4.2. Организация документов и дел в пределах архивного фонда.

Дайте определение огранизации документов и дел в пределах архивного фонда

Классификационной единицей в пределах архивного фонда считается (впишите)

Процесс организации документов и дел в пределах архивного фонда складывается из двух этапов:

- разработки схемы классификации дел фонда; - распределения дел в соответствии со схемой классификации.

Схема классификации дел архивного фонда представляет собой (дайте определение)

Классификационная схема является основанием для организации архивного фонда, для распределения дел фонда по группам, отражающим наиболее характерные стороны деятельности учреждения, его функции или структуру, что и закрепляется описью. Но прежде, чем разработать схему классификации, необходимо изучить историю фондобразователя, выяснить его структуру, компетенцию, функции, вопросы и направления деятельности.

В основе классификации дел фонда лежат те же признаки, которые учитываются и при формировании дел в делопроизводстве, и при их описании. Распределение дел внутри фонда производится с учетом следующих основных и второстепенных признаков:

Основные классификационные признаки

- Структурный (расшифруйте)

- Функциональный, отраслевой, тематический, предметно-вопросный (расшифруйте)

- Хронологический (расшифруйте)

Второстепенные классификационные признаки

(перечислите)

Для составления схемы классификации необходимо запомнить четыре нехитрых правила!

Правило первое: для разработки схемы используют только основные признаки.

Правило второе: из всей совокупности основных признаков берут только два.

Правило третье: одним из двух выбранных признаков, как правило, должен быть (какой?)

Правило четвертое: (впишите)

Исходя из этих правил и строятся типы классификационных схем.

Для имеющих четкую структуру учреждений сочетание таких двух признаков, как структурный и хронологический, образует два варианта схемы классификации:

- хронологически-структурный или структурно-хронологический.

Какой тип схемы целесообразно применять:

при стабильной структуре учреждения за весь период существования -

если структура учреждения изменялась -

для фондов учреждений с часто изменяющейся или сложной структурой -

при отсутствии у учреждения структуры -

для фондов бесструктурных фондообразователей при небольшом объеме дел -

для коллекций -

Сложность классификации в пределах самой мелкой группы дел заключается в том, что приходится одновременно учитывать все признаки и располагать дела в систематическом порядке с учетом значимости авторов, корреспондентов, содержания, делопроизводственных форм и т.д.

Так, например, дела внутри структурного подразделения можно расположить последовательно с учетом признаков:

- номинального (раскройте)

- хронологического (раскройте)

- авторского (раскройте)

- корреспондентского (раскройте)

- предметно-вопросного (раскройте)

На современном этапе все больше архивов как государственных, так и негосударственных учреждений, организаций, предприятий содержат документы личного происхождения и коллекции, а их классификация имеет некоторые особенности.

Схема классификации документов фондов личного происхождения определяется характером деятельности лица, составом и объемом документов фонда. Для фондов деятелей культуры разработана типовая схема классификации:

0. Рукописи фондообразователя

1. Записные книжки фондообразователя

2. Письма фондообразователя

3. Дарственные надписи разным лицам

4. Письма фондообразователю

5. Дарственные надписи разных лиц фондообразователю

6. Материалы к биографии фондообразователя

7. Материалы имущественно-хозяйственного и бытового характера

8. Материалы, собранные фондообразователем для своих работ и по интересующим его темам

9. Материалы о фондообразователе

10. Изобразительные материалы

11. Материалы членов семьи фондообразователя

12. Материалы разных лиц, отложившиеся в фонде

13. Коллекции

Для документов представителей науки, управления, производства и др. возможна аналогичная систематизация дел в пределах личного фонда. В схеме классификации для других фондов могут отсутствовать какие-либо из перечисленных разделов, но возможно наличие и других, непредусмотренных этой примерной схемой разделов, отражающих специфику документов и деятельность самого фондообразователя.

Разработка схемы классификации дел фонда является важным шагом для практического осуществления научной организации документов. Кроме того, классификационная схема - это основа структуры описи.

При непосредственной классификации дела физически группируются по разделам и другим, более мелким делениям схемы и последовательно располагаются с учетом указанного в схеме порядка.