5.7. Поняття форм обліку. Вимоги до форм обліку
В бухгалтерському обліку використовуються різноманітні облікові регістри і в різних поєднаннях – книги, картки, відомості, записи в яких проводяться в різній послідовності. Різне поєднання облікових регістрів, їх структура і взаємозв'язок, способи записів визначають застосовану форму бухгалтерського обліку. Під формою бухгалтерського обліку розуміється сукупність облікових реєстрів, які використовуються в певній послідовності і взаємозв'язку для ведення обліку.
В процесі історичного розвитку в теорії і на практиці застосовувалось безліч різних форм ведення бухгалтерського обліку. В наш час використовуються наступні форми з використанням ручної праці і засобів автоматизації (рис. 8.1.)
Форми бухгалтерського обліку
Рис. 8.1. Сучасні форми бухгалтерського обліку
У статті 8 Закону «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні» вказано, що підприємство самостійно обирає форму бухгалтерського обліку. При виборі форми ведення бухгалтерського обліку необхідно знати, що одна форма від іншої відрізняється:
кількістю облікових регістрів, їх призначенням і змістом;
послідовністю записів в облікових регістрах;
способом і технікою облікових записів.
При будь-якій формі бухгалтерського обліку обробка інформації здійснюється на основі єдиних типових форм первинного обліку, затверджених відповідними міністерствами і відомствами. Для багатьох форм характерне широке використання принципу накопичення і систематизації даних в розрізі, необхідному для аналітичного і синтетичного обліку, складання звітності. З цією метою використовують різні накопичувальні і групувальні відомості.
При виборі форми необхідно також враховувати матеріальну базу і обсяг капітальних інвестицій в придбання ЕОМ, кваліфікацію облікових працівників, особливості діяльності підприємства. Головний бухгалтер має право самостійно розробити облікові регістри, дотримуючись таких вимог до форми бухгалтерського обліку:
забезпечити повноту і реальність відображення в облікових регістрах об'єктів обліку;
бути економічною, оскільки витрати на збирання, обробку і систематизацію даних та складання бухгалтерської звітності включаються в адміністративні витрати і, отже, відносяться на фінансовий результат підприємства;
максимально відповідати вимогам облікової інформації, тобто повинна бути оптимальною;
забезпечити своєчасне відображення в обліку господарських операцій і складання бухгалтерської звітності;
надання необхідної і своєчасної інформації для здійснення контролю, економічного аналізу, поточного і перспективного планування діяльності підприємства.
5.8. Поняття комп'ютерної та інших форм обліку
Комп'ютерна (автоматизована) форма обліку базується на використанні персональних комп'ютерів і обчислювальних мереж. Її створення на підприємстві неможливо без методологічного, інформаційного, технічного, організаційного і програмного забезпечення.
В основу комп'ютерної форми, так само як і раніше розглянутих форм обліку, покладена первинна документація, що надає відомості про здійснені на підприємстві господарські операції.
Технологічний процес обробки первинної інформації складається з трьох етапів:
збирання і реєстрація первинних даних для обробки;
формування і контроль масивів облікових даних на електронних носіях;
одержання результативної інформації як за звітний період, так і з початку року у вигляді регістрів синтетичного і аналітичного обліку в паперовому виді (машинограми) або на екрані дисплея (відеограми) (рис. 8.6.)
Умовні позначення:
Рис. 8.6. Схема комп'ютерної (автоматизованої) форми обліку
Основним обліковим регістром цієї форми є машинограми, що являють собою роздрукування за допомогою принтера результативної інформації. У них знаходять висвітлення дані аналітичного і синтетичного обліку, необхідні для складання бухгалтерської звітності, для контролю і аналізу діяльності підприємства.
Особливістю комп'ютерної форми обліку є обов'язкове використання комп'ютерної програми, що є завданням для електронно-обчислювальних машин. У ній передбачена технологія підготовки результативної інформації: груповання даних, кореспонденція рахунків, Головна книга і т.д.
Основні принципи комп'ютерної форми обліку:
автоматизація охоплює всі етапи обробки облікової інформації;
можливість організації безпаперового накопичення первинних облікових даних і передачі їх дистанційними каналами з наступним автоматизованим складанням бухгалтерських кореспонденцій шляхом використання залежності між кореспондуючими рахунками;
забезпечення збереженості та заборона несанкціонованого доступу до інформації, що зберігається на електронних носіях;
одержання інформації за запитом у будь-який момент часу;
можливість моделювання на підставі облікових даних у процесі аналізу господарських операцій.
Принципи комп'ютерної форми обліку дозволяють автоматично вирішувати проблему оперативної підготовки облікової інформації та бухгалтерської звітності, здійснення контролю і аналізу господарської діяльності.
У бухгалтерській практиці можуть використовуватися і інші форми бухгалтерського обліку. До них відносять просту і спрощену форму, що застосовується на підприємствах із простим господарським процесом виробництва і з незначною кількістю господарських операцій, а також на підприємствах, що працюють у невиробничій сфері. Для таких підприємств Міністерством фінансів затверджені Методичні рекомендації із застосування регістрів бухгалтерського обліку малими підприємствами, які передбачають:
просту форму бухгалтерського обліку з використанням «Журналу обліку господарських операцій»;
спрощену форму з використанням регістрів обліку.
Проста форма бухгалтерського обліку розрахована на малі підприємства з незначним документообігом, які здійснюють діяльність із використанням не матеріаломістких робіт і послуг. Ці підприємства можуть вести облік операцій шляхом їхньої реєстрації тільки в Журналі обліку господарських операцій (Додаток Е.1). Журнал обліку господарських операцій є регістром аналітичного і синтетичного обліку, на підставі якого можна визначити наявність засобів і їхніх джерел у малого підприємства на певну дату і скласти бухгалтерську звітність.
До Журналу обліку господарських операцій лінійно-позиційним порядком заносяться дані господарських операцій з рознесенням сум кожної господарської операції по дебету і кредиті рахунків бухгалтерського обліку. З цією метою Міністерство фінансів України затвердило спрощений план рахунків для малих підприємств (Додаток Е.2).
По закінченню місяця в журналі підраховуються підсумкові суми оборотів по дебету і кредиту всіх рахунків і виводяться залишки по бухгалтерських рахунках.
Крім складання Журналу обліку господарських операцій при простій формі можливе ведення таких облікових регістрів, як «Відомість для обліку розрахунків по оплаті праці», «Відомість розрахунків з дебіторами і кредиторами». Дані цих відомостей підсумковими оборотами заносяться в Журнал обліку господарських операцій.
Спрощена форма бухгалтерського обліку рекомендована для малих підприємств із більшим обсягом документообігу і з виробництвом продукції, виконанням робіт і послуг. Вона передбачає використання п'яти відомостей і оборотно-сальдової відомості (табл. 8.4.).
Таблиця 8.4. Облікові регістри спрощеної форми бухгалтерського обліку
№ відомості |
Найменування відомості |
1-м |
Розділ 1. Облік готівки і грошових документів. Розділ 2. Облік грошових коштів та їх еквівалентів. |
2-м |
Облік запасів. |
3-м |
Розділ 1. Облік розрахунків з дебіторами і кредиторами за податками і платежами, довгострокових зобов’язань і доходів майбутніх періодів. Розділ 2. Облік розрахунків з оплати праці. |
4-м |
Розділ 1. Облік необоротних активів та амортизації (зносу). Розділ 2. Облік капітальних і фінансових інвестицій та інших необоротних активів. |
5-м
|
Розділ 1. Облік витрат. Розділ 2. Облік витрат на виробництво. Розділ 3. Облік доходів і фінансових результатів. Розділ 4. Облік власного капіталу, витрат майбутніх періодів, забезпечень майбутніх витрат і платежів. Оборотно-сальдова відомість. |
В облікових регістрах спрощеної форми подаються господарські операції, здійснені на підприємстві протягом місяця із вказівкою дати їхнього здійснення; суми господарських операцій заносяться в дебет або кредит рахунку (рахунків), для яких призначена відомість з обов'язковим зазначенням шифрів кореспондуючих рахунків. При цьому використається шаховий принцип записів, що забезпечує наочність інформації і дає можливість здійснити контроль записів з іншими обліковими регістрами (Додаток Е.3).
Синтетичний і аналітичний облік у цих відомостях поєднані, що виключає складання оборотних відомостей по аналітичних рахунках. По закінченню звітного місяця проводитсья взаємне звірення підсумкових даних, відображених у різних відомостях. Узагальнення інформації на бухгалтерських рахунках проводиться в обороно - сальдовій відомості, зміст якої наведено в табл. 4.3. Таким чином, при спрощеній формі порівняно з іншими формами значно скорочений документообіг (рис. 8.7.).
Первинні документи
Відомості
Оборотно-сальдова відомість
Бухгалтерська звітність
Рис. 8.7. Схема спрощеної форми бухгалтерського обліку