Основные виды коммуникаций

Организации пользуются разнообразными средствами для коммуникаций со своим внешним окружением. С потребителями они сообщаются с помощью рекламы и других программ продвижения товаров на рынок. В сфере отношений с общественностью внимание уделяется созданию определенного образа организации на местном, общенациональном или международном уровнях. В отношениях с государством организации создают разнообразные письменные отчеты. Обсуждения, собрания, переговоры, служебные записки, отчеты, циркулирующие внутри организации, часто являются реакцией на возможности или проблемы, создаваемые внешней средой.

Существует несколько видов коммуникаций внутри организации:

• межуровневые — «вертикальное» перемещение информации; может происходить, по нисходящей (сообщение подчиненным уровням о принятом управленческом решении), по восходящей (отчеты, предложения, объяснительные записки);

• между различными отделами, или горизонтальные коммуникации: обмен информацией между множеством подразделений организации нужен для координации задач и действий. Руководство должно добиваться того, чтобы подразделения работали совместно, продвигая организацию в нужном направлении;

• коммуникации «руководитель-подчиненный» вызваны необходимостью прояснения задач, приоритетов и ожидаемых результатов; вовлеченностью отдела в решение задач; обсуждением проблем эффективности работы; оповещением подчиненного о грядущем изменении; получением сведений об идеях, усовершенствованиях и предложениях подчиненных;

• коммуникации между руководителем и рабочей группой. Позволяют руководителю повысить эффективность действий группы;

• неформальные коммуникации: это канал распространения слухов. Так как по каналам слухов информация передается намного быстрее, чем по каналам формального сообщения, руководители пользуются ими для запланированной «утечки» и распространения определенной информации типа «междунами».

Процесс обмена информацией включает этапы: 1) отбор сведений; 2) кодирование (облечение в форму, доступную получателю — слова, картинки); 3) передача (возможна сразу несколькими способами); 4) прием информации, ее расшифровка (прочтение) и осмысление.

Отправитель информации нуждается в обратной связи с ее получателем; благодаря ей определяется, насколько правильно информация была понята. Стабильная обратная связь значительно повышает надежность и скорость обмена сведениями и частично предотвращает помехи и потери, способствующие искажению информации.

Выделены факторы, влияющие на восприятие:

1) ситуация, в которой человек получает информацию: благоприятная сглаживает восприятие негативной информации, неблагоприятная обостряет восприятие негативной и ослабляет восприятие позитивной. К неординарным сведениям это правило не относится;

2. глубина видения положения дел: человек с широким кругозором и познаниями легче воспринимает любую информацию и спокойно реагирует на изменение ситуации;

3. личные и социальные особенности отправителя (его статус): чем ниже положение в обществе, тем настороженнее относятся к сведениям, предоставляемым им;

4. стереотипы (менталитет, мировоззрение) стандартизируют восприятие информации, облегчают его, но делают слишком субъективным и искаженным;

5. психологические эффекты: перенос (необоснованное распространение оценки с одной информации на другую); обобщение (мнение или оценка части информации распространяются на всю совокупность сведений); первое впечатление; идеализация (преувеличение положительных моментов информации); контраст (акцентирование внимания только на наиболее ярких и запоминающихся моментах, без деталей); ожидание (получателю предоставляется желаемая информация, в результате чего следует разочарование, либо действительное принимается за желаемое); порядок (при предоставлении спорной информации большее доверие — первичным сведениям); опережение (крепче усваивается информация, получаемая непосредственно перед общением);

6. предрассудки (формирование мнения до знакомства с информацией; присуще малообразованным людям);

7. отсутствие интереса (отсутствие побуждающих мотивов к восприятию);

8. различное понимание символов, с помощью которых передана информация;

9. физическое и психическое состояние получателя (степень усталости, слабая память, рассеянность и др.);

10) информационные перегрузки, вызывающие стресс и неспособность воспринимать и адекватно реагировать на предоставляемые сведения.