7. "Прозрачность" информации

Чтобы исключить возможность искажения информации и усилить контроль за исполнением бюджета, специалисту, анализирующему данные итоговых бюджетных форм, необходим доступ к бюджетам каждого центра учета, а также к операционным бюджетам в рамках самих центров учета, вплоть до самого нижнего уровня. Кроме того, он должен располагать информацией о том, в какой стадии находится формирование бюджетов на всех нижестоящих уровнях. И если какое-то подразделение представило бюджет позже, чем нужно, то финансист, ответственный за бюджетирование, должен своевременно получить информацию о причинах, по которым это произошло. Поэтому необходим постоянный мониторинг процесса бюджетирования по всем уровням. В автоматизированных программах бюджетирования такой мониторинг осуществлять легко, гораздо сложнее это сделать, если бюджеты формируются в обычных электронных таблицах.

На пути к эффективному бюджетированию

Все процедуры и принципы, описанные выше, должны найти свое отражение в едином для всей компании "Регламенте бюджетирования". В этом документе должны быть определены порядок согласования бюджетов и их консолидации, формы документов, схемы документооборота, а также сроки рассмотрения и принятия решений по всем уровням сбора бюджетной информации.

Нужно помнить, что постановка бюджетирования - большая системная задача. Но, несмотря на трудности, которые возникают в ходе ее решения, надо стараться придерживаться принципов, описанных выше.

Главное - понять, для чего нужно бюджетирование.

Вопрос 23. Функции бюджета, конечные бюджетные формы Функции бюджета

 Функции бюджета состоят в следующем:

• планирование операций, обеспечивающих достижение целей организации;

• координирование различных видов деятельности и подразделе­ний. Согласование интересов отдельных работников и групп в целом по организации;

• стимулирование руководителей всех рангов к достижению це­лей своих центров ответственности;

• контроль текущей деятельности, обеспечение плановой дис­циплины;

• основа для оценки выполнения плана центрами ответственно­сти и их руководителей;

• средство обучения менеджеров.

ПЛАНИРОВАНИЕ. Основные плановые решения обычно вырабаты­ваются в процессе подготовки программ, а сам процесс разработки бюд­жета по существу является уточнением этих планов.

КООРДИНИРОВАНИЕ. Каждый центр ответственности зависит от работы других центров ответственности и влияет на нее. В процессе раз­работки бюджета отдельные виды деятельности координируются таким образом, что все подразделения организации работают согласованно, стремясь достичь целей организации в целом. Очень важно, чтобы пла­ны производства были скоординированы с планом отдела маркетинга, т.е. необходимо произвести количество продукции, соответствующее за­планированному объему продаж.

Планы руководства не будут осуществлены, пока все исполнители не поймут содержание этих планов. Планы включают конкретные пунк­ты: сколько товаров и услуг необходимо произвести; какие методы, ка­ких людей и какое оборудование использовать; сколько сырья и матери­алов необходимо закупить; какие продажные ценыустановить; какой политики и каких ограничений следует придерживаться в будущем и т.д. Примерами такого рода информации могут служить максимальные сум­мы, которые могут быть потрачены на рекламу, техническое обслужива­ние, расходы администрации; ставки заработной платы и количество ра­бочего времени; необходимый уровень выпуска продукции.

Утвержденный бюджет является наиболее важным инструментом для увязки количественной информации в этих планах и имеющихся ог­раничений.

СТИМУЛИРОВАНИЕ. Процесс составления бюджета может быть также мощным средством для стимулирования руководителей к дости­жению целей их центров ответственности и, следовательно, целей всейорганизации. Каждый руководитель должен точно знать, что ожидают от его центра ответственности.

Стимулирующая роль бюджета проявляется еще больше, если ме­неджеры принимают активное участие в разработке бюджета своего подразделения.

КОНТРОЛЬ. Бюджет представляет собой отчет о желаемых резуль­татах на момент его формирования. Тщательно подготовленный бюд­жет — наилучший стандарт. С ним сравнивают действительно достигну­тые результаты, так как он включает оценку эффекта всех переменных, которые прогнозировались во время его разработки.

До недавнего времени принято было сравнение текущих результа­тов с результатами за прошлый месяц или за аналогичный период преды­дущего года. В некоторых организациях такая практика до сих пор явля­ется основным методом сравнения. Но подобные «исторические стан­дарты» имеют существенные недостатки, ибо при сравнении с ними не учитываются изменения в направлениях деятельности и планируемых программах на текущий год. Сравнение фактических данных с бюджет­ными «водружает красный флаг», т.е. указывает области, куда следует направить внимание и необходимые действия.

Анализ отклонений между реальными результатами и данными бюджета позволяет:

• идентифицировать проблемную область, которая требует пер­воочередного внимания;

• выявить новые возможности, не предусмотренные в процессе разработки бюджета;

• показать, что первоначальный бюджет в некоторой степени не­реалистичен.

ОЦЕНКА. Отклонения от бюджета, определяемые ежемесячно, слу­жат для целей контроля в течение всего года. Сравнение фактических и бюджетных данных за год часто является главным фактором оценки каждого центра ответственности и его руководителя в конце года. В не­которых организациях премии менеджероврассчитываются как опреде­ленный процент от положительного отклонения по его центру ответ­ственности (например, от суммы сэкономленных материалов, фонда оп­латы труда).

ОБУЧЕНИЕ. Бюджет служит также средством обучения менедже­ров. Составление бюджетов способствует изучению в деталях деятель­ности своих подразделений и взаимоотношений одних центров ответ­ственности с другими. Это особенно важно для лиц, назначенных на должности руководителей центров ответственности. Каждый человек, который имеет опыт разработки годового бюджета для своего дела, мо­жет оценить обучающуюприроду этого процесса.