5. Календарне планування

1. Методичні поради до вивчення теми

Календарне планування в керуванні проектами – це ключовий і важливий процес, результатом якого є затверджений керівництвом  компанії календарний план проекту (часто його називають ще планом-графіком, календарним графіком, планом керування проектом) [10, 11].

Календарне планування – це ітераційний процес, що дозволяє моделювати проект і одержувати в підсумку оптимальний варіант календарного плану-графіка проекту з оптимальними строками.

Ціль календарного планування – одержати точний і повний розклад проекту з урахуванням робіт, їх тривалості, необхідних ресурсів, що є основою для виконання проекту.

Календарне планування містить у собі:

– планування змісту (scope) проекту й побудова СДР – структурної декомпозиції робіт (WBS – Work Breakdown Structure);

– визначення послідовності робіт і побудова сітьового графіку;

– планування строків, тривалості і логічних зв'язків робіт і побудова діаграми Ганта;

– визначення потреби в ресурсах (люди, машини й механізми, матеріали й т.д.) і складання ресурсного плану проекту;

– розрахунок витрат і трудовитрат в проекті.

Складання календарного плану-графіка проекту містить у собі кілька аспектів. Необхідно спланувати строки й тривалості робіт, визначити їхня послідовність і взаємозв'язки, подумати про необхідні ресурси, урахувати вартість цих робіт і ресурсів. Надалі, коли проект перейде на стадію виконання, тобто практичної реалізації запланованих дій, саме за цим планом-графікові відслідковується хід виконання робіт. І, якщо щось у проекті піде не так, можна, звіривши з первісним планом проекту, внести відповідні зміни.

Як правило, план-графік проекту розробляється менеджером проекту с залученням людей, які є експертами в тій або іншій області. Наприклад, утримування будівельних робіт найкраще знає фахівець із будівництва; а заходу щодо просування продукту, швидше за все, спланує маркетолог. У результаті виходить повний перелік робіт, структурований по ієрархічній ознаці, тобто структурною декомпозицію робот (СДР).

Наступний крок по створенню календарного плану проекту – це визначення тривалості робіт і їхніх взаємозв'язків. Наприклад, якісь роботи можуть виконуватися строго послідовно, а якісь – паралельно один з одним у часі. Для того щоб «узгодити» строки робіт із проекту, їхня тривалість і залежності, сьогодні в усьому світі менеджери проектів використовують простій і разом з тим корисний інструмент календарного планування – діаграму Ганта.

Діаграма Ганта – це наочне подання календарного плану-графіка проекту, у якому ліворуч розташований ієрархічний перелік всіх робіт проекту (СДР), і праворуч – календар з конкретними датами. Роботи позначені смужками, зв'язки між роботами – стрілками (рисунок 5.1).

Рисунок 5.1 – Діаграма Ганта

Крім складання переліку робіт, календарне планування містить у собі також створення ресурсної моделі проекту. Необхідно подумати про те, хто буде виконувати ті або інші роботи або етапи робіт, які люди нам для цього потрібні, хто є відповідальним за результат роботи або етапу. Крім людських ресурсів, у проектах можуть знадобитися видаткові матеріали, сировина, а також – використання машин і механізмів, техніки, транспорту й т.д. Все це - ресурси для проекту, і всі вони мають свою вартість. Крім вартості, ресурси мають такі характеристики, як:

– календар (наприклад, люди можуть працювати з 9.00 до 18.00 або по змінах: 12 годин кожна);

– витрати на використання (наприклад, відрядні видатки менеджера проекту);

– максимальна доступність ресурсу, вимірювана у відсотках (наприклад, менеджер проекту веде одночасно два проекти, і в кожному з них він може бути зайнятий на половину свого робочого часу, тобто з максимально доступних 100% - по 50% у кожному проекті).

У спеціалізованих програмних продуктах, таких, як Microsoft Project , Microsoft Excel і інші, сьогодні можна легко й швидко побудувати діаграму Ганта, призначити на кожну роботу потрібні ресурси, визначити строки й вартість проекту. На календарному плані-графіку наочно показані ресурси і їхня зайнятість на тій або іншій роботі.

Недоліком діаграм Ганта є їхня не компактність і складність попередньої оцінки часу. Якщо потрібно оцінити, скільки днів, крім вихідного, відведено для завдання, скільки це займе годин, які дні можна виключити із плану, то краще скористатися компактним календарем на весь рік, зробленим у вигляді шаблона Excel.

5.2 Контрольні запитання

1. Що розуміється під календарним плануванням в керуванні проектами?

2. У чому полягає ціль календарного планування?

3. Що являє собою процес календарного планування?

4. Які аспекти містить у собі складання календарного плану-графіку проекту?

5. Які складові містить у собі календарне планування? Що є основним інструментом календарного планування?

6. Надайте визначення діаграми Ганту.

7. Які програмні продукти використовуються для побудови діаграми Ганту?

8. Які недоліки діаграми Ганта?

5.3 Практичні завдання

Завдання 5.1

Побудувати діаграму Ганта до проектів наданих у п. 4.3:

а) задача 4.1;

б) задача 4.2;

в) задача 4.3;

г) задача 4.4.