4.2. Порядок здійснення аудиту систем управління навколишнім середовищем

Сфера поширення аудиту визначає ступінь охоплення та межі аудиту з погляду на такі чинники, як місцезнаходження об'єкта аудиту, види та масштаби його діяльності, а також порядок звітуван­ня. Сферу поширення аудиту визначають замовник і провідний ау­дитор. Під час визначення сфери поширення повинні, як правило, проводитися консультації з об'єктом аудиту. Внесення будь-яких подальших змін щодо сфери поширення аудиту повинно здійснюва­тися за згодою замовника і провідного аудитора.

Ресурси, надані для здійснення аудиту, повинні бути достат­німи, щоб відповідати передбачуваній сфері його поширення.

Розроблений план аудиту повинен бути гнучким для того, щоб уможливити внесення суттєвих змін на підставі інформації, зібраної під час аудиту, і забезпечити можливість ефективного використання ресурсів.

План повинен, як правило, містити:

а) цілі і сферу поширення аудиту;

б) критерії аудиту;

в) ідентифікацію підрозділів та функцій об'єкта аудиту, що підлягають аудиту;

г) ідентифікацію посад і функцій окремих осіб у межах організаційної структури об'єкта аудиту, що мають важливі безпосередні обов'язки стосовно системи управління навколишнім середовищем об'єкта аудиту;

д) ідентифікацію тих елементів системи управління навколишнім середовищем об'єкта аудиту, які вважаються пріоритетними під час виконання аудиту;

є) методики виконання аудиту елементів системи управління навколишнім середовищем об'єкта аудиту з урахуванням його організаційної структури;

ж) робочу мову і мову, якою складається звіт про аудит;

й) ідентифікацію документів, на які посилаються;

к) запланований час і тривалість виконання основних функцій у межах процесу аудиту;

л) дати і місце виконання аудиту;

м) ідентифікацію членів аудиторської групи;

н) графік проведення засідань за участю керівництва об'єкта аудиту;

п) вимоги конфіденційності;

р) зміст і форму подання звіту, заплановані дати випуску і розповсюдження звіту про аудит;

с) вимоги до зберігання документів.

План аудиту повинен бути переданий замовнику, членам аудиторської групи і об'єкту аудиту. Замовник повинен провести аналіз і ухвалити план.

У разі, якщо об'єкт аудиту заперечує проти деяких пунктів плану аудиту, то такі заперечення повинні доводитися до відома провідного аудитора. Вони повинні бути усунені шляхом консуль­тацій між провідним аудитором, об'єктом аудиту і замовником до початку аудиту. Будь-який переглянутий план аудиту повинен по­годжуватися зацікавленими сторонами до (чи під час) виконання аудиту.

За кожним членом аудиторської групи повинні закріплювати­ся певні елементи, функції чи види робіт у системі управління на­вколишнім середовищем, що підлягають аудиту, і йому надаються інструкції щодо методик аудиту, яких слід дотримуватися. Такий розподіл обов'язків повинен здійснювати провідний аудитор, про­водячи консультацію з тими членами аудиторської групи, яких це стосується. Під час аудиту провідний аудитор може вносити зміни до існуючого розподілу завдань для забезпечення оптимальної реа­лізації цілей аудиту.

До робочих документів, що вимагаються для спрощення до­сліджень, що виконуються аудитором, можуть належати:

а) форми для документування доказів і даних аудиту;

б) методики і переліки контрольних питань, що повинні використовуватися для оцінювання елементів системи.

Робочі документи повинні зберігатися щонайменше до завер­шення аудиту, а ті, що містять конфіденційну чи приватну інформа­цію, повинні належно захищатися членами аудиторської групи від несанкціонованого доступу.

Повинно бути проведено початкове засідання, метою якого є:

а) представлення членів аудиторської групи керівництву об'єкта аудиту;

б) аналіз цілей, сфери поширення та плану аудиту, а також погодження розкладу процесу аудиту;

в) стисле викладення методів та методик, що будуть використанні для виконання аудиту;

г) налагодження офіційних каналів обміну інформацією між аудиторською групою і представниками об'єкта аудиту;

д) підтвердження наявності ресурсів та засобів, яких потребує аудиторська група;

є) підтвердження дати та часу проведення підсумкового засідання;

ж) установлення форм сприяння та співпраці з боку об'єкта аудиту;

й) аналіз відповідності встановленим умовам процедур оперативної допомоги аудиторській групі на місцях.

Зібрані докази аудиту повинні бути достатніми, щоб можна бу­ло визначити, чи відповідає система управління навколишнім сере­довищем об'єкта аудиту критеріям аудиту.

Докази аудиту повинні збиратися шляхом інтерв'ю, вивчення документів і спостереження за діяльністю та умовами. Установлен­ня невідповідності елементів системи управління навколишнім сере­довищем критеріям аудиту повинно протоколюватися.

Інформація, зібрана під час проведення інтерв'ю, перевіряється шляхом отримання підтвердження з незалежних джерел таких, як спостереження, протоколи та результати виконаних вимірювань. Подані відомості, які неможливо перевірити, ідентифікуються за цією ознакою.

Аудиторська група вивчає набір відповідних схем вибіркового контролю і методики забезпечення ефективності контролю якості процесів відбору проб та вимірювань, що використовує об'єкт ауди­ту як складові елементи його діяльності в межах системи.

Аудиторська група аналізує всі докази аудиту, щоб визначити, у чому система управління навколишнім середовищем не відповідає критеріям аудиту. Після цього аудиторська група повинна забезпе­чити, щоб дані аудиту про невідповідність були чітко та стисло за­документовані і підкріплені доказами аудиту.

Дані аудиту аналізуються за участю відповідального представ­ника з боку об'єкта аудиту з метою отримання підтвердження всіх установлених фактів, на яких ґрунтуються дані про невідповідність.

Якщо це обумовлено погодженою сферою поширення аудиту, то відомості щодо даних аудиту про відповідність також можна задокументувати, належним чином дбаючи про те, щоб уникнути будь-якого натяку на абсолютну впевненість

Після завершення фази збирання доказів аудиту і до підготовки звіту про аудит аудиторська група проводить засідання з керів­ництвом об'єкта аудиту і тими його представниками, які відповіда­ють за функції, аудит яких було виконано. Головною метою цього засідання є подання даних аудиту об'єктові аудиту таким чином,

щоб забезпечити їх чітке розуміння і отримати підтвердження встановлених фактів, на підставі яких формувалися дані аудиту.

Незгоди та розбіжності усуваються, за можливості до того, як провідний аудитор завершить звіт. Остаточні рішення щодо ваго­мості та викладення даних аудиту є прерогативою провідного ауди­тора, хоч об'єкт аудиту і замовник можуть, як і раніше, не погоджу­ватись з цими даними.

Звіт про аудит готується під керівництвом провідного аудитора, який відповідає за його достовірність та повноту. У звіті підлягають висвітленню ті теми, що були визначені в плані аудиту. Внесення будь-яких змін під час підготовки звіту погоджується тими сторона­ми, яких це стосується.

Звіт про аудит датується та підписується провідним аудитором. Він містить дані аудиту чи їх стисле викладення з посиланнями на підтверджувальні докази. За умови погодження провідним аудито­ром і замовником звіт про аудит може включати такі відомості:

а) ідентифікацію організації, аудит якої виконано, і замовника;

б) погоджені цілі, сферу поширення і план аудиту;

в) погоджені критерії аудиту, включаючи перелік документів, відповідно до яких було виконано аудит;

г) період, охоплений аудитом, і дату(и) виконання аудиту;

д) ідентифікацію представників об'єкту аудиту, що брали участь в аудиті;

є) ідентифікацію членів аудиторської групи;

ж) повідомлення про конфіденційний характер змісту;

й) перелік адрес для розповсюдження звіту про аудит;

к) стисле викладення процесу аудиту, включаючи будь-які перешкоди, що зустрічаються;

л) висновки аудиту, такі як:

• відповідність системи управління навколишнім середовищем критеріям аудиту;

• чи належним чином впроваджена, функціонує та підтримується система управління навколишнім середовищем;

• чи спроможний внутрішній процес аналізу з боку керівництва об'єкта аудиту забезпечувати постійну відповідність системи управління навколишнім середовищем її призначенню та ефек­тивність її функціонування.

Звіт про аудит надсилається замовникові провідним аудитором. Порядок розповсюдження звіту про аудит визначається замовником згідно з планом аудиту. Об'єкт аудиту отримує копію звіту про ау­дит, якщо тільки немає спеціального заперечення з боку замовника. Для розповсюдження звіту в інші місця вимагається дозвіл з боку об'єкта аудиту. Звіт про аудит є власністю замовника. Тому аудито­ри і всі одержувачі звіту повинні дотримувати вимог конфіденційно­сті щодо звіту і належним чином забезпечувати їх.

Звіт про аудит повинен бути поданий протягом погодженого періоду часу згідно з планом аудиту. Якщо це неможливо, то офіцій­но слід повідомити як замовника, так і об'єкт аудиту про причини затримки і встановити нову дату його подання.

Усі робочі документи, проект звіту та остаточний звіт, пов'яза­ні з аудитом, повинні зберігатися за погодженням між замовником, провідним аудитором і об'єктом аудиту, а також згідно з установленими вимогами.

Аудит завершується, як тільки закінчуються всі види робіт, установлені в плані аудиту.