Глава 5 документооборот в туроперейтинге

Работа с документами является одной из наиболее важных составляющих работы менеджера туроператора, на которую им тратится основная часть рабочего времени. Внимательное и серь­езное отношение к документальному сопровождению туроперейтинга необходимо в силу веских причин:

• во-первых, туристическая услуга (как и любая другая ус­луга) отличается от товара изменчивостью своего качества, по этой причине все составляющие тур-продукта должны быть строго регламентированы, их малейшие изменения требуют оперативного отражения в соответствующих доку­ментах;

• во-вторых, текущий туроперейтинг представляет собой боль­шой поток информации, проходящей через менеджеров ту­роператора. При этом практически любая входящая и ис­ходящая информация нуждается в учете и носит порой прин­ципиальный характер для самого туроперейтинга;

• в-третьих, наличие определенного перечня документов ус­тановленного образца является необходимым условием ле­гального туроперейтинга и бухгалтерского учета.

Документы туроператора можно классифицировать по ряду признаков:

• по кругу пользователей документацией можно выделить документы для внутреннего пользования и для пользова­ния третьими лицами;

• по источнику информации, содержащейся в документе, бы­вают входящие и исходящие;

• по степени и форме волеизъявления в документе можно выделить согласительные, императивные, разрешительные, рекомендационные и консультационно-разъяснительные до­кументы.

Ведущей классификацией документов туроперейтинга являет­ся классификация по отношению содержащейся в документах информации к той или иной сфере деятельности туроператора. На основании этой классификации можно выделить:

• уставные документы;

• бухгалтерские и статистические документы;

• документы внутреннего распорядка;

• документы, регламентирующие отношения с поставщика­ми;

• документы, регламентирующие отношения с агентами;

• документы, регламентирующие отношения с туристами;

■ документы, регламентирующие отношения с партнерами. Уставные документы туроператора имеют ряд характерис­тик:

• их наличие и юридическая сила необходимы по действую­щим на территории страны или региона законам и подза­конным актам (например, на территории РФ любой туро­ператор обязан иметь лицензию);

• они являются подтверждением легальности туристического бизнеса и содержат минимум информации о правовых осно­вах деятельности туроператора.

По существующим в Российской Федерации нормативно-пра­вовым актам к уставным документам туроператора можно отнес­ти следующие:

• Устав туроператора — основной документ, содержащий све­дения о составе учредителей фирмы, их взносах в Уставный капитал, их правах и обязанностях в ходе управления фир­мой;

• Учредительный договор — смысл которого заключается в отражении добровольного характера объединения усилий учредителей для достижения совместных коммерческих це­лей и интересов;

• Свидетельство о государственной регистрации фирмы — ту­роператора;

• Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе;

• Свидетельства о постановке на учет во внебюджетных фон­дах.

Данный неполный перечень уставных документов является общим для любых юридических лиц, действующих на террито­рии России.

Частными для туроперейтинга уставными документами явля­ются лицензия на право осуществления туроператорской деятельности, выдаваемая сроком на три года Министерством экономи­ческого развития и торговли, а также сертификаты качества и сертификаты соответствия государственным стандартам услуг, предлагаемых туроператором.

Перечисленные уставные документы (их оригиналы или нота­риально заверенные копии) должны постоянно храниться в офи­се туроператора и предоставляться по требованию клиентов, парт­неров либо представителей органов государственной власти.

Бухгалтерские или статистические документы туроператора мало чем отличаются от подобных документов фирм, занимаю­щихся другими видами коммерческой деятельности. Их харак­терными чертами являются:

• строго установленный государственными властными орга­нами образец документов и правила их заполнения;

• предназначенность данной документации как для внутрен­него пользования, так и для предоставления третьим ли­цам (например, отчеты перед налоговой инспекцией или внебюджетными фондами);

• установленные государственными органами правила хране­ния этой документации;

• право составления и подписи бухгалтерских или статисти­ческих документов принадлежит ограниченному кругу лиц, что закрепляется Уставом или приказами туроператора.

Бухгалтерские документы, в основном, регулируют следующие сферы работы туроператора:

• осуществление наличных и безналичных расчетов;

• соблюдение кассовой дисциплины;

• выплата установленных налогов и сборов;

• начисление заработной платы сотрудникам;

• денежные или имущественные отношения между учредите­лями фирмы;

• инвентаризация и учет фондов фирмы;

• накопление резервных фондов;

• учет и контроль дебиторской и кредиторской задолженнос­ти фирмы.

Перечисленные отношения регламентируются большим коли­чеством бухгалтерской документации, которую также, в свою оче­редь, можно классифицировать на несколько групп:

• банковские документы (платежные поручения, счета, сче­та-фактуры и др.);

• кассовые документы (ордера, кассовая книга и др.);

• документы по учету материальных ценностей или докумен­тов строгой отчетности;

• документы по заработной плате (ведомости).

• и т.д.

Статистические документы предоставляются в соответствую­щие статические органы, которые занимаются рекомендациями по повышению эффективности макроэкономического государствен­ного регулирования туристического рынка.

Внутрислужебные документы предназначены только для внут­реннего пользования и обычно регулируют:

• отношения менеджмента туроператора с персоналом (лич­ные дела сотрудников, трудовые договора, должностные ин­струкции, приказы по найму, продвижению по службе, увольнению, предоставлении отпусков и т.д.);

• организационные вопросы текущей деятельности фирмы (штатное расписание, график рабочего дня, организацион­ная структура фирмы, схемы взаимоотношений между от­делами);

• проблемы эргономичности, экологичности и безопасности трудовой деятельности (правила пожарной безопасности на рабочем месте, планы эвакуации в случае пожара и т.д.).

Характерными чертами внутрислужебных документов явля­ются:

• необходимость их наличия в работе туроператора (как ис­ходя из логики, так и по требованию органов власти);

• и авторы, и пользователи данной документации являются работниками одной фирмы;

• наличие данной документации и ее соответствие государствен­ным требованиям может проверяться третьими лицами.