2. Мовностильові особливості тексту документа

Документ (від латин. documentus — спосіб доказу) — це матеріальний об’єкт (носій), що містить певну інформацію, оформлений у визначеному порядку і має юридичну силу відповідно до чинного законодавства.

1. Об’єктивність змісту документа виявляється у фор­мах вираження в ньому громадських інтересів. Ці форми повинні строго відповідати нормам державного адміні­стративного права. Найважливіші, найвідповідальніші документи завжди є предметом колегіального, колектив­ного розгляду. Службові папери оформляються пере­важно від імені юридичної особи: установи або її структурного підрозділу; тому особистий момент в оцінці фак­тів, подій, виробничих ситуацій повинен бути зведений до мінімуму. Як відомо, більшість службових документів пишеться не від першої, а від третьої особи (при цьому, як правило, займенники замінюються іменниками: Інсти­тут просить… Міністерство не заперечує… Заводові по­трібні... Можлива й інша, теж беззайменникова конструк­ція: Просимо (Прошу)... та ін.).

2. Логічна послідовність викладу особливо уви­разнюється в тих видах ділових паперів, де зовсім ви­ключаються (або якнайретельніше уникаються) суб’єк­тивні (експресивні, емоційні) елементи: вияви роздра­тування, незадоволення; привнесення особистого став­лення до справи чи до особи в текст документа тощо.

Ознаки логічної послідовності: тісний логічний зв’я­зок усіх компонентів документа, чітко виявлені причинно-наслідкові зв’язки між повідомлюваними фактами. Крім причинно-наслідкових зв'язків, логічна по­слідовність ділового документа може реалізуватися й ін­шими типами зв'язків: це протиставлення (воно найчас­тіше виражається словами проте, однак), виявлення й логічне підкреслення черговості (одночасно, спочатку, по­тім), мети (з цією метою, для цього, тому), результатив­ності (отже, таким чином, в результаті, загалом); це кон­кретизація якогось місця в документі (наприклад, зокре­ма, як-от).

Логічна послідовність викладу досягається також за рахунок чіткого членування тексту документа на окремі пункти. Зовнішніми проявами такого членування є нумерація, буквені позначення, абзац та ін. Дося­гається таке членування порядком розміщення частин тексту, точним поділом на абзаци, вмінням так організувати виклад, щоб другорядне не перешкоджало у спри­йманні основного, найважливішого.

3. Повнота. Повним називають документ, зміст якого вичерпує всі обставини, пов’язані з вирішенням питання, що розгляда­ється.

4. Ясність викладу, точність опису — чим глибше працівник проникає в сутність справи, про яку йдеться в діловому папері, тим точніше він про неї висловлюється і тим ясні­шою вона буде для всіх тих, хто знайомиться з цим доку­ментом. Ясність забезпечується насамперед точним до­бором потрібного слова, правильним користуванням тер­мінами, униканням вузьковідомчих професіоналізмів тощо. Велике значення має також чітке й точне формулю­вання прохань, пропозицій, наказів, вдале виділення й наголошення основної думки та ін. Тут особливо виразно проявляється принцип доцільності, який полягає у вибо­рі серед близьких між собою слів і словосполучень най­доцільнішого в цій конкретній ситуації.

5. Свобода від суперечностей — чи не найваж­ливіша вимога серед таких, як повнота, простота, точ­ність, ясність тощо. Суперечності в діловому папері ви­являються ось у чому: обрані автором документа слова можуть належати до різних сфер мовлення (книжні сло­ва, професіоналізми, розмовні слова, сурогатні творення), що утруднює сприймання тексту; суперечність може виявитись і в тому, що зміст не від­повідає синтаксичній формі (наприклад, прохання викла­дається в такій категоричній формі, що це вже не про­хання, а скоріше наказ); ще гірше, коли це суперечність смислового плану (наведені в тексті аргументи супере­чать один одному або взаємо виключаються).

6. Переконливість викладу забезпечується обґрун­туванням висловленої в документі думки, доказовістю матеріалу, точністю в доборі фактів і цифрових даних. Не слід забувати й того, що психологічні дока­зи — поряд з логічними — мають неабияку силу переко­нання: часом вони надають діловому документу більшої переконливості, ніж кошториси, таблиці, довгі статистич­ні виклади, які розпорошують увагу одержувача доку­мента (це насамперед стосується ділового листування).

Переконливість є надзвичайно важливою рисою діло­вих паперів: так, наприклад, переконливо, аргументова­но, доказово укладений діловий лист може пришвидшити прийняття правильного рішення, створити умови для укладання договору, змінити строки виконання зобов’я­зань та ін.

7. Лаконічність викладу досягається попереднім обдумуванням змісту документа, складанням його плану (або продумуванням усіх послідовних етапів викладу змісту), добором аргументів. Лаконічним вважається та­кий документ, в якому немає зайвих або “порожніх” слів, повторень, розтягненої, багатослівної аргументації, плу­танини в деталях тощо. Шдяхи досягнення: заміна складних речень простими, уникання дієприкметникових і дієприслівникових зворотів, вживання загальноприйнятих скорочень, умовних по­значок і символів. Крім того, стислість і чіткість викладу створюється й за рахунок правильного компонування документа: кожен аспект питання, викладеного в ньому, повинен займати певне місце в його логічній структурі й не збігатися з іншим аспектом. Недотримання цієї умови призводить до розтягнутості, довгих вступів, складних мотивувань, по­вторення вже сказаного раніше.

8. Типізація мовних засобів, стандартизація мови. Доцільним є для кожного конкретного виду документа розробити певну схему побудови тексту й ввес­ти її в інструкцію, узаконивши тим самим типізовані мов­ні засоби як оптимальний варіант. Це мають бути готові, перевірені багаторічною практикою, широко відомі сло­весні формули, здатні точно й недвозначно відобразити певну виробничу ситуацію. Такі стандартизовані зворо­ти легко й швидко сприймаються, документи такого типу прості в обробці, зберіганні  й відшукуванні  в разі   по­треби.

Читання документа — це процес по­шуку потрібної інформації. Він здійснюється за ключовими словами й типізованими зворотами, які дозволяють насамперед визначити вид докумен­та (це слова, вміщені у формулярі: Наказ, Постанова, Довідка); вони можуть міститися і в самому тексті доку­мента (наприклад: гарантуємо— у гарантійному листі; надсилаємо — у супровідному листі тощо).Пошук, реферування, сортування ділових паперів значно полегшуються завдяки наявності цих формальних ознак.

Таким чином, стандартизація мови службових доку­ментів дає можливість скоротити кількість зайвої інфор­мації, а цим самим підвищити загальну культуру діло­водства.

9. Традиції ділового мовлення, наявні в різ­них сферах ділового спілкування, також мають важливе значення. Слід культивувати і всіляко підтримувати ті з них, які допомагають висловити думку якомога чіткіше, послідовніше, повніше й, по можливості, коротше. І на­впаки — слід всіляко уникати тих традицій, які тяжіють до вчорашнього дня в діловому мовленні: вони ускладню­ють сприймання документа і до того ж не відповідають нормам сучасної української літературної мови.

10. Нормативність мовних засобів — обов’язкова вимога до нього. Мова ділових документів повинна насамперед відпо­відати нормам  сучасної української літературної мови, які безпосе­редньо не пов’язані з особливостями того чи іншого стилю, тих чи інших конкретних, вузькоспецифічних умов спіл­кування.

Вимога зрозумілості мови ділового документа якраз і означає вживання засобів літературної мови — загаль­новідомих, зрозумілих усім мовцям слів, офіційних тер­мінів літературної мови в тому значенні, яке закріплене за ними словником, усталених, загальноприйнятих тощо.

Форми викладу в текстах документів:

1) від першої особи однини, наприклад: “Вважаю за потрібне повідомити, що ...”;

2) від першої особи множини, наприклад: “Просимо надіслати...”,”Наказуємо...”, “Ухвалили...”. У такій формі викладають текст у спільних розпорядчих документах, службових листах, протоколах тощо.

3) від третьої особи однини, наприклад: “Комісія виявила...”, “Управління вважає...”,”Відділ здійснює такі функції...”.Таку форму викладу найчастіше використовують у положеннях, інструкціях, актах, довідках тощо.