2.4. Класифікація інформації та створення нормативно-довідникового забезпечення
Для забезпечення ефективної обробки інформації засобами комп'ютерної техніки, її пошуку та обробки в інформаційних системах, необхідні класифікація і кодування. Класифікація - це поділ множини інформаційних об'єктів на підмножини за ознаками схожості. Сукупність методів і правил класифікації, а також її результат складають систему класифікації. Відповідно об'єктом класифікації назвемо елемент множини, що має певні властивості, ознаки класифікації за якими класифікуються об'єкти. При обробці фінансово-кредитної інформації поширені системи класифікації: ієрархічна, фасетна та змішана.
• Ієрархічна система класифікації інформації - це система послідовного поділу множини об'єктів на підмножини за визначеними ознаками. Мається на увазі, що початкова множина об'єктів спочатку поділяється на підмножини за однією ознакою, що може набувати різних значень. Потім кожна утворена підмножина поділяється на групи за наступною ознакою. Групи в свою чергу поділяються на підгрупи за слідуючими ознаками і т.д. Як бачимо між виділеними підмножинами об'єктів встановлюється відношення залежності, підпорядкування, загалом ієрархії, коли кожна підмножина нижчого рівня належить лише одній з підмножин чи множині вищого рівня. Кількість рівнів або рангів поділу початкової множини на підмножини дорівнює заданій кількості ознак класифікації і визначає глибину класифікації ієрархічної системи.
Позитивними моментами при ієрархічній системі класифікації є логічність побудови, простота, наочність та пристосованість до ручної обробки інформації. Недоліком даної системи є фіксованість ознак і порядку їх розміщення, що призводить до жорсткості структури і складності включення нових ознак.
Фасетна система класифікації полягає в паралельному поділі множини об'єктів на незалежні підмножини - класифікаційні угрупування. Послідовність утворення класифікаційних угрупувань задається фасетною формулою:
Як бачимо фасетна формула задає унікальний набір ознак класифікації, за якими має бути відібраний відповідний об'єкт, що задовольняє їм і віднесений до своєї підмножини. В даному випадку одні й ті ж об'єкти можуть входити до різних підмножин.
Позитивною стороною фасетної системи є гнучкість її структури, що дозволяє вільно добавляти нові фасети та видаляти старі. До недоліків можна віднести складність та інформаційну перезавантаженість комбінаціями фасет, що не мають практичного застосування.
Змішана система класифікації передбачає використання та логічне поєднання елементів ієрархічної та фасетної систем.
При виборі методу класифікації фінансово-кредитної інформації потрібно орієнтуватися на задоволення вимог:
> повноти, тобто в достатньо повній мірі забезпечувати класифікацію інформації для даної предметної галузі;
> оптимальность - кількість ознак класифікації має бути оптимальною, економічно обґрунтованою;
> комплексності-забезпечувати рішення всіх поставлених задач;
> перспективності - забезпечувати класифікацію інформації у випадках появи нових елементів;
> однозначністі- класифікаційні ознаки задаються прозоро, чітко та якісно, що дозволяють визначати відповідний об'єкт.
У процесі класифікації інформації об'єкти класифікації та їх групи доцільно позначати буквенно-цифровими кодами для спрощення обробки інформації в подальшому. Під кодом, у даному випадку, будемо розуміти знак або сукупність знаків для позначення об'єктів класифікації та їх класифікаційних у групувань. Сукупність методів і правил кодування об'єктів та їх класифікаційних угрупувань заданої множини складає систему кодування.
Для створення коду необхідно задати алфавіт - сукупність знаків, що буде використовуватись для кодування, основу - число знаків в алфавіті, довжину-максимальну кількість знаків коду та структуру, що визначає його склад і порядок розміщення знаків. Алфавіт, основа і структура коду, визначають місткість коду - кількість об'єктів, що можуть бути закодовані ним без порушення структури.
Розглянемо характеристику чотирьох систем кодування фінансово-кредитної інформації.
Порядкова (реєстраційна) система, забезпечує утворення коду шляхом поєднання всіх можливих комбінацій чисел натурального ряду. Очевидно, що алфавітом у даному випадку будуть цифри 0,1 ,...,9, основа його 10, а довжина задається чи вибирається в залежності від необхідності. Якщо позначити основу через а-10, довжину через /, то місткість коду М, можна визначити як число можливих комбінацій з а знаків довжиною /, за формулою:
* Серійно-порядкова система, забезпечує утворення коду з чисел
натурального ряду та закріплення діапазонів кодів за об'єктами з
однаковими ознаками.
* Послідовна система, забезпечує кодування інформації з вико
ристанням кодів послідовно розміщених класифікаційних угрупувань, що
були отримані внаслідок застосування ієрархічної системи класифікації.
* Паралельна система забезпечує утворення коду з кодів неза
лежних угрупувань, отриманих внаслідок застосування фасетної системи
класифікації.
Кодування інформації застосовується в основному на стадії внут-рішньомашинної обробки. Автоматизовані системи фінансових установ використовують об'єкти інформації, процеси, операції обробки, моделі на рівні кодів, що відповідають їм, а користувачеві надається інформація реального економічного чи фінансового змісту. Застосування кодів у разі автоматизованої обробки інформації є необхідністю, яка дозволяє належним чином представити інформацію та зменшити її обсяги, а відповідно і час обробки.
В інформаційних системах фінансових установ, де сьогодні використовується автоматизована обробка інформації, коди мають забезпечити:
> можливість автоматичного контролю його правильності на
стадії введення даних;
> єдність кодів для всіх складових частин системи (комплексів,
підсистем тощо);
> функціонування всіх складових системи з мінімальною дов
жиною коду;
> інформаційні зв'язки для взаємозв'язаних систем.
Під час автоматизованої обробки інформації у фінансових установах, з метою усунення або зменшення помилок, важливо постійно проводити контроль кодів на стадіях первинного вводу документів, передавання та обробки даних.
На практиці, контроль правильності кодів здійснюється методом контрольних розрядів. Суть методу полягає в тому, що до коду, який необхідно проконтролювати, добавляють додаткове число (розряд), значення якого можна обчислити за певним алгоритмом, знаючи решту розрядів цього коду. Автоматичне обчислення значення контрольного розряду і його порівняння з введеним чи переданим значенням і забезпечує контроль коду в цілому. В автоматизованих банківських системах за цим методом контролюються аналітичні рахунки. П'ятий розряд рахунку є контрольним, до рахунку додається ще МФО банку - шестизначний унікальний власний код банку, а обчислення проводиться за алгоритмом запропонованим НБУ. Саме такий підхід до кодування банківських рахунків робить їх унікальними в межах банківської системи України.
Фактично на цьому самому принципі ґрунтується система контролю правильності вводу первинних документів із використанням контрольних сум. Контрольна сума документа, на стадії підготовки його до вводу в автоматизовану систему, обчислюється додаванням всіх числових значень, що будуть вводитись. Після вводу документа, система автоматично обчислює контрольну суму документа і порівнює її з уведеною контрольною сумою. У разі рівності обчисленої та введеної контрольних сум документ вважається введеним правильно. В противному випадку шукають джерело помилкового вводу в документі чи при обчисленні контрольної суми.
Враховуючи той факт, що інформація є товаром для забезпечення її конфіденційності чи таємності, використовують шифрування даних - процес навмисного перекручення даних за певним алгоритмом, з метою приховати справжній зміст. Коли мова йде про шифрування, то відповідно інформація має бути дешифрована, тобто виконаний певний алгоритм повернення прихованого тексту до його реального змісту. Процедура шифрування застосовується у випадках, коли у цьому є необхідність, тому що загалом ускладнює обробку даних технологічно і в часі.
Процес класифікації інформації призводить до створення цілого ряду документів зокрема класифікаторів і довідників, що містять інформацію структуризовану, формалізовану та кодовану. Як правило це інформація що є єдиною для всіх на певному рівні діяльності і слугує стандартом, нормативною базою, типовою формою тощо.
Назвемо класифікатором документ, що містить сукупність кодів і найменувань класифікаційних об'єктів-з введеним відношенням їх відповідності. Очевидно, що класифікатори призначені для встановлення відповідності між кодом та його найменуванням і використовуються для контролю введення кодів та пошуку за кодом його назви.
Довідник - це документ, що являє собою відносно повне зібрання основної інформації про об'єкт класифікації. Наприклад, довідник банківських установ України. В даному випадку за кодом МФО міститься вся інформація про банківську установу, а саме її назви повна та скорочена, адреса, електронна адреса, контактні телефони, фамілії керуючого та головного бухгалтера тощо.
В залежності від галузі примінення класифікатори бувають: особисті -для власного користування, локальні -для використання в рамках однієї системи чи програмного комплексу, галузеві- на рівні підприємств та установ однієї галузі, загальнодержавні - обов'язкові для використання на рівні всіх установ та підприємств держави.
Так на рівні держави існує єдина система класифікації та кодування техніко-економічної інформації (ЄСКК ТЕІ). Вона складається із комплексу загальнодержавних класифікаторів техніко-економічної інформації (КТЕІ), автоматизованої системи (АС) їх ведення та нормативних документів (НД) з їх розробки та ведення.
До складу ЄСКК ТЕІ входять слідуючі групи класифікаторів:
> система позначення органів державного управління (СПОДУ);
> класифікатор галузей народного господарства (ЗКГН);
> класифікатор підприємств та організацій (ЄДРПОУ);
> система визначення об'єктів адміністративного поділу
(СПАТО);
> загально-державного класифікатора техніко-економічних
показників (ЗКТЕП);
> класифікатора промислової та сільськогосподарської продукції
(ЗКП);
> системи позначення одиниць.
Наявність та використання класифікаторів ЄСКК надає однакові можливості обробки інформації в автоматизованих системах і забезпечує обмін певними потоками даних між різними фінансовими установами. Слід зазначити, що людство постійно використовує класифікацію та кодування інформації в різних сферах діяльності. Так наприклад запровадження системи реєстрації та обліку засобів автотранспорту, система паспортного контролю, єдина система реєстрації платників податків, єдина система кодування продукції й товарів згідно штрих-кодів тощо.
Таким чином класифікація та кодування інформації забезпечують одноразову ідентифікацію об'єкта в системі з метою подальшого використання та пошуку інформації, за створеним кодом, на рівні обміну даними, в системах інших установ.