3.5. Узагальнення даних поточного обліку. Зміст та призначення оборотних відомостей

Одержані на рахунках (І, ІІ, ІІІ порядку) дані про обороти і залишки використовуються для складання звітності. Щоб переконатися в достовірності показників, одержаних на бухгалтерських рахунках, потрібна перевірка облікових записів, в результаті якої мають бути забезпечені:

• взаємозв'язок аналітичного обліку з синтетичним (чотири рівності);

• рівність суми оборотів з дебету всіх рахунків сумі оборотів з кредиту всіх рахунків, яка витікає з сутності подвійного запису;

• рівність суми кінцевих залишків з дебету всіх рахунків сумі кінцевих залишків з кредиту всіх рахунків, що забезпечує рівність активу і пасиву балансу.

Для перевірки цих взаємозв'язків і рівності використовують оборотні відомості.

Оборотні відомості – це таблиці, складені за даними синтетичного і аналітичного обліку, в яких наведена інформація про залишки і про рух активів і пасивів підприємства за звітний період, що узагальнюється.

Розрізняють оборотну відомість по синтетичних рахунках і оборотні відомості по аналітичних рахунках.

Оборотна відомість по синтетичних рахунках – це таблиця зведених (узагальнених) даних про залишки і обороти по дебету і кредиту всіх синтетичних рахунків (табл. 4.3).

Таблиця 4.3

Оборотна відомість за синтетичними рахунками за січень 2005 р., грн.

Код ра­ху­нку	Найменування рахунку	Початкове сальдо		Оборот за місяць		Кінцеве сальдо
		дебет	кредит	дебет	кредит	дебет	кредит
10	Основні засоби	150 000	-	20 000	10 000	160 000	-
13	Знос необоротних	-	40 000	-	15 000	-	55 000
23	Виробництво	2090	-	24700	2310	24480	-
26	Готова продукція	650	-	2310	2600	360	-
37	Розрахунки з різними дебіторами і т.д.	300	50	200	230	320	100
	Разом	300 000	300 000	120 000	120 000	460 000	460 000

Шляхом підрахунку всіх стовпчиків одержують три пари між собою підсумків:

• початкових залишків з дебету і кредиту синтетичних рахунків, що пояснюється рівністю активу і пасиву балансу, на підставі якого були відкриті бухгалтерські рахунки;

• оборотів за місяць з дебету і кредиту синтетичних рахунків, що обумовлено сутністю подвійного запису господарських операцій на бухгалтерських рахунках;

• кінцевих залишків з дебету і кредиту синтетичних рахунків, що забезпечить рівність активу і пасиву балансу на кінець звітного періоду.

Оборотна відомість по синтетичних рахунках використовується для перевірки взаємозв'язку з аналітичним обліком, складання балансу на кінець звітного періоду і надання користувачам різної інформації.

Оборотна відомість по аналітичних рахунках – це таблиця зведених (узагальнених) даних про залишки, обороти по дебету і кредиту по аналітичних рахунках, об'єднаних одним синтетичним рахунком.

Якщо оборотна відомість по синтетичних рахунках надає інформацію тільки в грошовому виразі, то оборотна відомість по аналітичних рахунках товарно-матеріальних цінностей дає інформацію і в кількісному, і в грошовому виразі. Така оборотна відомість є кількісно-сумової форми (табл. 4.4).

Таблиця 4.4.

Оборотна відомість за рахунком 26 «Готова продукція» за січень 2005 р.

Код аналі-тично-го ра­ху­нку	Найменування аналітичних рахунків	Од. вимі-ру	Початкове сальдо по дебету		Обороти за місяць				Кінцеве сальдо по дебету
			к-ть	сума	Дебет		Кредит		к-ть	сума
					к-ть	сума	к-ть	сума
2611	Сир	кг	-	-	300	450	280	420	20	30
2612	Сметана	кг	100	200	120	240	190	380	30	60
2613	Вершкове масло	кг	50	450	180	1620	200	1800	30	270
	Разом	х	х	650	х	2310	х	2600	х	360

Дана оборотна відомість складена на підставі записів на аналітичних рахунках, а підсумковий рядок звіряється з оборотною відомістю по синтетичних рахунках – з рядком 4, по відповідних графах (табл. 4.3). У нашому випадку досягнутий взаємозв'язок аналітичних рахунків з його синтетичним рахунком. Аналогічна перевірка проводиться по кожному синтетичному рахунку.

По рахунках витрат і доходів діяльності підприємства, розрахунків з дебіторами і кредиторами і т.д. в оборотній відомості по аналітичних рахунках подається інформація тільки в грошовому виразі (табл. 4.5).

Таблиця 4.5.

Оборотна відомість за рахунком 23 «Виробництво», грн.

Код субра­ху­нку	Найменування субрахунків і аналітичних рахунків	Початкове сальдо		Оборот за місяць		Кінцеве сальдо
		дебет	кредит	дебет	кредит	дебет	кредит
231	Виробництво продукції цільномолочного цеху	990	-	11700	2310	10380	-
232	Виробництво консервного цеху	1100	-	13000	-	14100	-
	Разом	2090	-	24700	2310	24480	-

Складання оборотної відомості по синтетичних рахунках на підставі даних активно-пасивних рахунків неможливо без складання оборотних відомостей по аналітичних рахунках. Наприклад, рахунок «Розрахунки з іншими дебіторами» на перший погляд є активним рахунком. Проте характер операцій по субрахунку «Розрахунки з підзвітними особами» ставить його в групу активно-пасивних рахунків.

Підзвітні особи - особи, яким видані грошові кошти для виконання завдання керівника підприємства. За наслідками витрачених засобів одна підзвітна особа може виявитися дебітором, а інше – кредитором підприємства, що наглядно подано у табл. 4.6.

Таблиця 4.6.

Оборотна відомість за субрахунком 372 «Розрахунки з підзвітними особами» синтетичного рахунку 37 «Розрахунки з різними дебіторами» за січень 2005 р., грн.

Код аналі-тичних ра­ху­нків	Найменування аналітичних рахунків	Початкове сальдо		Обороти за місяць		Кінцеве сальдо
		Дебет	кредит	дебет	кредит	дебет	кредит
3721	Іваненко П.П.	200	-	-	30	170	-
3722	Лукін И.И	100	-	-	200	-	100
3723	Сидоренко Н.Н.	-	50	200	-	150	-
	Разом	300	50	200	230	320	100

У цілому (підсумковий рядок по субрахунку) початкове і кінцеве сальдо по субрахунку розгорнуте: дебетове сальдо характеризує дебіторську заборгованість, а кредитове - кредиторську. Для перевірки правильності одержаних даних в нашому прикладі слід користуватися такою методикою: до суми перевищення дебетового початкового залишку (250 грн.) додається оборот з дебету (200 грн.), віднімається оборот з кредиту (230 грн.) і додається кінцеве сальдо з кредиту (100 грн.). В результаті отримуємо дебетове кінцеве сальдо (320 грн.).

Оборотні відомості з аналітичних рахунків виконують контрольні функції, служать для перевірки взаємозв'язку аналітичного і синтетичного обліку, надають інформацію для ухвалення управлінських рішень.