[Заголовок 2] 7.3. Управление закупочной деятельностью [.] [

Управление закупочной деятельностью как и другими бизнес-процессами, осуществляется по следующим функциям: планирование, организация, мотивация, учет, контроль, анализ процесса закупок.

Управлением закупочной деятельностью заняты специализированные подразделения и службы закупок. В этом случае распределение работ между специализированными службами закупок и другими подразделениями происходит путем разделения всего процесса снабжения на отдельные стадии и их интеграция с другими управленческими процессами.

Организационная структура управления закупками представлена на рис. 7.4.

В обязанности менеджеров службы закупок входит:

-исследование конъюктуры рынка материалов, в том числе импортных;

-выявление потребности в МР для основного и вспомогательного производства, ремонтно-эксплуатационных и хозяйственных нужд;

-анализ, учет и хранение документации, поступающей от соответствующих технических служб;

-подготовка документации для заключения договоров;

-разработка графиков заказа и поступления МР;

-расчет норм производственных (текущих и страховых) запасов;

-обоснование выбора форм транзитных или складских поставок МР;

-ведение единого справочника материалов и реестра поставщиков;

-составление сводного плана закупок и смет затрат на поставку МР по периодам планирования;

-контроль за выполнением плана поставок МР, составление соответствующей отчетности;

-внедрение ППП и информационных систем, применяемых при выполнении основных функций службы закупок.

[Внимание] На содержание функций отдела закупок в организационной структуре компании оказывают влияние такие факторы, как:

-доля затрат на закупаемое сырье и внешние услуги в расходах (доходах) компании;

-сущность приобретаемой продукции или услуг;

-ситуация на рынке продукции и услуг, жизненно необходимых для компании;

-наличие возможностей для выполнения данной функции;

-задачи в области снабжения, способствующие достижению организационных целей. [.]

Службы закупок в компании могут быть организована централизованно или децентрализованно. Если компания подходит к процессу с позиции децентрализации, служащие отделов будут самостоятельно осуществлять закупки, каждый для своего отдела. Преимуществом такого подхода является тот факт, что пользователь лучше знает потребности отдела, чем кто-либо другой.

Процесс закупки при этом подходе может осуществляться быстрее. Однако по сравнению с децентрализацией у централизованных закупок гораздо больше преимуществ, поэтому почти все компании, за исключением самых мелких, используют централизованный подход к совершению закупок. При осуществлении закупок централизованным путем назначается конкретное лицо или создается отдел с полномочиями совершать закупки в интересах всех отделов.

Преимущества централизованных закупок:

• простота стандартизации купленных материальных ресурсов или готовой продукции;

• отсутствие административного дублирования;

• возможность совместного (несколькими отделами компании) размещения заказа у поставщика с целью получения скидок за большой объем заказа;

• лучший контроль за выполнением обязательств по закупкам;

• развитие профессиональных навыков специалистов по закупкам за счет специализации, профессионального принятия решений и лучшего использования времени. Специалисты службы закупок предприятия отвечают за закупку продукции в соответствии со спецификациями, полученными от внутренних потребителей. Внутренними потребителями являются другие функциональные подразделения предприятия, которым требуется продукция.

Стратегия управления закупками МР в промышленной фирме.

[Внимание] Общая стратегия управления закупками МР в промышленной фирме складывается из учета приоритетов и взаимодействия финансового, операционного и логистического менеджмента. [.]

На рис. 7.5. приведены основные показатели (критерии), определяющие политику фирмы в этих сферах.

Рис. 7.5. Стратегия управления закупками МР в промышленной фирме

Для финансового менеджера такими показателями являются: минимальные затраты на закупки МР, минимальные потребности в дополнительных инвестициях (например, в складское хозяйство, транспорт), минимальные финансовые риски (связанные с недополучением прибыли, кредитными отношениями и т.п.), максимальная скорость оборота средств, вложенных в МР и др.

Основными задачами операционного(производственного) менеджмента являются полное удовлетворение заявок по номенклатуре и объему поставок МР, синхронизация сроков доставки с производственным графиком (например, с помощью логистических технологий MRP и JIT), высокое качество исходных МР, отсутствие сбоев в поставках, т.е. комплекс мер, обеспечивающих надежность закупок и доставки МР в производственные подразделения.

Задачами службы логистики при управлении закупками являются координация и увязка требований финансового, операционного и других видов менеджмента с общей логистической стратегией фирмы. Решения логистов традиционно включают минимизацию общих издержек управления закупками и запасами МР, оптимизацию доставки МР при внедрении концепции JIT, снижение логистических рисков (от несоблюдения параметров поставок) и оптимальный выбор поставщиков.

Стратегия закупок МР базируется на рассмотренных критериях, анализе рынка поставщиков и установленных временных приоритетах. К числу важнейших задач относятся:

- изучение конкурентоспособности поставщиков на рынке конкретных МР;

- возможность предоставления ими ценовых скидок при долгосрочных отношениях,

-соответствие поставок логистической стратегии фирмы;

-максимальное снижение затрат на доставку и хранение МР;

-изучение возможности долгосрочного партнерства.

[Вопрос] Контрольные вопросы

1. Итоговые документы (решения) закупочной логистики предприятия.

2. Перечислите основные здачи закупочной логистики предприятия

3. Характеристика маркетингового подхода к определению потребности в материальных ресурсах.

4. Критерий принятия решения в логистической задаче «делать» или «покупать».

5. Характеристика процедуры «выбор поставщика».

6. Отличия централизованной и децентрализованной систем закупочной логистики.

7. На чем основано формирование стратегии управления закупками материальных ресурсов в промышленной фирме.

[.]