9. Организация документооборота

Организация документооборота включает составление графика

прохождения документов, контроль за правильностью оформления

документов и соответствующим отражением фактов хозяйственной

деятельности на счетах бухгалтерского учета. Оптимизация

документооборота позволяет установить количество необходимых

документов и число работников, которые обращаются с данными

документами.

При составлении графика должны быть соблюдены следующие

требования:

• первичные учетные документы, принимаемые бухгалтерией,

должны иметь все обязательные реквизиты;

• при приеме документов должна осуществляться проверка правильности

арифметических вычислений;

• документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями

законодательных и нормативных актов;

• все исправления в документах должны быть заверены подписями лиц,

ответственных за их составление, с указанием даты

исправления;

• по любой сделке должны быть представлены все необходимые

документы (договор и дополнения к нему, накладная, акт выполнения

работ, смета, счет-фактура, платежное поручение).

На начальном этапе работы по составлению графика документооборота

главный бухгалтер устанавливает круг лиц, которые обращаются с

первичными документами (работники отдела снабжения, лица,

ответственные за продажи (маркетологи). В официальном порядке до них

доводятся сведения о правилах оформления первичных документов и сроки

представления данных документов в бухгалтерию. Следует заметить, что

очень часто это положение не включается в общий график

документооборота, в результате чего задержка в приеме счетов-фактур

достигает нескольких месяцев. Рекомендуется оформить соответствующий

приказ руководителя по организации, в котором также устанавливается

ответственность за несвоевременное представление документов в

бухгалтерию.

Своим распоряжением по бухгалтерии главный бухгалтер обязывает

принимать только те документы, которые оформлены в установленном

порядке. Бухгалтер, принявший документы, оформленные с нарушением

правил, несет персональную ответственность.

Контролю подлежит правильность отражения фактов хозяйственной

деятельности на счетах бухгалтерского учета. Для этого к каждому

первичному учетному документу прилагается перечень бухгалтерских

записей с указанием даты и фамилии ответственного бухгалтера.

На этом же этапе устанавливается контроль за правильностью

оформления первичных учетных документов и отражения на их основании

фактов хозяйственной деятельности на счетах бухгалтерского учета.

Задачей главного бухгалтера является оптимизация (или разработка)

собственно документооборота и технологии обработки получаемой

информации. В структуре документооборота выделяют две составляющих:

документооборот внутри организации и документооборот внутри

бухгалтерии. При этом устанавливается:

• перечень первичных документов, применяемых в организации;

• список работников, имеющих право подписывать данные документы и

нести ответственность за правильность их оформления и

своевременность представления в бухгалтерию (утверждается

руководителем организации);

• рабочая схема действующих отделов организации;

• порядок движения каждого документа между отделами организации и

крайний срок их представления конечному потребителю информации

(например, бухгалтерии);

• график движения документов внутри бухгалтерии, позволяющий

своевременно организовать исчисление налогов и составление

бухгалтерской отчетности.

После составления и утверждения графика каждому лицу, участвующему

в документообороте, вручается соответствующая выписка и определяется

ответственность за невыполнение требований документооборота. При этом

график документооборота позволяет улучшить контроль со стороны

бухгалтерии за работой организации, повышает эффективность учетной

работы.

В соответствии с Законом «О бухгалтерском учете» бухгалтерия не

только принимает и обрабатывает различные документы, но и обеспечивает

их хранение. Для быстрого поиска необходимого документа формируется

номенклатура дел. Каждый полученный документ, пройдя обработку,

подшивается в папку – «дело». Все папки, находящиеся в бухгалтерии,

образуют номенклатуру дел бухгалтерии.

Технология обработки получаемой информации базируется на анализе

количества и качества первичных учетных документов, выявлении

стандартных фактов хозяйственной деятельности, подлежащих отражению

на счетах бухгалтерского учета и регистрах налогового учета, а также на

многих других факторах.

Технология обработки учетных данных и система применяемых

регистров зависят от форм и методов бухгалтерского учета, которые

формируются учетной политикой организации. Исходя из объема

получаемой информации, степени подготовленности бухгалтеров и ряда

других факторов главный бухгалтер выбирает одну из следующих форм

бухгалтерского учета:

• мемориально-ордерную форму (с использованием мемориальных

ордеров и регистров аналитического учета);

• журнально-ордерную форму (с использованием журналов-

ордеров, вспомогательных ведомостей, накопительных таблиц,

регистров аналитического учета, Главной книги);

• упрощенную форму учета;

• компьютеризированное ведение учета с использованием компьютерной

обработки.