4. Реєстрація документів і матеріалів, що містять комерційну таємницю

1. Реєстрації підлягають усі підготовлені та одержані документи і матеріали, що містять комерційну таємницю.

2. Основним принципом реєстрації є її одноразовість. До реєстрації передача документів на доповідь, розгляд, підпис, ознайомлення та використання забороняється.

Одержані документи реєструються в день їх надходження, підготовлені – негайно після виготовлення. При реєстрації на документі вказується реєстраційний номер і дата реєстрації.

Повністю передруковані документи реєструються за новим номером.

3. Під час реєстрації одержаних документів на першій сторінці (з правового боку нижнього поля) проставляється штамп “Вх. № ___ від “___” __________ 200__ р. підприємства”, на відбитку якого вказується реєстраційний номер, дата реєстрації і назва підрозділу (установи) підприємства.

4. На вихідних документах реєстраційний номер і дата підписання проставляються в кутовому штампі, а у разі його відсутності та на внутрішніх документах – нижче реквізиту “Підпис”. Порядок нумерації вихідних і внутрішніх документів встановлений Інструкцією з організації діловодства на підприємстві.

5. Реєстрація створюваних та вхідних таємних документів і матеріалів ведеться в окремих журналах обліку за формою, визначеною Інструкцією з організації діловодства на підприємстві.

6. Пакети з відміткою “Особисто” розкриваються персонально адресатом або особою, ним уповноваженою, і реєструються без ознайомлення із змістом пакета особи, відповідальної за таємне діловодство.

7. Реєстрація розмноження таємних документів здійснюється відповідно в журналах обліку створюваних або вхідних таємних документів.

8. У реєстраційних журналах обліку відображаються повні дані про облік та рух документа (матеріалу) з моменту його підготовки чи одержання до відправки адресату, направлення до справи або знищення.

Відмітки про видачу та повернення таємних документів і матеріалів датуються та посвідчуються підписом.

9. Виправлення в журналах обліку робити не дозволяється. В разі допущення помилок, внесені виправлення посвідчуються підписом працівника, що веде облік.

10. Реєстрація і облік таємних документів ведеться в окремих журналах. Реєстрація таких документів разом з документами службового характеру не допускається.

5. Приймання та передача документів і матеріалів, що містять комерційну таємницю

1. Приймання та повернення документів і матеріалів, що містять комерційну таємницю, а також їх передача між виконавцями здійснюється через осіб, відповідальних за спеціальне діловодство, під обов’язкову розписку в журналах обліку.

Допускається тимчасова передача таємних документів і матеріалів між виконавцями одного підрозділу (установи) для термінового узгодження, доопрацювання тощо через розписку в особистих реєстрах виконавців.

Особисті реєстри виконавців нумеруються, обліковуються в окремому розділі журналу створюваних таємних документів і матеріалів та видаються виконавцям під підпис.

2. Приймання та передача виконавцями таємних документів і матеріалів між структурними підрозділами або в інші організації та установи здійснюється тільки через осіб, відповідальних за таємне діловодство.

3. При прийманні таємного документу чи матеріалу співробітник повинен пересвідчитись у правильності його оформлення, звірити реєстраційний номер, номери примірників і кількість листів з записами в реєстраційному обліку і розписатися за кожний документ чи матеріал з проставленням дати отримання.

4. При зміні керівництва підприємства або його підрозділів (установ) проводиться перевірка наявності таємних документів і матеріалів. Акт (довідка) про перевірку додається до акта приймання-передачі справ.

При зміні осіб, що ведуть спеціальне діловодство на окремій ділянці роботи, проводиться повна перевірка спеціального діловодства, результати якої оформляються актом приймання-передачі.

5. При реорганізації підрозділу (установи) підприємства передача таємних матеріалів у разі перерозподілу функцій між підрозділами (установами) здійснюється за актом чи супровідним листом.

6. При розформуванні підрозділу (установи) звірка та ліквідація спеціального діловодства здійснюється ліквідаційною комісією, про що складається окремий акт.

Документи і матеріали, необхідні для роботи, передаються в інші підрозділи.

Документи і матеріали, що підлягають зберіганню, здаються в архів, а із закінченими термінами зберігання та втраченою цінністю знищуються у встановленому порядку. Акти на знищення, передачу та реєстри на відправку додаються до акта ліквідації спеціального діловодства.