1.4. Организация документов в пределах архива.

Ораганизация документов в пределах архива предполагает их организацию по комплексам - фондам и коллекциям.

---------------------------------------

Дайте определение архивного фонда и архивной коллекции:

Назовите виды архивных фондов:

Что такое обьединенный архивный фонд?

Назовите признаки образования объединенного архивного фонда:

Назовите признаки образования коллекций:

Технология классификации документов по архивным фондам и коллекциям называется фондированием.

Фондирование складывается из следующих видов работ

(перечислите):

Назовите признаки определения фондовой принадлежности документов:

входящих -

исходящих -

внутренних -

Впишите правила определения хронологических границ архивных фондов и крайних дат документов:

Вид фонда	Хронологические даты
Архивный фонд учреждений
Архивный фонд личного происхождения
Объединенный архивный фонд

Крайние даты документов фондов:

Вид фонда	Крайние даты документов
Архивный фонд учреждения
Архивный фонд личного происхождения

Контрольные вопросы.

1. Чем различаются признаки организации документов Архивного фонда РФ до 1991 года и на современном этапе?.

2. Назовите современные признаки организации и фондирования документов Архивного фонда РФ.

3. Каков состав Государственной части АФ РФ:

4. Что входит в состав негосударственной части Архивного фонда РФ?

5. Что понимают под отраслевыми ведомственными фондами?

6. Назовите основные научные принципы организации документов в пределах архива.

7. Назовите основные виды работ, входящие в процесс фондирования:

8. На основе чего происходит определение границ архивного фонда?

9. На основе чего происходит определение хронологических границ фонда личного происхождения?

10. Назовите признаки определения фондовой принадлежности входящих документов.

11. Назовите признаки определения фондовой принадлежности исходящих документов.

12. Назовите признаки определения фондовой принадлежности внутренних документов.

Тесты:

1. Архивный фонд это:

- запас документов, предназначенных для какой-либо цели;

- годовая смета архива;

- совокупность архивных документов, имеющих исторические и логических связи;

- совокупность письменных памятников, относящихся к деятельности учреждения или лица.

2. Архивный фонд Российской Федерации это:

- совокупность архивных документов страны;

- годовой бюджет государственной архивной службы;

- совокупность принадлежащих государству старых документов и письменных памятников;

- совокупность государственных архивов.

3. Организация архивных фондов и архивных документов по формам собственности означает:

- разделение архивных фондов и архивных документов на государственную и негосударственную часть в зависимости от форм собственности;

- связь устройства Архивного фонда РФ с определенным содержанием документов;

- возможность покупки документов за рубежом;

- возможность продажи документов государственных архивов частным лицам.

4. “Временное хранение” документов АФ РФ это:

- хранение документов АФ РФ до их передачи на постоянное хранение в учреждения ГАС;

- сохранение документов АФ РФ до их уничтожения;

- хранение документов в государственном архиве до поступления в Архивный фонд РФ.

5. “Депозитарное хранение” документов это:

- вечное хранение документов в государственном архиве за умеренную плату;

- временное хранение документов негосударственной части архивного фонда РФ в учреждении ГАС, музее, библиотеке на договорных условиях;

- хранение ценных бумаг в банковском сейфе или ломбарде.

6. Под фондированием понимают :

- классификацию документов архива по фондам и коллекциям;

- создание запаса документов предназначенных для какой-либо цели;

- определение состава документов, передаваемых на государственное хранение;

- накопление ценных бумаг, приносящих определенный доход.

7. Судебно-следственные дела относятся к фонду:

- органа следствия, в котором дело было заведено;

- судебного органа, вынесшего постановление по делу;

- вышестоящего судебного органа, которому подчиняется судебный орган, вынесший решение по делу.

Дополнительное задание.

Определите, кому принадлежат следующие высказывания.

1) “Создать архивный фонд усилиями архивистов, конечно, нельзя - архивный фонд - исторически обусловленный комплекс документов”.

2) “Информационный потенциал фонда, по видимому, всегда больше документов составляющих данный фонд. Это следует из основополагающей идеи общей теории систем - целое всегда больше суммы своих частей. Задача архивиста - уловить эту закономерность, способствовать проявлению этого эффекта, поддерживая целостность фонда и развивая поисковый аппарат к нему”.

3) “Предлагаем считать архивным фондом любой комплекс материалов, связанных между собой рядом признаков: происхождение, содержание, назначение, время образования. Такой комплекс материалов создается в государственном архиве. Принцип недробимости действует лишь по отношению к фонду, который создан архивистом и только до тех пор, пока данная организация материалов обеспечивает их всестороннее использование. Если в силу каких-либо причин принятая форма организации перестала соответствовать требованию, то архивист обязан принять решение о таком новом способе фондирования документации данного учреждения, который соответствовал бы возникшим потребностям и задачам комплектования или использования или изменившемуся порядку комплектования”

4) “В основу организации архивного дела в СССР положены принципы централизации и недробимости фондов. Всякий исторически сложившийся фонд представляет собой единое целое и единство его не должно разрушаться. Нельзя произвольно выдергивать из него отдельные дела и документы, потому что это ведет к разрушению архива, создает произвол и путаницу”

5) “В основу организации архивного дела в СССР положены принципы централизации и недробимости фондов. Всякий исторически сложившийся фонд представляет собой единое целое и единство его не должно разрушаться. Нельзя произвольно выдергивать из него отдельные дела и документы, потому что это ведет к разрушению архива, создает произвол и путаницу”