Глава 5. Порядок оформления бухгалтерских

ДОКУМЕНТОВ И ИХ ХРАНЕНИЕ

23. Хозяйственные операции, проводимые фондом, оформляются оправдательными документами, такими документами служат первичные учетные документы, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

24. Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в приложении N 1 к Инструкции по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях от 30.12.99 N 107н.

Документы должны содержать следующие обязательные реквизиты:

- наименование документа (формы), код формы;

- дату составления;

- наименование организации, от имени которой составлен документ;

- содержание хозяйственной операции;

- единицы измерения в количественном и денежном выражении;

- наименование должностей лиц, ответственных за совершение финансово-хозяйственной операции, и правильность ее оформления, подписи указанных лиц и их расшифровки (включая и документы, формируемые с применением средств вычислительной техники).

В зависимости от характера операции, требований нормативных актов, методических указаний по ведению бухгалтерского учета и технологии обработки учетной информации в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты (коды, контрольные отметки и т.п.), не нарушающие требований вышеуказанных нормативных актов.

25. В фонде должно действовать распоряжение, в котором указывается перечень должностных лиц, подписывающих внутренние документы: счета, платежные поручения, доверенности, накладные на отпуск материальных ценностей, пропуска, табеля по учету рабочего времени. В документах на приобретение материальных ценностей должна быть подпись материально ответственного лица. В актах на выполненные работы - подпись заказчика, исполнителя и лица, подтверждающего выполнение данной работы.

26. Первичный учетный документ должен быть составлен и отражен в бухгалтерском учете в момент совершения финансово-хозяйственной операции, а если это не представляется возможным - непосредственно по окончании операции.

27. Записи в первичных документах осуществляются: чернилами, пастой шариковой ручки, при помощи пишущих машин и средств автоматизации. Свободные строки в первичных документах прочеркиваются.

В кассовых и банковских документах исправления не допускаются. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с лицами, составившими и подписавшими эти документы, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, с указанием даты внесения исправлений. Исправление ошибок, обнаруженных в записях бухгалтерского учета за текущий год, производится в следующем порядке:

а) обнаруженная ошибка за данный отчетный период до момента представления бухгалтерского баланса, не требующая изменений данных мемориального ордера, исправляется путем зачеркивания тонкой чертой неправильных сумм и текста так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое, и надписывается над зачеркнутым исправленный текст и сумма. Одновременно здесь же на полях против соответствующей строки за подписью главного бухгалтера делается оговорка "Исправлено";

б) обнаруженная ошибочная запись до момента представления бухгалтерского баланса, вызванная ошибкой в мемориальном ордере, в зависимости от ее характера исправляется дополнительным мемориальным ордером или по способу "Красное сторно"; точно так же исправляются ошибки во всех случаях, когда они обнаружены в записях бухгалтерского учета за тот отчетный период, за который баланс уже представлен. Дополнительные бухгалтерские записи по исправлению ошибок, а также исправления способом "Красное сторно" оформляются мемориальными ордерами, в которых, помимо обычных реквизитов, делается ссылка на номер и дату мемориального ордера, исправляемого данным мемориальным ордером.

В новом календарном году в бухгалтерских регистрах по синтетическим и аналитическим счетам записываются суммы остатков на начало года в полном соответствии с заключительным балансом и учетными регистрами за истекший год.

28. Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов могут составляться сводные учетные документы.

Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и магнитных носителях информации. В последнем случае изготовляются копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

Создание первичных учетных документов, порядок и сроки передачи (например, складские документы по учету поступления и списания материальных ценностей) их для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с утвержденным в фонде графиком документооборота. Поступившие в бухгалтерию первичные документы обязательно подвергаются проверке как по форме (полнота и правильность оформления первичных документов, заполнения реквизитов), так и по содержанию (законность документируемых операций, логическая увязка отдельных показателей). Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

29. С лицами, ответственными за хранение денежных и материальных ценностей, заключается письменный договор о полной индивидуальной материальной ответственности в установленном порядке.

30. Кассовые ордера с приложенными к ним документами, а также документы, на основании которых производилось начисление заработной платы, подлежат обязательному гашению штампом "получено", "оплачено" с указанием даты.

31. Проверенные и принятые к учету документы систематизируются по датам совершения операций (в хронологическом порядке) и оформляются мемориальными ордерами - накопительными ведомостями, которым присваиваются следующие постоянные номера:

- мемориальный ордер 1 - накопительная ведомость по кассовым операциям ф. 381;

- мемориальный ордер 2 - накопительная ведомость по движению средств на бюджетных счетах (текущих счетах) ф. 381;

- мемориальный ордер 3 - накопительная ведомость по движению средств на счетах (текущих счетах) по внебюджетным средствам ф. 381;

- мемориальный ордер 4 - накопительная ведомость по расчетам чеками из лимитированных чековых книжек ф. 323;

- мемориальный ордер 5 - свод расчетных ведомостей по заработной плате и стипендиям ф. 405;

- мемориальный ордер 6 - накопительная ведомость по расчетам с прочими дебиторами и кредиторами ф. 408;

- мемориальный ордер 8 - накопительная ведомость по расчетам с подотчетными лицами ф. 386;

- мемориальный ордер 9 - накопительная ведомость по выбытию и перемещению основных средств ф. 438;

- мемориальный ордер 10 - накопительная ведомость по выбытию и перемещению малоценных предметов ф. 438;

- мемориальный ордер 13 - накопительная ведомость по расходу материалов ф. 396;

- расшифровка по мемориальному ордеру ф. 803 - для отражения фактических расходов по кодам экономической классификации.

По остальным операциям и по операциям "сторно" составляются отдельные мемориальные ордера ф. 274, которые нумеруются, начиная с 16 за каждый месяц, в отдельности. Мемориальные ордера подписываются исполнителем, главным бухгалтером или его заместителем. По истечении каждого отчетного месяца все мемориальные ордера, мемориальные ордера - накопительные ведомости вместе с относящимися к ним документами должны быть подобраны в хронологическом порядке и сброшюрованы. На обложке указываются: наименование фонда, название и порядковый номер папки, дела, отчетный период - год и месяц, начальный и последний номера мемориальных ордеров, количество листов в деле.

32. Аналитический учет ведется в учетных регистрах бухгалтерского учета, которые предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных учетных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности. Регистры бухгалтерского учета могут вестись в специальных книгах (журналах), на отдельных листах и карточках, в виде машинограмм, полученных при использовании вычислительной техники, а также на машинных носителях информации. При ведении регистров бухгалтерского учета на машинных носителях информации необходимо их выводить на бумажные носители информации.

Формы регистров бухгалтерского учета разрабатываются Министерством финансов Российской Федерации.

Хозяйственные операции отражаются в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности и группируются по соответствующим счетам бухгалтерского учета. Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их.

33. На каждой бухгалтерской книге делаются надписи: наименование фонда и год, на который открыта книга.

В книгах бухгалтерского учета до начала записей нумеруются все страницы (листы). На последней странице листа за подписью главного бухгалтера делается надпись: "В настоящей книге всего пронумеровано ___ страниц (листов)".

Кассовая книга (ф. 440), книга по учету бланков строгой отчетности (ф. 448), кроме того, должны быть прошнурованы и опечатаны мастичной печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя фонда и главного бухгалтера, в книге по учету бланков строгой отчетности - директором фонда.

В бухгалтерских книгах должно быть оглавление открытых в ней субсчетов. При переносе записей на другую страницу книги в оглавлении делается отметка о переносе записи с указанием номеров новых страниц.

Книги бухгалтерского учета при наличии в них по истечении года свободных листов могут быть использованы для записей операций следующего года. В этих случаях книги сдаются в архив один раз в два года.

34. Карточки (кроме карточек по основным средствам) регистрируются в реестре карточек ф. 279, который ведется для каждого счета отдельно. Карточки для учета основных средств регистрируются в описи инвентарных карточек по учету основных средств ф. ОС-10.

Карточки хранятся в картотеках, в которых они располагаются по субсчетам с подразделением внутри них по материально ответственным лицам.

35. Карточки учета материалов, малоценных предметов и т.п. сдаются в архив в подшитом виде вместе с реестром карточек, регистрами и другими бухгалтерскими документами ежегодно или один раз в два года. В такие же сроки сдаются в архив карточки учета основных средств, выбывших в течение года.

Опись инвентарных карточек по учету основных средств ф. ОС-10 сдается в архив, когда в ней имеются отметки о списании инвентаря по последней инвентарной карточке ф. ф. ОС-6, ОС-9. При сдаче инвентарных карточек в архив без описи осуществляется их запись в реестре сдачи документов ф. 442, в котором указываются номер карточки, название списанного инвентаря и наименование фонда или филиала.

36. Записи в регистрах аналитического учета производятся с первичных документов не позднее следующего дня после их получения.

По окончании каждого месяца в регистрах аналитического учета подсчитываются итоги оборотов и выводятся остатки по субсчетам.

Для контроля за правильностью бухгалтерских записей по счетам синтетического и аналитического учета составляются оборотные ведомости ф. ф. М-44, 285 и 326 по каждой группе аналитических субсчетов, объединяемых соответствующим синтетическим счетом. Оборотные ведомости составляются ежемесячно, кроме основных средств и малоценных предметов (составляются ежеквартально). Итоги оборотов и остатки по каждому аналитическому счету оборотных ведомостей сверяются с итогами оборотов и остатками этих субсчетов книги "Журнал - главная" ф. 308 (или "Главная книга" ф. Ж-18).

37. При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений.

Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной, а в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, - государственной тайной. Лица, получившие доступ к информации, содержащейся в регистрах бухгалтерского учета и во внутренней бухгалтерской отчетности, обязаны хранить коммерческую и государственную тайну. За ее разглашение они несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

38. Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерская отчетность должны храниться в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела. По истечении сроков хранения дела в установленном порядке сдаются в соответствующий государственный архив. Документы, удостоверяющие сдачу дел в архив, хранятся постоянно в бухгалтерии.

Первичные документы брошюруются в бухгалтерии по участкам учета в хронологическом порядке по номерам пачек за месяц. Выходные формы документов хранятся отдельно по каждому разделу учета и соответствующего субсчета.

Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

Изъятие первичных учетных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов может производиться только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и налоговой полицией на основании их постановлений в соответствии с действующим уголовно-процессуальным законодательством Российской Федерации. Изъятие документов оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку соответствующему должностному лицу фонда.

С разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие документов, соответствующие должностные лица фонда могут снять копии с изымаемых документов с указанием основания и даты их изъятия. Если изымаются недооформленные тома документов (неподшитые, непронумерованные и т.д.), то с разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица фонда могут дооформить эти тома (сделать опись, пронумеровать листы, прошнуровать, опечатать, заверить своей подписью, печатью).

39. В случае пропажи или уничтожения первичных документов директор фонда назначает приказом комиссию по расследованию причин их пропажи или уничтожения. В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора. Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается директором фонда. Копия акта направляется в вышестоящую организацию.

Все мемориальные ордера разносятся в книгу "Журнал-главная" ф. 308. Учет в книге ведется по субсчетам.

Книга "Журнал-главная" открывается записями сумм остатков на начало года в соответствии с заключительным балансом за истекший год.

Записи в книге "Журнал-главная" производятся по мере составления мемориальных ордеров, а при составлении мемориальных ордеров - накопительных ведомостей - один раз в месяц.

Сумма мемориального ордера вначале записывается в графу "Сумма по ордеру", а затем в дебет и кредит соответствующих субсчетов. Сумма оборотов за месяц по всем субсчетам как по дебету, так и по кредиту должна быть равна итогу графы "Сумма по ордеру". Второй строкой после оборотов за месяц выводится остаток на начало следующего месяца по каждому субсчету.

В фондах допускается ведение бухгалтерского учета по журнально-ордерной форме, которая основана на использовании шахматного принципа регистрации операций и их накопления за каждый отчетный месяц.

Открываются журналы-ордера или на отдельный субсчет или на группу взаимосвязанных между собой субсчетов. Основу ведения бухгалтерского учета с использованием журнально-ордерной формы составляет кредитовый принцип, который заключается в регистрации операций на основании первичных документов в журналах-ордерах по кредиту одного счета в корреспонденции с дебетом разных счетов, затем журналы-ордера разносятся в "Главную книгу" (ф. Ж-18).

"Главная книга" открывается записями сумм остатков по субсчетам на начало года.

Записи в ней производятся ежемесячно из журналов-ордеров, и выводятся итоги оборотов по дебету и кредиту субсчета и сальдо субсчета на конец месяца.

Данные книги "Журнал-главная" (или "Главная книга") являются основой для формирования бухгалтерского баланса.