1. Ділова бесіда

Найпоширенішим контактним методом є розмова. Мета такої комунікації – обмін інформацією з конкретного питання.

Як правило, ділові бесіди плануються заздалегідь. У процесі підготовки визначається предмет бесіди, коло питань, які доцільно обговорити, основні наміри, які необхідно здійснити. При проведенні бесід часто використовуються різноманітні документи і матеріали, їх також потрібно заздалегідь підготувати. Особливу увагу слід приділити ходу бесіди: продумати питання, які необхідно задати співрозмовникові; визначити бажаний кінцевий результат; встановити регламент і місце проведення бесіди; визначити її стратегію і тактику. З іншого боку, не можна перебивати співрозмовника; негативно оцінювати його вислови; підкреслювати різницю між собою і партнером; різко прискорювати темп бесіди; втручатися в особисту зону партнера; намагатися обговорювати питання, не звертаючи уваги на те, що партнер збуджений; не бажати зрозуміти психічний стан партнера в момент співбесіди. Правильне проведення ділових бесід сприяє росту продуктивності праці на 20-30%. 

Основні функції ділової бесіди:

• Початок перспективних заходів і процесів.

• Контроль і координування вже розпочатих заходів і процесів.

• Обмін інформацією.

• Взаємне спілкування працівників з однієї сфери діяльності.

• Підтримка ділових контактів.

• Пошук, висунення і оперативна розробка робочих ідей і задумів.

• Стимулювання руху творчої думки в нових напрямах.

Підготовка до бесіди включає:

Планування:

• Попередній аналіз учасників і ситуації.

• Ініціатива проведення бесіди і визначення її завдань.

• Визначення стратегії і тактики.

• Докладний план підготовки до бесіди.

Оперативна підготовка: Збір матеріалів.

• Відбір і систематизація матеріалів.

• Обдумування і компоновка матеріалів.

• Робочий план.

• Розробка основної частини бесіди.

• Початок і закінчення бесіди.

Редагування:

Контроль (перевірка виконаної роботи).

• Надання остаточної форми бесіди.

Тренування:

Уявна репетиція.

• Усна репетиція.

• Репетиція бесіди у формі діалогу із співрозмовником.

Структура ділової бесіди

Ділова бесіда складається з п’яти фаз:

1. Початок бесіди.

2. Передача інформації.

3. Аргументація.

4. Спростування доводів співрозмовника.

5. Ухвалення рішень.

Дуже важливою частиною бесіди є її початок. Ініціаторові бесіди потрібно виробити правильне і коректне ставлення до співрозмовника, оскільки початок бесіди – це “міст” між партнерами у діловій комунікації. Завдання першої фази бесіди: встановлення контакту із співрозмовником; створення приємної атмосфери для бесіди; привертання уваги до предмету співбесіди; пробудження інтересу до бесіди; перехоплення ініціативи (у разі потреби). Якщо це ваша перша зустріч із співрозмовником (співрозмовниками), то доречно почати розмову із взаємного представлення та представлення своїх делегацій, взаємної розповіді про свої організації. Далі можна перейти до справи. Якщо ви вже знайомі із співрозмовником і йдеться про продовження діалогу, то хорошим початком може бути короткий огляд подій з часу вашої минулої зустрічі. Хорошою темою для початку ділової бесіди може стати обмін думками про загальну професійну тему – скажімо, про стан фінансового ринку або про нові тенденції і технології видавничої справи. Важливо побудувати розмову так, щоб ця загальна тема була близька до теми запланованої основної розмови і дозволяла незабаром перейти до неї.

Дослідники виділили чинники, які дозволяють діловій бесіді пройти успішно:

• Професійні знання – дають можливість для реалізації високої об’єктивності, достовірності і глибини викладу інформації, а також для володіння ситуацією.

• Ясність – дозволяє пов’язати факти і деталі, уникнути двозначності, плутанини, недомовленості.

• Наочність – максимальне використання ілюстративних матеріалів (документів, інформаційних джерел, таблиць, схем і ін.), загальновідомих асоціацій і паралелей – знижує абстрактність викладу інформації.

• Постійна спрямованість – слід постійно тримати в голові основні завдання бесіди і в якійсь мірі знайомити з ними співрозмовника.

• Ритм – підвищення інтенсивності бесіди у міру наближення її до кінця.

• Повторення – повторення основних положень і думок допомагає співрозмовникові сприйняти інформацію.

• Елемент раптовості – продумана, але несподівана для співрозмовника ув’язка деталей і фактів.

• "Насиченість" міркувань – необхідно стежити за тим, щоб у ході бесіди чергувалися “злети”, коли від співрозмовника потрібна максимальна концентрація, і “спади”, які використовуються для закріплення думок і асоціацій у співрозмовника.

• Рамки передачі інформації – французький письменник і мислитель Вольтер якось сказав: “Секрет бути нудним полягає в тому, щоб розповідати все”.

Публічний виступ

Кожен спеціаліст повинен оволодівати мистецтвом публічного виступу, хоча б його основами, тому що в процесі роботи доведеться виголошувати перед співпрацівниками лекції, промови чи доповіді, робити повідомлення.

Метою публічних виступів є передавання інформації, знань, оцінок та вражень.

Формами такого спілкування можуть бути:

• лекція викладача для студентів або відомого науковця (спеціаліста) для фахівців;

• мітинг чи збори, присвячені висуненню кандидатів у народні депутати тощо.

Кожен виступаючий повинен володіти певними уміннями та навичками роботи з аудиторією.

Промовцям властиві публічне мислення і мистецтво говоріння, а слухачам – мистецтво слухання. Це особливе уміння, якого потрібно вчитися упродовж усього життя. Ще давні мудреці казали, що слово наполовину належить тому, хто говорить, і наполовину тому, хто слухає.

Публічне спілкування людей під час виступу передбачає їх активну мислительно-мнемічну діяльність, концентрацію їхньої уваги для прийняття та обробки інформації.

Хто більш активний під час виступу: промовець чи слухач?

Звичайно, промовець.

Він повинен мати нахил до цієї діяльності, бути психологічно готовим до виступу, не боятися аудиторії, уміти своїм словом змусити слухачів емоційно співпереживати, хвилюватися вирішенням тих чи інших проблем.

Учені застерігають, що згідно із законом психічного зараження, емоційний стан слухачів може стати таким сильним, що з ним можна не справитися і втратити контакт з людьми.

На це потрібно зважати і знати, перед якою аудиторією краще виступати (великою чи малою).

Щоб зацікавити людей, промовець повинен бути добре ерудованим, досконало розбиратися в проблемі, про яку говорить. Слухачі стають співучасниками процесу мислення промовця. Між ними встановлюється інтелектуальний контакт (свідченням цього є погляди та жести схвалення, тиша або мовчання під час паузи) та ін. Це свідчить про те, що слухачі включились у спільну з ним мислительну діяльність. Задоволення від такого спілкування отримують обидві сторони.

Доповідач усім своїм виглядом має демонструвати глибоку повагу до слухачів, дотримуватися правил етикету.

Публічний виступ складається з декількох взаємопов’язаних між собою етапів :

• докомунікативний – етап формування методологічних принципів, визначення позицій, добір та оцінювання матеріалу, що стане основою виступу;

• передкомунікативний – етап визначення стратегії і тактики майбутнього виступу та його основної ідеї, вирішення питань, пов’язаних з її трактуванням, відпрацювання змісту виступу, добір засобів та прийомів його передавання;

• комунікативний – центральний у процесі спілкування. Це творча робота промовця перед слухачами. При результативній взаємодії підготовлений та розроблений змістовний матеріал лекції стає дієвим засобом впливу на установки, знання, вміння слухачів, формування їхніх переконань;

• посткомунікативний – визначення результативності зустрічі зі слухачами. Цей етап іноді ігнорують, проте він потребує уваги, бо дає змогу визначити, чи досяг промовець мети, чи задовольнили свій інтерес і свої цілі слухачі. Це допоможе наступного разу усунути припущені помилки, краще врахувати запити людей.

Як же готуватися до виступу? Учені розробили ряд порад, серед яких:

• готувати повний текст публічного виступу;

• надрукувати його;

• прочитати для себе вголос, пам’ятаючи, що читання однієї сторінки продовжується в середньому 2 хвилини. Це дасть змогу, по-перше, упорядкувати матеріал і не заплутатися в ньому, а по-друге, орієнтуватися в його обсязі та часі;

• підкреслювати найважливіші думки;

• виокремлювати основні смислові блоки так, щоб перехід від одного до другого був природним;

• визначити основні думки в кожному блоці, їхню аргументацію, відповіді на можливі запитання і т. ін.

Текст виступу має бути логічним і послідовним. Його можна легко запам’ятати, а згодом обходитися і без нього. Промовець зможе говорити спокійно, невимушено, більше апелювати до слухачів, спостерігати за їхньою реакцією.

У промові можна використовувати:

• жарт (але вміло);

• цікаву оповідку (робити це доречно);

• наочні матеріали, технічні засоби (якщо лектор уміє ними користуватися).

Для того, щоб спілкування лектора з аудиторією було успішним, потрібно:

• орієнтуватися в умовах спілкування (з цією метою визначити мету та мотиви спілкування, специфіку аудиторії, знати час та місце зустрічі);

• уміти правильно визначити мотивацію спілкування (мотивації бувають соціальні, особистісні, пізнавальні, пов’язані із соціальною діяльністю);

• прагнути, щоб виступ був цілеспрямованим (пробуджувати інтерес до нових знань, пошукової діяльності, творчої активності, до розвитку потреби у самоосвіті тощо);

• використовувати систему запитань-відповідей, які активізують пізнавальну діяльність слухачів;

• спиратися на етичні вимоги та психологічні засади.

Презентація – одна з цікавих і переконливих форм інформації про нове виробництво, нові товари фірми, нову книгу, новий товар тощо.

На кожну презентацію потрібно спеціально запросити людей.

Презентацію проводить організатор (ведучий), який має в найдохідливішій формі розповісти про предмет презентації.

Презентацію потрібно готувати. Для цього необхідно:

• визначити її мету;

• персональний склад запрошених: керівник організації; особа, відповідальна за підготовчу роботу; спеціаліст із предмета презентації; спеціаліст із запрошеної аудиторії;

• визначити, у якому приміщенні буде проходити презентація;

• підготувати допоміжні матеріали, сувеніри.

На презентацію рекомендують запрошувати 50–200 осіб, зазначаючи, що чим менше людей, тим менш офіційною буде зустріч, тим легше встановити з ними діалогічне спілкування і впливати на них.

Як же готувати виступ на презентацію?

Е. Джей виділяє такі компоненти в структурі виступу:

• приємні фрази для встановлення контакту; цим можна привернути увагу присутніх;

• розповідь про власний досвід, пов’язаний з предметом презентації;

• з’ясування за допомогою запитань, наскільки аудиторія знайома з предметом презентації;

• пояснення, чому саме цих людей запрошено;

• накреслення ходу проведення презентації і чітке визначення часу, необхідного для цього;

• визначення проблеми;

• з’ясування за допомогою запитань, як аудиторія зрозуміла сказане;

• використання аудіовізуальних та інших допоміжних засобів (таблиць, схем, діаграм);

• формулювання пропозиції присутнім;

• показ того, що саме може втратити кожен із присутніх, якщо не підтримає запропоновану ідею;

• вручення запрошеним підготовлених матеріалів (буклетів, проспектів, схем тощо) та маленьких сувенірів;

• з’ясування того, чи мають присутні якісь запитання і відповіді на запитання;

• подяка присутнім за те, що вони надали можливість представити їм нову ідею, а також сподівання на подальше спілкування і взаємодію.

Організаторам презентації рекомендують не шкодувати зусиль при підготовці. Це допоможе зацікавити присутніх фірмою, її продукцією тощо.

Службо́ва нара́да – це робота колективного розуму, спрямованого вмілим керівником у потрібне русло на плідний кінцевий результат.

Проблема, яка виноситься для обговорення на нараду, може мати будь-який характер: організаційний, виробничий, дисциплінарний, інформаційний тощо.

Оптимальна кількість учасників наради – 10–12 осіб. Більша кількість учасників просто не зможе взяти активної участі в обговоренні, а менша не дасть змоги виявити різні погляди на проблему. Ефективність наради певною мірою залежить від рівня підготовки як самої наради, так і окремого її учасника й, безумовно, керівника.

Інформаційна (директивна або інструктивна) нарада скликається для ознайомлення учасників із новими даними, фактами, постановами тощо та наступного їх обговорення. Доцільно ознайомити учасників із новою інформацією завчасно (у письмовій формі), а час наради використати для обговорення та прийняття конкретних рішень.

Оперативна або диспетчерська (селекторна, телефонна, комп'ютерна) нарада передбачає охоплення таких етапів управління: збір інформації, її опрацювання та прийняття рішення без скликання всіх учасників у певному місці. Для цього використовують як традиційні засоби зв’язку (телефон, селектор, радіо), так і новітні (комп’ютерну мережу). Час інформації з місць, послідовність викладу та його тематика повинні бути чітко регламентовані.

Дискусійна (полемічна) нарада передбачає вільний виклад варіантів думок, гіпотез, версій, припущень тощо. Цей найдемократичніший вид нарад продукує найбільш ефективні та конструктивні рішення важливих проблем.

Виробничі (службові) наради доцільніше планувати на другу половину дня – на кінець робочого дня або відразу після обідньої перерви. Засідання й наради громадських об’єднань, комісій та ін., як і будь-яка громадська робота, проводяться лише в позаробочий час.

Якщо графік та умови проведення планових нарад відомий учасникам заздалегідь, то позапланові, термінові наради обов’язково вимагають завчасного попередження про місце, тематику, дату, час початку й закінчення та склад учасників.

Мети наради буде досягнуто за умов сумлінної підготовки до неї всіх учасників та правильно організованого ходу засідання.