Тема 12. Контроль в управлении

Контроль - это процесс обеспечения достижения фирмой своих целей.

Контроль - это управленческая деятельность, задачей которой является количественная и качественная оценка и учет результатов работы фирмы.

Сущность функции контроля состоит в обеспечении правильной оценки реальной ситуации и тем самым создание предпосылок для выяснения корректив в запланированные показатели развития фирмы и в деятельность рабочих.

В функции контроля входят: сбор, обработка и анализ информации о фактических результатах хозяйственной деятельности всех отделов и подразделений фирмы; сравнение их с плановыми показателями; выявление отклонений и анализ причин этих отклонений; разработка мероприятий, необходимых для достижения намеченных целей фирмы.

В связи с этим контроль рассматривается как анализ причин отклонений и выявление возможностей их нейтрализации.

Осуществление контроля опирается на организацию системы учета и отчетности, проведение анализа данных, наблюдение за выполнением намеченных планов производственной программы.

Контроль может проводиться на различных стадиях производственного цикла продукции и поэтому выделяются 3 вида контроля.

Виды контроля

Выделяется 3 основных вида контроля: предварительный, текущий и заключительный. Все они имеют одинаковую цель - способствовать тому, чтобы фактические результаты деятельности фирмы были как можно ближе к требуемым. Различаются они только временным аспектом.

1. Предварительный контроль осуществляется до начала процесса производства товара или оказания услуг. Этот вид контроля предусматривает установление стандартов - точное определение целей, которые должны быть достигнуты в определенный отрезок времени, реализация правил и процедур поведения членов фирмы.

Предварительный контроль применяется в 3-х областях на фирме по отношению к:

• человеческим ресурсам;

• материальным;

• финансовым.

1. Человеческие ресурсы. Предполагается тщательный анализ деловых, профессиональных знаний и навыков, необходимых для человека определенной профессии (должности).

Преимуществом пользуются высококвалифицированные работники со стажем работы в данной области, с хорошими рекомендациями.

Все это проверяется при приеме на работу человека. Для повышения эффективности предварительного контроля человеческих ресурсов можно ввести собеседование, тестирование, анкетирование и др. Неотъемлемой частью является обучение и переобучение кадров. Курс предварительного обучения способствует более эффективному труду работников.

2. Материальные ресурсы. Очевидно, что из плохого сырья нельзя произвести высококачественную и хорошую продукцию. Поэтому вырабатываются стандарты качества и проверка допустимости материалов этим стандартам. Предварительный контроль материальных ресурсов заключается в установлении поставщика, который предоставляет материалы соответствующего качества, в необходимом количестве и в нужный срок.

Также невозможно допустить недостаток материальных ресурсов, поэтому необходимо обеспечить запас ресурсов, чтобы избежать их дефицита.

3. Финансовые ресурсы. Контроль финансовых ресурсов осуществляется на основе бюджета фирмы. Он не допускает перерасход денежных средств, нецеленаправленное их использование и дает уверенность в том, что есть денежные средства в распоряжении фирмы, которые можно потратить при необходимости.

2. Текущий контроль осуществляется в ходе выполнения работ. Это контроль начальника за деятельностью подчиненных, регулярная проверка их работы, обсуждение возникших трудностей, усовершенствования работы и проверка соответствия фактических результатов, намеченными в процессе производства.

Для получения такой информации необходима система обратной связи. Обратная связь здесь - это данные о полученных результатах и использованных средствах.

Обратная связь - это сообщение начальника о неудовлетворительной деятельности работников или допустимых ими ошибках.

Все системы управления с обратной связью:

• имеют цели;

• используют внешние ресурсы;

• преобразуют внешние ресурсы;

• преобразуют внешние ресурсы для внутреннего использования;

• следят, нет ли значительных отклонений от намеченных целей;

• корректируют эти отклонения для того, чтобы обеспечить достижение целей.

Необходимо помнить, что фирма должна активно адаптировать и усовершенствовать свою деятельность для того, чтобы эффективно функционировать в долгосрочной перспективе.

3. Заключительный контроль выполняется после завершения работы либо сразу после окончания работы, либо через определенное время. Заключительный контроль важен, т.к. он дает информацию для будущей деятельности в аналогичном плане. Также происходит сравнение фактических результатов работы, проведение аналитической работы и введение корректив в деятельность рабочих или в процесс производства продукции.

При этом контроле руководство имеет возможность в будущем составлять планы, которые соответствовали бы действительности и были бы реалистичны для выполнения.

Также заключительный контроль является своеобразным способом сбора информации для проведения мотивационных мероприятий.

Процесс контроля разделен на 3 этапа:

1. Установление стандартов и критериев.

2. Сопоставление достигнутых результатов с установленными стандартами.

3. Принятие необходимых корректирующих действий.

На 1 этапе устанавливаются конкретные, поддающиеся измерению цели, имеющие определенные временные границы. Также устанавливаются показатели результативности, деятельности объекта управления во всех основных областях. Эти области выделяются и определяются при планировании.

На 2 этапе определяется масштаб допустимых отклонений. Необходимо знать, что при существенных отклонениях должна обязательно срабатывать обратная связь объекта управления с управляющим. Чтобы фирма была экономичной и устойчивой, эта связь не возникает при незначительных отклонениях.

На 3 этапе происходит сравнение полученных результатов с заданными стандартами. Менеджер с помощью полученной информации должен определить, какие коррективы необходимо внести и как повести себя в данной ситуации. Существует 3 линии поведения:

1. ничего не предпринимать (добиться такого положения, чтобы фирма функционировала в соответствии с поставленными целями);

2. устранить отклонения (необходимо нейтрализовать и устранить причину отклонения);

3. пересмотреть стандарты (если стандарты оказались нереальными или изменились условия осуществления целей по этим критериям).

Таким образом, контроль рассматривается как возможность и необходимость внесения корректирующих воздействий на деятельность подчиненных с целью оптимизации результатов их деятельности.