5.2. Офісні технології фірми «Microsoft»

Офісні інформаційні технології фірми «Microsoft» надають у розпорядження користувача наступні засоби:

• для обробки конкретного виду інформації;

• для передачі різних видів інформації по технологіям Internet, intranet.

Пакети Microsoft Office.

Microsoft Office - комплект настільних додатків для кваліфікованих фахівців, який допомагає їм поставити собі на службу Інтернет і вдосконалити процес роботи з людьми й інформацією.

Фірма «Microsoft» випускає п'ять основних пакетів Microsoft Office, які відрізняються складом вхідних у них програм. Найбільш часто використовуються стандартний і професійний випуски.

Розширений випуск пакета Microsoft Office включає повний набір засобів для автоматизації будь-якого робочого місця, у тому числі й у сфері туризму (туроператора, турагента, постачальника послуг). Це:

• потужний текстовий процесор Word;

• електронні таблиці або табличний процесор Excel;

• засіб підготовки презентацій Powerpoint;

• персональний інформаційний менеджер Outlook;

• програма перегляду ресурсів Internet Explorer;

• система керування базами даних Access;

• видавнича система Publisher;

• інструменти для підприємств малого бізнесу Small Business Tools;

• редактор і менеджер веб-сайтів Frontpage;

• графічний редактор Photodraw.

Текстовий процесор Microsoft Word

Текстовий процесор - програма для введення, редагування, форматування й друку будь-яких документів, від ділового листа або договору на одну сторінку до багатосторінкового кольорового ілюстрованого опису тура. Програма Microsoft Word найбільш популярна серед інших програм пакета Microsoft Office, використовується практично всіма співробітниками турфірми. З її допомогою ведуть ділову переписку, заповнюють шаблони нот у посольства, анкети (на бланках посольства або в довільній формі), ваучери, путівки ( у тому числі форму ТУР-1), авіаквитки.

Електронні таблиці Microsoft Excel

Microsoft Excel - інша популярна в туристичних фірмах програма. З її допомогою проводять різноманітні розрахунки з метою прийняття на їхній основі розв'язків. Excel пропонує для цього не тільки безліч вбудованих функцій (фінансові, статистичні і т.д.), але й інші методи обробки, такі, як консолідація даних. Розрахунки й оцінки доповнюються модулем ділової графіки, що дозволяють швидко й наочно представити табличні дані у вигляді всіляких діаграм, надавши їм виразнимих елементів оформлення.

Використовується Microsoft Excel в основному фахівцями вищої й середньої управлінської ланки (бухгалтери, менеджери по напрямках).

Засіб підготовки презентацій Powerpoint

Той, хто зацікавлений у барвистій і образній подачі своїх турпродуктів клієнтам, всерйоз займається рекламою, знає, наскільки зручна й корисна програма Powerpoint.

Персональний інформаційний менеджер Outlook

Це   настільна   система   керування   інформацією, потужний і зручний інструмент для операцій з поштовими повідомленнями й організації роботи (призначення й планування зустрічей, контроль виконання завдань). У розпорядженні користувача Outlook перебувають засоби: електронної пошти, календарного планування, ведення завдань, доручень, контактів, а також складання розкладів. Проста навігація за потрібною інформацією, можна робити посилання на поштові скриньки, Web-Сервери, вести календар, списки завдань і контактних осіб, поштові папки, документи. Усі дії користувача, його телефонні дзвінки, відправлення пошти враховуються в журналі Outlook Journal, так що пошук документів і повідомлень електронної пошти можна здійснювати, базуючись на інформації про їхнє останнє використання, не замислюючись про імена файлів і їх місць розташування.

Система управління базами даних (СУБД) Access.

У туризмі використовуються всілякі бази даних, що лежать в основі інформаційних систем. На основі СУБД Access можлива побудова:

• систем аналізу й систем прийняття маркетингових розв'язків;

• електронних довідників по областях діяльності (закони, країни, готелі, маршрути).

Менеджери турфірм зазвичай використовують готові бази даних ( по країнах, клієнтах, авіарейсах), уводячи або змінюючи інформацію в них.

Microsoft Backoffice Small Business Server

Microsoft Backoffice Small Business Server - універсальний розв'язок для автоматизації діяльності малого бізнесу, містить усе необхідне для повноцінної роботи з Інтернетом і створення інтра-мережі (intranet) малого підприємства. Рекомендується для зростаючих підприємств із обмеженими ресурсами і з числом робочих місць не більше 25. Як правило, такі підприємства вже не можуть обмежуватися установкою локальної мережі, але не в силах утримувати власний штат комп'ютерних фахівців.

У повсякденній практиці малих підприємств роль технічних фахівців часто доводиться відіграти самим співробітникам офісів, наприклад бухгалтерам або менеджерам, і тільки в складних ситуаціях на допомогу приходять фахівці з боку постачальника встаткування й інформаційної системи. Пакет Small Business Server розрахований саме на таку ситуацію. Процедури установки сервера, організація спільного доступу до мережевих ресурсів, система корпоративної електронної пошти, робота з мережею Інтернет і публікації в ній і інтрамережі максимально спрощені для непрофесіоналів.