6. Поняття про документ. Його властивості та вимоги при складанні.

Документ (лат. “доказ”) – засіб закріплення різними способами на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об’єктивної дійсності й розумову діяльність людини. Має правове й господарське значення - може служити писемним доказом, а також джерелом різноманітних відомостей довідкового характеру (носій інформації); основний вид ділового мовлення. Він фік­сує і передає інформацію, підтверджує її достовірність, об'єктивність; це матеріальний об'єкт, що містить у за­фіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведено­му порядку і має відповідно до чинного законодавства юридичну силу.

Документи виконують офіційну, ділову й оперативну функції, оскільки вони — писемний доказ, джерело відо­мостей довідкового характеру.

Оформляють документи на папері, фотоплівці, магніт­ній та перфострічці, дискеті, перфокарті.

У практичній діяльності установ, організацій і підпри­ємств найчастіше використовуються текстові документи, інформація яких фіксується рукописним, машинописним чи друкарським способом.

До документа ставляться такі вимоги:

• Повинен видаватися повноважним органом або особою у відповідності з її компетенцією.

• Не повинен суперечити діючому законодавству і директивам вищестоящих органів.

• Повинен бути достовірним і відповідати завданням конкретного керівництва.

• Повинен бути складений за формою.

• Бездоганно відредагований і оформлений.

Зовнішній вигляд документа є незаперечним свідченням стилю роботи управління, дисципліни й особистої культури працівників. Якщо документи виконані неохайно – значить в установі низька культура праці.

Основою службового документа є текст, який має чітко й переконливо відбивати причину і мету його написання, розкривати суть конкретної справи, містити докази, вис­новки.

Текст поділяється на взаємозумовлені логічні елементи: вступ, основну частину (доказ), закінчення. У вступі за­значається причина написання документа. В основній час­тині викладається суть питання, наводяться докази, пояс­нення, міркування. У закінченні вказується мета, заради якої складено документ.

Таблиця 5

Правила складання тексту документа

 

Правила	Приклади
1. Текст документа викладається від третьої особи.	Комісія ухвалила…
2. Не вживаються образні вислови, емоційно забарвлені, діалектні слова та  синтаксичні конструкції.	Давитися сміхом…
3. Уживають стійкі (стандартизовані) сполучення.	Відповідно до …, у зв’язку з …, згідно з…, з метою …, необхідний для …
4. Уживають синтаксичні конструкції.	Доводимо до Вашого відома, що…
5. Дієприслівникові звороти вживають на початку речення.	Враховуючи…
6. Уживають прямий порядок слів у реченнях.	У разі укладення угоди зобов’язуємося перерахувати кошти на рахунок…
7. Активну форму дієслова слід замінювати на пасивну.	Вами ще не висловлені пропозиції… (Ви ще не висловили пропозицій…)
8. Уживають інфінітивні конструкції.	Створить комісію…
9.     У розпорядчих документах уживаються дієслівні конструкції у формі наказового способу.	Наказую..
10.     Використовуються скорочення слів, складноскорочені слова й абревіатури	р-н, обл.., км, канд. філ. наук, напр., вид-во…
11. Надається перевага простим реченням.	Пан Куценко В.І.  працює інженером дощувальних установок…
12. Використовуються форми ввічливості за допомогою слів:	Шановний…Вельмишановний…Високоповажний…

 Основні правила оформлення документів такі:

Назва установи відтворюється на бланку в повному розгорнутому найменуванні.

Назва (вид, різновид) документа — обов'язковий його реквізит, який не проставляється лише у листах. Назва документа наявна на бланку або вдруковується в лівому верхньому кутку. Залежно від виду документа встановлю­ються перелік необхідних для його оформлення реквізитів, побудова тексту й ступінь обов'язковості виконання його положень.

Дата — це обов'язковий реквізит усіх документів. Документ датується днем його підписання (для наказів) або  затвердження (для інструкцій).

Дата підписання ставиться у лівій верхній частині доку­мента разом з індексом. Якщо документ складено не на бланку, його дата ставиться нижче тексту, зліва, поряд із підписом.

Індекс. До складу індексу входять три пари арабських цифр: перша пара — індекс структурного підрозділу, дру­га — номер справи за номенклатурою, третя — порядко­вий номер за книгою обліку.

Місце складання або видання. Цей реквізит вказує на назву міста чи населеного пункту, де видано документ.

Адресат. Листи, доповідні записки, довідки, повідомлення та інші документи адресуються до організації, установи. структурного підрозділу, службової або приватної особи. Назва установи і структурного підрозділу подається у на­зивному відмінку, а найменування посади й прізвища — у давальному.

Якщо документ адресовано керівникові установи, її на­зва входить у найменування посади й пишеться у даваль­ному відмінку.

Підпис — це обов'язковий реквізит будь-якого доку­мента, він засвідчує його законність. Підписує документи як правило, керівник установи, його заступник чи керів­ник структурного підрозділу. Керівник установи або його заступник підписує документи, що надсилаються до вищих організацій.

Якщо документ написано на бланку установи, зазначається тільки посада і прізвище та ініціали особи, яка підписує документ (не повторюється повна назва установи).

Наприклад:

Директор видавництва                   ( п і д п и с )     Г.К. Стеценко

Якщо документ написано не на бланку, то вказується повна назва установи, посада, прізвище та ініціали особи, що підписує документ.  Наприклад:

Директор видавництва “Освіта”       ( п і д п и с )    І.І.Маркіш 

Підпис ставиться праворуч під текстом через два-три рядки після його закінчення. Найменування посади пишеться ліворуч від прізвища, яке вказується на рівні останньо­го рядка посади.

Гриф затвердження. Після підписання документ затверджується, тобто засвідчується його дія на визначене  коло організацій, структурних підрозділів чи приватних осіб.  Реквізит затвердження включає: слово Затверджую, назву посади, особистий підпис, ініціали та прізвище особи, що затвердила документ, дату затвердження.

Наприклад:

Затверджую:

Директор Інституту змісту

та методів навчання Міністерства

освіти України                                          ( п і д п и с )                    О.А.Тименко

09.11.03.

Гриф затвердження розміщується у правому верхньому кутку документа і пишеться великими літерами. Після за­твердження документ набуває юридичної сили.

Віза — це позначка, зроблена службовою особою на документі, що свідчить про його вірогідність або надає йому юридичної сили.

Печатка. Документи, які потребують особливого засвід­чення, завіряються печаткою.

Печатка ставиться перед особистим підписом таким чи­ном, щоб відбиток її захоплював частину слів назви поса­ди і підпису особи, що засвідчила документ.

Заголовок до тексту. Кожний службовий документ, не­залежно від його змісту, призначення й виду, має заголо­вок, який відбиває головну ідею документа (окрім повідом­лення і телефонограми). Він друкується в лівому верхньо­му кутку під датою і номером документа. Заголовок має бути лаконічним, точним і максимально повно розкривати суть документа. Наприклад:

Про додаткове видання "Ро­сійсько-українського словника";

Про заходи щодо по­ліпшення використання відходів підприємства шкіря­но-взуттєвої промисловості.