются с указанием наименования валюты и сум­мы в соответствующей валюте с указанием рублевого эквивалента по курсу на дату совершения операций. Остаток на начало и конец дня следует определять по видам валюты. Перевод в рубли производится по курсу ЦБ РФ.

При поступлении валютных средств в кассу организации с валютного счета составляется запись по соответствующему субсчету к счету 50 «Касса» (например, в качестве иностранной валюты используются доллары США):

Д-т сч.50 «Касса в долларах США»,

К-т сч.52 «Валютные счета».

В соответствии с п. 5 ПБУ 3/2006 следует произвести пересчет стоимости поступивших в кас­су валютных средств в рубли по курсу ЦБ РФ, дей­ствующему на дату совершения операции - дату оприходования денежных знаков в кассу или выда­чи денежных знаков из кассы организации.

Как уже указывалось выше, при изменении курса валют за время нахождения иностран­ной валюты в кассе предприятия возникают курсовые разницы. Если записи в кассовой книге по приходу и расходу одной и той же суммы в иностранной валюте будут произведены по разным курсам, то остаток по кассовой книге не будет соответствовать реальному остатку денежных средств в кассе. Это вынуждает про­изводить в кассовой книге дополнительные записи, связанные с отражением курсовых разниц.

Поскольку отражение курсовой разницы не является поступле­нием или расходованием наличной иностранной валюты, оформ­лять такие операции следует не приходными и расходными кас­совыми документами, а мемориальными ордерами. При росте курса валюты кассир на основании мемориального ордера делает запись в кассовой книге в графе «Приход», при падении курса — в графе «Расход». Мемориальные ордера подшивают к отчету кас­сира вместе с другими приходными и расходными документами и сдают в бухгалтерию.

Обратите внимание: отражать курсовые разницы в бухгалтерском учете можно двумя способами (элемент учетной политики):

по мере изменения курса;

на дату составления бухгалтерского баланса.

Помимо этого независимо от выбранного варианта курсовую разницу нужно пересчитывать в день поступления либо в день расходования денег, находящихся в кассе фирмы. Какой из способов выбрать, фирма решает сама. Это решение нужно закрепить в учетной политике фирмы. Если операции по кассе в фирме проводятся нечасто, то выгоднее применять второй способ учета курсовых разниц. В противном случае придется ежедневно пересчитывать валюту и оформлять новые листы кассовой книги. Если же движение денег в кассе происходит ежедневно, то фирма может воспользоваться первым способом.

Отражение в бухгалтерском учете операций по переоценке наличной иностранной валюты производится в общеустановлен­ном порядке:

Д-т сч.50 «Касса в иностранной валюте»

К-т сч.91»Прочие доходы и расходы» - при росте курса валюты и обратную проводку – при падении курса.

Во избежание излишних записей по переоценке в кассовой книге можно рекомендовать выдачу наличной иностранной валюты из кассы подотчетным лицам в день поступления денежных средств из банка, а также сдачу в банк в день ее возврата подот­четными лицами.

Полученная с работника неизрасходованная наличная иностранная валюта подлежит сдаче в кредитную организацию.

В бухгалтерском учете составляются записи:

Д-т сч.50 «Касса», субсчет «Касса в иностранной валюте»

К-т сч.52 «Валютные счета» - на сумму поступившей иностранной валюты в кассу органи­зации согласно представленной в уполномоченный банк за­явке и кассовому чеку;

Д-т сч.71-2 «Расчеты с подотчетными лицами в иностран­ной валюте»

К-т сч.50 «Касса», субсчет «Касса в иностранной валюте» - на выдачу командируемому лицу аванса в иностранной ва­люте.

Если авансовый отчет показал перерасход в руб­лях и в иностранной ва­люте, делается следующее.

Сумма перерасхода в рублях выдается из кассы организации, в учете составляется запись:

Д-т сч.71-1 «Расчеты с подотчетными лицами в рублях»

К-т сч.50 «Касса», субсчет 1 «Касса в рублях».

При выдаче командируемому аванса в дорожных чеках учет осуществляется следующим образом. Получение в кассу дорожных чеков для выдачи командированному работнику отражается на синтетическом счете 50 «Касса», к которому может быть открыт субсчет «Дорожные чеки в кассе организации». В бухгалтерском учете делается запись:

Д-т сч.50 «Касса», субсчет « Дорожные чеки в кассе организации»

К-т сч.52 «Валютные счета» - оприходованы приобретенные в кредитной организации дорожные чеки по номиналу.

Оценка дорожных чеков производится в двух валютах одновременно – в иностранной валюте и в рублях РФ, пересчитанных с применением курса, котируемого ЦБ ФР на дату совершения операции. За время нахождения дорожных чеков в кассе организации при изменении курса валют рассчитывается и отражается курсовая разница:

Д-т сч.50 «Касса», субсчет « Дорожные чеки в кассе организации

К-т сч.91 «Прочие доходы и расходы», субсчет «Прочие доходы» - положительная курсовая разница;

Д-т сч.91 «Прочие доходы и расходы», субсчет «Прочие расходы»

К-т сч.50 «Касса», субсчет «Дорожные чеки в кассе организации» - отрицательная курсовая разница.

При выдаче дорожных чеков командируемому работнику дается проводка:

Д-т сч.71 «Расчеты с подотчетными лицами», субсчет «Расчеты с подотчетными лицами в иностранной валюте»

К-т сч.50 «Касса», субсчет «Дорожные чеки в кассе организации».

Предприятия могут иметь в своих кассах наличные деньги только в пределах лими­тов, установленных самими организациями (с 1.01.2012). При отсутствии лимита, установленного в иностранной валю­те вся сумма наличной валюты, находящаяся в кассе, может быть признана сверхлимитной с наложением штрафных санкций.

Внимание: Согласно ст.15.1. КоАП штраф за нарушение правил ведения кассовых операций для организации составляет от 40.000 до 50.00руб., для должностных лиц – от 4.000 до 5.000 руб.