5.5. Автоматизація документообігу

Автоматизований документообіг - найчастіше використовуваний компо­нент усіх типів інформаційних систем.

Ця система передбачає виконання наступних основних операцій:

- збору та реєстрації інформації;

- передавання інформації для опрацювання;

- підготовки машинних носіїв;

- опрацювання інформації на комп’ютерах;

- створення і ведення інформаційних масивів.

Інформація, яка циркулює в інформаційній системі, об’єднується в смислові групи і фіксується на певному матеріальному носії. Таке об’єднання носить назву документування, а сам носій інформації, призначений для викори­стання в ІС, визначається як документ. Звідси походить і визначення докумен­тообігу.

Документообіг - процес проходження документів всередині системи управління - від джерела їх формування до використання в управлінні [3, 6, 8].

В ІС документи можуть бути зовнішніми і внутрішніми.

Усі документи поділяють на:

- документи загального призначення(накази, інструкції, циркулярні ли­сти, розпорядження);

- специфічні для діяльності об’єкта, серед яких виділяють вхідні, вихідні та внутрішні.

Система документообігу має надавати можливість підготовки документів, вхідного і вихідного контролю, обліку проходження документів, ведення архі­вів та перетворення форматів. Документ є основним засобом подання юри­дично оформлених відомостей про об’єкт управління.

Документи становлять основну частину інформаційних потоків в системі управління.

Зараз функціонує уніфікована система документації (УСД), що включає 16 уніфікованих систем документації і 4500 уніфікованих форм документів. Сюди відносяться форми планових, звітно-статистичних, первинно-облікових, організаційно-розпорядчих, розрахунково-грошових документів тощо.

Уніфіковані система документації - це комплекс взаємопов’язаних до­кументів, кожному з яких присвоєно код відповідно до класифікатора управлін­ської документації.

Інформаційною мовою опису інформації, що міститься в документах, є єдина система класифікації та кодування (ЄСКК) техніко-економічних показ­ників (ТЕП). Використання ЄСКК дає можливість здійснювати взаємний обмін даними між АРМ всередині ІС та між різними ІС. Система забезпечує відповід­ність класифікації та номенклатури у всіх сферах та на всіх рівнях управління, єдність вимірювань.

Використання ЄСКК є обов’язковим під час проектування ІС і значно по­легшує як інтеграцію елементів системи між собою, так і об’єднання інформа­ційних ресурсів різних ІС.

5.6. Забезпечення колективної роботи

Ціль систем співробітництва підприємства полягає в тому, щоб сприяти службовцям легко й ефективно:

• зв’язуватися (спільне використання інформації);

• координувати дії (індивідуальні зусилля роботи й загальне викорис­тання ресурсів);

• співробітничати (спільне проектування й призначення) [8,10]

Система співробітництва підприємства - це інформаційна система, тому вона використовує апаратні засоби, програмне забезпечення, дані, мере­жеві ресурси підтримки зв’язку, координацію, співробітництво членів ділових команд і робочих груп.

Програмне забезпечення колективної роботи на підприємстві.

Система співпраці підприємства - це інформаційна система, тому вона використовує апаратні і програмні засоби, дані та мережеві ресурси підприєм­ства.

Програмне забезпечення колективної роботи - це таке забезпечення, яке допомагає командам і робочим групам спільно виконувати проекти.

Програмне забезпечення колективної роботи постійно змінюється, оскільки розробники дедалі частіше намагаються пристосувати його для вико­ристання в Інтернеті та в Інтранеті.

До інструментальних засобів забезпечення колективної роботи відносяться:

- інструментарії радіоелектронного зв’язку (електронна пошта, звукова пошта, факс, Web-публікації, ІР-телефон);

- інструментарії електронного конференційного зв’язку (кнференція даних, звукова конференція, відео конференція, форми, система дружньої співбесіди);

- інструментарії спільного управління (календарні засоби планування, завдання проекту і керівництво ним, знання з управління).