4.3. Составление собственно описи.

После проведения систематизации дел (или карточек) фонда в соответствии с разработанной для конкретного фонда классификационной схемой написать опись не составит труда. В зависимости от схемы систематизации, объема и завершенности комплектования фонда (или любого другого комплекса документов) могут быть составлены одна или несколько описей.

Сколько дел может быть включено в одну опись?

Как уже отмечалось, опись отражает систему организации документов фонда и закрепляет систематизацию дел внутри фонда путем присвоения каждому делу порядкового номера. В описи выделяются разделы, подразделы и более мелкие деления в соответствии со схемой классификации.

Опись документов (основная информационная часть) состоит из описательных статей. Описательная статья представляет собой совокупность сведений о единице хранения и состоит из следующих элементов:

(перечислите):

Каждому из элементов статьи , выполняющему определенную функцию соответствует своя графа в листе описи.

Заголовки вносятся в опись в строгом соответствии со схемой классификации.

Допустимо ли сокращать заголовки при переносе с карточки в опись?

Допустимо ли сокращать заголовки, если два однородных заголовка идут один за одним, но их разнит № тома, № части или другие сведения?

Какие сокращения допустимы в заголовке?

4.4. Составление справочного аппарата к описи

И вот, Вы составили основную часть справочника - собственно опись. Теперь по ней любой исследователь может найти интересующую информацию из документов фонда. Для ускорения поиска составляется справочный аппарат к описи, который выполняет две функции: во-первых, ускоряет поиск сведений по собственно описи и , во-вторых, предоставляет дополнительную информацию о фонде.

Состав справочного аппарата к описи обширен.

Назовите полный сотав справочного аппарата к описи:

Какие данные выносятся на титульный лист описи?

Что должно быть отражено в предисловии к описи?

Список сокращений представляет собой (раскройте)

Рассмотренные элементы справочного аппарата не столь сложны для понимания и составления как указатели.

Указатели к описи представляют собой перечень предметных понятий, встречающихся в описи, с необходимыми пояснениями и ссылочными данными. Задача указателей - ускорить и облегчить тяжкий труд пользователя по работе с Вашей описью. Указатели могут быть: (назовите виды)

Предметный указатель представляет собой алфавитный перечень научных понятий, исторических фактов, явлений, учреждений и т.п. Предметный указатель может быть общим, включающим понятия различного характера, и специальным, включающим однородные понятия (указатель фабрик и заводов). Специфика предметного указателя состоит в отборе понятий для включения в него. В предметный указатель следует включать только наиболее существенные, раскрывающие основные вопросы и направления деятельности фондообразователя, понятия.

Построение указателя

Основным элементом указателя является рубрика, состоящая из предметного понятия и поисковых данных.

В зависимости от назначения указателя рубрика может быть:

простой (раскройте)

сложной (раскройте)

гнездовой (раскройте)

Определите тип рубрики:

1) Газеты.

2)Газеты, тираж.

3)Газеты.

- “Известия” 7, 8, 9

- “Независимая” 10, 11

- “Спид-инфо” 14, 16

Подрубрики могут располагаться как в алфавитной, так и в логической, систематической последовательности.

Образование

- низшее 25, 26 - среднее 5, 9 - высшее 12, 13, 35

Виды документов не включаются в предметные указатели как самостоятельный элемент справочного аппарата, указатель видов документов составляется только к перечням документов, которые служат для определения сроков их хранения.

Понятия в предметном указателе могут быть однословными и многословными. При введении в указатель многословных понятий следует иметь в виду, что все слова несут разную смысловую нагрузку.

Так, например, в понятиях “борьба с неграмотностью”, “борьба с дезертирством”, “избирательная кампания” основное смысловое значение имеют слова “неграмотность”, “дезертирство”, “кампания”. Такие слова называются ударными или ключевыми.

Выявление ударного ключевого слова необходимо для правильной организации поиска информации в указателе основных вопросов и направлений деятельности учреждения-фондообразователя. При включении многословного понятия в указатель ключевое словов ставится на первое место, т.е. осуществляется инверсия и к нему указывается поисковые данные. А второе слово превращается в пояснение, дополнение к первому.

Например:

Неграмотность, борьба с нею 4, 6, 8.

Невозможно предугадать заранее мысли исследовантеля, поэтому в указатель необходимо включить многословное понятие полностью, сделав отсылку к понятию ключевому.

Если оба слова являются ключевыми, то в указатель вносится такое словосочетание, какое включено в опись, а второе слово заносится в указатель на соответствующую букву с отсылкой на основное понятие, без указания ссылочных данных.

Например:

Учет военнообязанных 14, 17, 18

Военнообязанные - см. Учет.

Инверсии не подвергаются устоявшиеся понятия.

Например:

Новый русский 7, 13.

Для того, чтобы составить указатели к описи, необходимо каждое предметное понятие выписать на отдельную карточку, дать к нему необходимые пояснения, указать номера единиц хранения, где встречается это понятие. После выявления всех предметных понятий, в том числе именных и географических, необходимо произвести их систематизацию по алфавиту (до 4-го знака), необходимую инверсию, создать, при необходимости, сложные рубрики. И только после этого перенести содержание карточки на листовую форму указателя.